Empieza por un mensaje que de verdad quieras encontrar
Imagina que cada mes buscas la factura del alojamiento web. Escribes el nombre del servicio, pasas por avisos de mantenimiento y ofertas, y por fin encuentras el PDF. Ese mensaje te da un punto de partida: puedes ver quién lo envía y comprobar si las facturas anteriores llegaron del mismo modo.
Abre los datos del remitente y usa su dirección de correo real, no solo el nombre visible. Después prueba la búsqueda de abajo, sustituyendo la dirección de ejemplo por la del mensaje. Busca un remitente, un adjunto y un archivo PDF. No distingue una factura de una tarifa adjunta.
Pega esta consulta en el buscador de Gmail y sustituye el remitente de ejemplo.
Fuente de esta sección: Google: filtros de Gmail
Busca también los fallos del filtro
En este ejemplo ficticio, la búsqueda encuentra las facturas de alojamiento de febrero y marzo, además de una tarifa en PDF. Falta una factura conocida de abril porque llegó desde otra dirección. No crees aún el filtro. Compara los remitentes y asuntos de esos cuatro mensajes, ajusta los criterios a una característica que las facturas tengan realmente en común y vuelve a buscar. La prueba debe encontrar las tres facturas sin la tarifa. Si ninguna condición fiable las separa, conserva una búsqueda más amplia y revisa los documentos manualmente.
Si el proveedor también envía ofertas desde esa dirección, una parte constante del asunto puede afinar la búsqueda. No incluyas números de factura ni meses concretos en un filtro permanente: cambiarán en el siguiente envío. Si utiliza varias direcciones, busca primero qué tienen en común los mensajes. Demasiadas condiciones pueden ocultar justo el documento que necesitas.
Pon una etiqueta y conserva los mensajes en la bandeja de entrada
En un ordenador, haz clic en “Mostrar opciones de búsqueda”, a la derecha del buscador superior de Gmail. Introduce los criterios comprobados en el paso anterior. Abajo en la ventana, elige “Crear filtro”, selecciona una etiqueta, por ejemplo “Facturas por revisar”, y confirma. Al principio no actives eliminar ni omitir Recibidos: seguirás viendo los mensajes si los criterios son incorrectos.
- De
- billing@example.com
- Contiene archivos adjuntos
- Sí
Para etiquetar también el correo antiguo, utiliza la opción de aplicar el filtro a las conversaciones existentes que coincidan. Comprueba que la próxima factura recibe la etiqueta. Cuando la regla funcione de forma fiable, añade otro proveedor. Lo útil es encontrar los documentos con menos esfuerzo, no tener más filtros.
Fuente de esta sección: Google: filtros de Gmail
Un filtro no puede crear un adjunto que no existe
Si cambia el remitente, modifica el filtro original. En el ordenador, abre Configuración → Ver todos los ajustes → Filtros y direcciones bloqueadas. Busca la regla, elige Editar, cambia los criterios, pulsa Continuar y después Actualizar filtro. Repite la prueba con mensajes conocidos. Otra regla casi idéntica complicaría detectar errores. Si el proveedor empieza a enviar un enlace a su portal, usa la etiqueta como recordatorio de descarga; el filtro no recupera el archivo del portal.
Las etiquetas no determinan a qué empresa pertenece un documento ni si el asesor lo ha recibido. HeyRup, todavía en preparación, está pensado para recopilar y enviar PDF de buzones compatibles, primero mediante IMAP; el conector de Gmail está en preparación. Esa conexión de cuenta aún no está disponible. Ya puedes usar un filtro probado dentro de Gmail si pierdes tiempo buscando siempre el mismo servicio.