Noteer betaaldatum, bedrag en de persoon of organisatie die het abonnement heeft gekocht. Zakelijk gebruik van de dienst bepaalt op zichzelf niet bij welk abonnement een betaling hoort.
Kies de juiste facturatie
De houder van een persoonlijk Premium-abonnement haalt documenten op via Settings → Subscription → Billing history. De eigenaar van een organisatie gebruikt Admin Console → Billing → Billing history.
Unpaid Invoices bevat openstaande facturen, bijvoorbeeld na een mislukte betaling of bij betaling op factuur. In Paid Invoices staan betalingsbewijzen die na verwerking van de betaling worden aangemaakt. Open de juiste regel en download de PDF; een vermelding in de geschiedenis bewijst op zichzelf geen betaling.
Controleer welk abonnement wordt getoond voordat je een regel kiest. Heb je geen toegang tot de betreffende facturatie, vraag dan de persoon die de aankoop regelt om het document. Deel geen hoofdwachtwoord en exporteer de kluisinhoud niet om je gebruik te bewijzen. Dat helpt niet om een factuur te vinden.
Koppel het document aan de aankoop
Voorbeeld: een map bevat Eva’s persoonlijke Premium-betalingsbewijs en een document van de organisatie Studio; op beide staat Bitwarden. Het bedrijf zoekt het bewijs voor zijn betaling voor plaatsen in Studio. De eigenaar opent de organisatiegeschiedenis en vergelijkt het facturatieadres voor e-mail, aantal betaalde plaatsen, de periode en het bedrag met de aankoop. Die levert het passende organisatiedocument met zijn nummer aan, niet Eva’s persoonlijke bewijs. Een regel in Unpaid Invoices bewijst geen betaling; is die nog niet verwerkt, leg dat verschil vast in plaats van het document als betaald te markeren.
Houd ze herkenbaar. Hernoem een persoonlijk document niet tot bedrijfsfactuur en wijzig de ontvanger niet om hem passend te maken. Bewaar het origineel en meld afwijkingen.
Vraag om één bepaald document
Stuur het Bitwarden-document voor [abonnement of organisatie] over [periode], bij de betaling [datum en bedrag]. Ik heb het oorspronkelijke document nodig, geen afbeelding van de kluis.
Open het ontvangen bestand, controleer de leesbaarheid en bewaar het met de abonnementsidentiteit en het documentnummer. Zoek naar een bestaande kopie voordat je het aanlevert. Noteer een ontbrekend document als ontbrekend; gebruik geen bon van een andere aankoop.
E-mailfacturen verzamelen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.