Erst die Nachricht prüfen, dann zurückholen
Sie haben eine Lieferantenrechnung im Spamordner von Gmail gefunden. Prüfen Sie zunächst ihre Herkunft, holen Sie sie dann zurück und kontrollieren Sie, ob eine blockierte Adresse weitere Zustellungen beeinflusst. Die Anleitung gilt für Gmail im Browser am Computer.
Prüfen Sie vor Änderungen die tatsächliche Absenderadresse und mögliche Gmail-Warnungen. Ein vertrauter Firmenname oder ein Logo beweist die Echtheit nicht. Erwarten Sie keine Rechnung oder fordert die Nachricht einen ungewöhnlichen Schritt, fragen Sie den Lieferanten über Ihren üblichen Kontakt. Markieren Sie eine verdächtige Nachricht nicht als sicher, nur um den Beleg in den Posteingang zu bekommen.
Wenn Sie die Herkunft der Nachricht nicht sicher kennen, prüfen Sie sie zuerst anhand der Anleitung unten. Fahren Sie erst mit einer verifizierten Nachricht fort.
Eine verdächtige Rechnung ist eingegangen. Was Sie vor einer Reaktion prüfen sollten →
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Schutz vor Phishing
Die einzelne Rechnung aus dem Spam holen
Öffnen Sie links in Gmail den Spamordner. Blenden Sie weitere Ordner ein, falls er nicht sichtbar ist. Wählen Sie die geprüfte Nachricht und markieren Sie sie als kein Spam. Die deutsche Google-Hilfe nennt die Aktion „Kein Spam“.
Damit holen Sie die gefundene Rechnung zurück. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie den Absender früher blockiert haben: Eine einzelne Nachricht zurückzuholen hebt die Adressblockierung nicht auf.
Warten Sie bei älteren Nachrichten nicht zu lange: Gmail löscht Spam automatisch nach 30 Tagen. Durch manuelles Leeren des Ordners kann er früher gelöscht werden.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Absender blockieren und entsperren · Google: Gültige Nachrichten im Spam · Google: Fehlende Gmail-Nachrichten
Den passenden Schritt anhand des Befunds wählen
Eine blockierte Adresse, eine Rechnung im Spam und ein Filter, der Nachrichten am Posteingang vorbeileitet, erfordern unterschiedliche Schritte. Entscheiden Sie anhand dessen, was Sie in Gmail tatsächlich finden.
| Ihr Befund | Was Sie tun können | Was Sie damit lösen |
|---|---|---|
| Die tatsächliche Lieferantenadresse steht in der Liste blockierter Adressen. | Prüfen Sie die Herkunft, entsperren Sie die Adresse und markieren Sie die Rechnung als kein Spam. | Hebt Ihre eigene Blockierung auf; prüfen Sie auch die nächste Zustellung. |
| Die geprüfte Rechnung liegt im Spam, die Adresse ist aber nicht blockiert. | Markieren Sie die Nachricht als „Kein Spam“. Bei Wiederholung kontaktieren Sie den Lieferanten. | Korrigiert die Einordnung der gefundenen Nachricht; für die Ursache der Wiederholung kann der Absender nötig sein. |
| Die Nachricht liegt nicht im Spam und passt zu einem Filter, der sie archiviert oder löscht. | Prüfen Sie den betreffenden Filter und ändern oder entfernen Sie die unerwünschte Aktion. | Korrigiert eine Posteingangsregel, nicht die Spameinstufung. |
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Absender blockieren und entsperren · Google: Gültige Nachrichten im Spam · Google: Fehlende Gmail-Nachrichten
Blockierte Adressen und Regeln prüfen
Öffnen Sie in Gmail am Computer die Einstellungen, wechseln Sie zu allen Einstellungen und suchen Sie „Filter und blockierte Adressen“. Prüfen Sie die tatsächliche Absenderadresse der Rechnung in der Liste. Ist der verifizierte Lieferant dort aufgeführt, heben Sie die Blockierung auf. Gmail verschiebt weitere Nachrichten blockierter Adressen in den Spam.
Prüfen Sie danach, wo die nächste Rechnung ankommt. Nachrichten können weiterhin im Spam landen; eine geänderte Einstellung allein beweist noch keine Lösung.
Liegt die gesuchte Nachricht nicht im Spam, prüfen Sie auf derselben Einstellungsseite die Filter. Eine Regel kann Nachrichten archivieren und den Posteingang überspringen oder sie löschen. Prüfen Sie Kriterien und Aktion der einzelnen Regel; ändern Sie nicht alle Einstellungen gleichzeitig.
Gmail-Filter für Rechnungen: nicht jeden Monat neu suchen →
Beziehen Sie bei einer Suche außerhalb des Posteingangs auch Spam und Papierkorb ein. Die Anleitung unten enthält eine Suchhilfe. Ein leeres Ergebnis beweist allein nicht, dass der Lieferant nichts gesendet hat.
Rechnungen in Gmail finden: Anleitung und Suchhilfe →
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Absender blockieren und entsperren · Google: Gültige Nachrichten im Spam · Google: Fehlende Gmail-Nachrichten
Bei der nächsten Rechnung den Eingang dokumentieren
Notieren Sie bei der nächsten Rechnung das Nachrichtendatum, die tatsächliche Absenderadresse, den Eingangsordner und eine mögliche Gmail-Warnung. Halten Sie auch fest, ob Sie zuvor die Adresse entsperrt oder nur eine Nachricht als „Kein Spam“ markiert haben.
Landet die nächste Rechnung wieder im Spam, geben Sie diese Angaben über den üblichen Kontakt an den Lieferanten weiter. Bei einem Firmenpostfach können Sie auch Ihre E-Mail-Administration einbeziehen. So liegt eine konkrete Nachricht zur Prüfung vor statt einer allgemeinen Meldung über fehlende Rechnungen.
Warnt Gmail bei einem bestätigten Lieferanten vor einer nicht authentifizierten Nachricht, geben Sie auch die Warnung weiter. Fehlende Authentifizierung bedeutet allein nicht Spam, und auch eine authentifizierte Nachricht erreicht nicht garantiert den Posteingang. Die Versandkonfiguration sollte der Lieferant oder seine Administration prüfen.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: E-Mail-Authentifizierung
Nachrichtenvorlage für den Lieferanten
Die Vorlage enthält eine fiktive Adresse und Platzhalter. Ersetzen Sie sie durch Ihre Angaben, lassen Sie nur tatsächlich ausgeführte Schritte stehen und senden Sie die Nachricht an einen bekannten Kontakt des Lieferanten.
Ergänzen Sie Datum, tatsächliche Absenderadresse, ausgeführten Schritt und genaue Gmail-Warnung. Gab es keine, schreiben Sie das dazu.
Das Ergebnis bei der nächsten Zustellung prüfen
Holen Sie die geprüfte Rechnung aus dem Spam und heben Sie eine mögliche Adressblockierung auf. Verbirgt ein Filter die Nachricht, ändern Sie diese konkrete Regel. Prüfen Sie die nächste Zustellung. Landet sie erneut im Spam, bitten Sie den Lieferanten mit der Vorlage oben um Prüfung.