Kirjaa maksupäivä, summa ja tilauksen ostanut henkilö tai organisaatio. Palvelun työkäyttö ei yksin kerro, mihin tilaukseen tietty maksu kuuluu.
Valitse oikea laskutus
Henkilökohtaisen Premium-tilauksen haltija hakee asiakirjat kohdasta Settings → Subscription → Billing history. Organisaation omistaja käyttää reittiä Admin Console → Billing → Billing history.
Unpaid Invoices sisältää maksamattomat laskut esimerkiksi epäonnistuneen maksun tai laskulla maksamisen yhteydessä. Paid Invoices sisältää maksun käsittelyn jälkeen luodut kuitit. Avaa oikea rivi ja lataa PDF; pelkkä merkintä historiassa ei todista, että lasku on maksettu.
Tarkista tilauksen tiedot ennen laskutusrivin valintaa. Jos et pääse kyseiseen laskutukseen, pyydä ostosta vastaavalta henkilöltä täsmällinen asiakirja. Älä jaa pääsalasanaasi tai vie holvin sisältöä todistaaksesi palvelun käytön. Kumpikaan ei auta laskun tunnistamisessa.
Yhdistä asiakirja ostokseen
Esimerkki: samassa kansiossa on Eevan henkilökohtainen Premium-kuitti ja organisaation Studio asiakirja. Molemmissa lukee Bitwarden. Yritys etsii tositetta Studio-organisaation paikkojen maksusta. Organisaation omistaja avaa sen historian ja vertaa laskutussähköpostia, maksettujen paikkojen määrää, kautta ja summaa ostokseen. Hän toimittaa oikean organisaation asiakirjan numeroineen, ei Eevan henkilökohtaista kuittia. Merkintä kohdassa Unpaid Invoices ei todista maksua. Jos maksua ei ole vielä käsitelty, kirjaa ero äläkä merkitse asiakirjaa maksetuksi.
Pidä asiakirjat tunnistettavina. Älä nimeä henkilökohtaista tositetta yrityslaskuksi tai muuta vastaanottajaa odotuksiasi vastaavaksi. Säilytä alkuperäinen ja ilmoita eroavaisuuksista.
Pyydä tietty asiakirja
Lähetä Bitwarden-tosite tilauksesta tai organisaatiosta [tunniste] kaudelta [kausi], maksua [päivä ja summa] varten. Tarvitsen alkuperäisen asiakirjan, en kuvakaappausta holvista.
Avaa saatu tiedosto, tarkista luettavuus ja tallenna se tilauksen tunnisteella sekä asiakirjan numerolla. Etsi olemassa oleva kopio ennen toimittamista. Merkitse puuttuva asiakirja puuttuvaksi sen sijaan, että käyttäisit toisen ostoksen tositetta.
Kerää sähköpostilaskut HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.