Beginnen Sie mit einer Rechnung, die Sie bereits gefunden haben
Angenommen, Sie suchen jeden Monat die Rechnung Ihres Hostinganbieters. Nach Eingabe des Namens arbeiten Sie sich durch Wartungshinweise und Angebote, bis Sie endlich das PDF finden. Diese Nachricht ist Ihr Ausgangspunkt: Sie zeigt den Absender, und Sie können prüfen, ob frühere Rechnungen auf demselben Weg kamen.
Öffnen Sie die Absenderdetails und übernehmen Sie die tatsächliche E-Mail-Adresse, nicht nur den angezeigten Namen. Testen Sie dann die folgende Suche mit dieser Adresse. Sie sucht nach Absender, Anhang und PDF-Datei. Eine Rechnung kann sie dabei nicht von einer angehängten Preisliste unterscheiden.
Fügen Sie dies ins Gmail-Suchfeld ein und ersetzen Sie die Beispieladresse.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Filter in Gmail
Suchen Sie gezielt nach Fehlern des Filters
In diesem erfundenen Beispiel findet die Suche die Hosting-Rechnungen für Februar und März sowie eine PDF-Preisliste. Die bekannte April-Rechnung fehlt, weil sie von einer anderen Adresse kam. Erstellen Sie den Filter noch nicht. Vergleichen Sie Absender und Betreff dieser vier Nachrichten, passen Sie die Kriterien an ein tatsächliches gemeinsames Merkmal der Rechnungen an und suchen Sie erneut. Der Test soll alle drei bekannten Rechnungen ohne die Preisliste finden. Lässt sich das nicht zuverlässig abgrenzen, behalten Sie die breitere Suche und prüfen Sie die Dokumente manuell.
Verschickt der Anbieter über dieselbe Adresse auch Angebote, hilft vielleicht ein gleichbleibender Teil der Betreffzeile. Rechnungsnummern und Monatsnamen gehören dagegen nicht in einen dauerhaften Filter: Beim nächsten Mal ändern sie sich. Bei verschiedenen Absenderadressen suchen Sie zunächst nach Gemeinsamkeiten. Zu viele Bedingungen können genau den Beleg ausblenden, den Sie brauchen.
Label vergeben, Nachrichten vorerst im Posteingang lassen
Klicken Sie am Computer rechts im oberen Suchfeld von Gmail auf „Suchoptionen anzeigen“. Geben Sie die zuvor geprüften Kriterien ein. Wählen Sie unten im Suchfenster „Filter erstellen“, legen Sie ein Label wie „Rechnungen prüfen“ fest und bestätigen Sie. Lassen Sie anfangs die Optionen zum Löschen und Überspringen des Posteingangs ausgeschaltet: So sehen Sie die Nachricht auch bei fehlerhaften Kriterien.
- Von
- billing@example.com
- Mit Anhang
- Ja
Für ältere Nachrichten wählen Sie zusätzlich die Anwendung auf bereits vorhandene passende Konversationen. Prüfen Sie beim nächsten Rechnungseingang, ob das Label erscheint. Funktioniert die Regel zuverlässig, nehmen Sie den nächsten Lieferanten hinzu. Entscheidend ist, Rechnungen schneller zu finden, nicht möglichst viele Filter anzulegen.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Filter in Gmail
Ein Filter ersetzt keinen fehlenden Anhang
Ändert sich der Absender, bearbeiten Sie den ursprünglichen Filter. Öffnen Sie am Computer die Einstellungen und alle Einstellungen, dann die Registerkarte für Filter und blockierte Adressen. Die englischen Bezeichnungen lauten Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Wählen Sie beim passenden Filter Edit, ändern Sie die Kriterien, klicken Sie auf Continue und anschließend auf Update filter. Wiederholen Sie den Test mit bekannten Nachrichten. Eine fast gleiche zusätzliche Regel erschwert die Fehlersuche. Schickt der Anbieter künftig einen Portallink, dient das Label als Erinnerung zum Herunterladen; der Filter holt die Datei nicht aus dem Portal.
Labels bestimmen weder die zugehörige Firma noch, ob die Buchhaltung das Dokument bereits erhalten hat. Das geplante HeyRup soll PDFs aus unterstützten Postfächern sammeln und zur Übergabe vorbereiten, zunächst über IMAP; die Gmail-Anbindung ist in Vorbereitung. Diese Kontoverbindung ist noch nicht verfügbar. Einen geprüften Filter in Gmail können Sie bereits verwenden, wenn Sie immer wieder nach demselben Dienst suchen.