Comece por uma mensagem que queira realmente encontrar
Imagine que todos os meses procura a fatura do alojamento do site. Escreve o nome do serviço, passa pelos avisos de manutenção e pelas ofertas e, finalmente, encontra o PDF. Essa mensagem dá-lhe um ponto de partida: pode identificar quem a enviou e verificar se as faturas anteriores chegaram da mesma forma.
Abra os detalhes do remetente e use o endereço de e-mail real, não apenas o nome apresentado. Depois experimente a pesquisa abaixo, substituindo o endereço de exemplo pelo da mensagem. A pesquisa seleciona um remetente, um anexo e um ficheiro PDF. Não distingue uma fatura de uma tabela de preços em anexo.
Cole esta pesquisa na barra do Gmail e substitua o remetente de exemplo.
Fonte desta secção: Google: filtros do Gmail
Procure também os erros do filtro
Neste exemplo fictício, a pesquisa encontra as faturas de alojamento de fevereiro e março, mas também uma tabela de preços em PDF. Falta uma fatura conhecida de abril porque chegou de outro endereço. Não crie ainda o filtro. Compare os remetentes e assuntos dessas quatro mensagens, ajuste os critérios a uma característica realmente comum às faturas e pesquise novamente. O teste deve encontrar as três faturas sem a tabela de preços. Se nenhuma condição fiável as separar, mantenha uma pesquisa mais ampla e verifique os documentos manualmente.
Se o fornecedor também enviar propostas comerciais desse endereço, uma parte constante do assunto pode ajudar. Não inclua números de fatura nem meses concretos num filtro permanente: vão mudar no envio seguinte. Se as faturas chegarem de endereços diferentes, procure primeiro o que têm em comum. Demasiadas condições podem esconder precisamente o documento de que precisa.
Aplique uma etiqueta e mantenha as mensagens na caixa de entrada
No computador, clique em “Mostrar opções de pesquisa”, à direita do campo de pesquisa no topo do Gmail. Introduza os critérios testados no passo anterior. Na parte inferior da janela, escolha “Criar filtro”, selecione uma etiqueta, por exemplo “Faturas a verificar”, e confirme. Inicialmente não ative a eliminação nem a opção de ignorar a caixa de entrada: continuará a ver as mensagens se os critérios estiverem errados.
- De
- billing@example.com
- Tem anexo
- Sim
Para etiquetar também o correio antigo, use a opção que aplica o filtro às conversas existentes correspondentes. Confirme que a próxima fatura recebe a etiqueta. Quando a regra funcionar de forma fiável, acrescente outro fornecedor. O objetivo é encontrar os documentos com menos esforço, não aumentar a coleção de filtros.
Fonte desta secção: Google: filtros do Gmail
Um filtro não cria um anexo que não existe
Se o remetente mudar, altere o filtro original. No computador, abra Definições → Ver todas as definições → Filtros e endereços bloqueados. Localize a regra, escolha Editar, altere os critérios, selecione Continuar e depois Atualizar filtro. Repita o teste com mensagens conhecidas. Uma regra quase igual dificultaria encontrar erros. Se o fornecedor enviar agora uma ligação para o portal, use a etiqueta como lembrete para descarregar o ficheiro; o filtro não o recolhe do portal.
As etiquetas não determinam a que empresa pertence o documento nem se o contabilista o recebeu. O HeyRup está em preparação e deverá ajudar a recolher e entregar PDF de caixas compatíveis, começando por IMAP; o conector Gmail está em preparação. Essa ligação da conta ainda não está disponível. Já pode usar um filtro testado no próprio Gmail se procura repetidamente o mesmo serviço.