Notez la date, le montant et la personne ou l’organisation qui a acheté l’abonnement. L’utilisation professionnelle du service ne suffit pas à rattacher un paiement à un abonnement précis.
Choisir la bonne facturation
Le titulaire d’un abonnement Premium personnel récupère les documents via Settings → Subscription → Billing history. Le propriétaire d’une organisation passe par Admin Console → Billing → Billing history.
Unpaid Invoices répertorie les factures non réglées, notamment après un échec de paiement ou pour un paiement sur facture. Paid Invoices contient les reçus générés après le traitement du paiement. Ouvrez la ligne correspondante et téléchargez le PDF ; sa présence dans l’historique ne prouve pas à elle seule que la facture est réglée.
Vérifiez l’identité de l’abonnement avant de sélectionner une ligne. Si vous n’avez pas accès à la facturation concernée, demandez le document à la personne responsable de l’achat. Ne communiquez pas votre mot de passe principal et n’exportez pas le contenu du coffre pour prouver que vous utilisez le service. Cela n’aide pas à retrouver la facture.
Rattacher le document à l’achat
Exemple fictif : un dossier contient le reçu Premium personnel d’Eva et un document de l’organisation Studio ; tous deux portent le nom Bitwarden. L’entreprise cherche le justificatif de son paiement pour les places de Studio. Le propriétaire ouvre l’historique de l’organisation et compare l’adresse de facturation, le nombre de places payantes, la période et le montant avec cet achat. Il transmet le document correspondant de l’organisation avec son numéro, pas le reçu personnel d’Eva. Une ligne dans Unpaid Invoices ne prouve pas le règlement ; si le paiement n’est pas encore traité, signalez-le au lieu de considérer le document comme payé.
Gardez les documents distincts. Ne renommez pas un justificatif personnel en facture d’entreprise et ne modifiez pas le destinataire pour obtenir les informations attendues. Conservez l’original et signalez toute différence.
Demander un document précis
Merci de m’envoyer le justificatif Bitwarden de [abonnement ou organisation] pour [période], correspondant au paiement [date et montant]. Il me faut le document original, pas une capture du coffre.
Ouvrez le fichier reçu, vérifiez sa lisibilité et enregistrez-le avec l’identité de l’abonnement et le numéro du document. Recherchez une copie existante avant de le transmettre. Signalez un justificatif manquant sans le remplacer par celui d’un autre achat.
Rassembler les factures e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.