Börja med en faktura du redan har hittat
Säg att du letar efter webbhotellsfakturan varje månad. Du söker på tjänstens namn, bläddrar förbi driftmeddelanden och erbjudanden och hittar till slut PDF-filen. Det mejlet är en bra utgångspunkt: du ser vem som skickade det och kan kontrollera om tidigare fakturor kom på samma sätt.
Öppna avsändaruppgifterna och använd den faktiska mejladressen, inte bara namnet som visas. Prova sedan sökningen nedan med den adressen. Den söker efter avsändare, bilaga och PDF-fil. Den kan däremot inte skilja en faktura från en bifogad prislista.
Klistra in detta i Gmails sökruta och byt ut exempeladressen.
Källa för detta avsnitt: Google: Gmail-filter
Försök hitta det som filtret gör fel
I det här påhittade exemplet hittar sökningen hostingfakturorna för februari och mars samt en prislista i PDF. En känd aprilfaktura saknas eftersom den kom från en annan adress. Skapa inte filtret än. Jämför avsändare och ämnesrader i de fyra mejlen, anpassa villkoren till ett verkligt gemensamt kännetecken hos fakturorna och sök igen. Testet ska hitta alla tre kända fakturor utan prislistan. Om inget tillförlitligt villkor skiljer dem åt, behåll en bredare sökning och granska dokumenten manuellt.
Om leverantören även skickar erbjudanden från samma adress kan en återkommande del av ämnesraden hjälpa. Ta inte med enskilda fakturanummer eller månader i ett permanent filter; de ändras nästa gång. Kommer fakturorna från olika adresser, leta först efter det gemensamma. För många villkor kan dölja just den handling du behöver.
Lägg till en etikett och behåll mejlen i inkorgen tills vidare
På en dator klickar du på ”Visa sökalternativ” till höger i Gmails övre sökfält. Ange villkoren som du testade i föregående steg. Välj ”Skapa filter” längst ned i sökfönstret, välj en etikett, till exempel ”Fakturor att kontrollera”, och bekräfta. Börja utan att radera meddelanden eller hoppa över inkorgen: då ser du fortfarande meddelandena om villkoren är fel.
- Från
- billing@example.com
- Har bilaga
- Ja
Vill du märka äldre mejl också väljer du att tillämpa filtret på befintliga matchande konversationer. Kontrollera att nästa faktura får etiketten när den kommer. När regeln fungerar pålitligt kan du lägga till nästa leverantör. Målet är att hitta snabbare, inte att samla fler filter.
Källa för detta avsnitt: Google: Gmail-filter
Ett filter kan inte skapa en bilaga som saknas
Ändras avsändaren, redigera det ursprungliga filtret. Öppna inställningar, alla inställningar och fliken för filter och blockerade adresser på en dator. De engelska namnen är Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Välj Edit vid rätt regel, ändra villkoren, välj Continue och sedan Update filter. Upprepa testet med kända mejl. En nästan identisk extra regel gör felen svårare att hitta. Skickar leverantören en portallänk kan etiketten vara en nedladdningspåminnelse; filtret hämtar inte filen från portalen.
Etiketter avgör inte vilket företag dokumentet tillhör eller om redovisningskonsulten har fått det. Det kommande HeyRup är tänkt att hjälpa till att samla in och lämna över PDF-filer från stödda e-postkonton, först via IMAP; Gmail-anslutningen är under förberedelse. Kontoanslutningen är ännu inte tillgänglig. Ett testat filter i Gmail kan du redan använda om du ständigt letar efter samma tjänst.