Začnite správou, o ktorej viete, že ju chcete nájsť
Každý mesiac hľadáte faktúru za hosting. Do Gmailu zadáte názov služby a medzi upozorneniami na údržbu a ponukami sa postupne dopracujete k PDF. Nájdená správa je dobrým základom filtra: poznáte odosielateľa a môžete overiť, či rovnakým spôsobom prichádzali aj predchádzajúce faktúry.
Otvorte podrobnosti odosielateľa a skopírujte skutočnú adresu, nie iba zobrazované meno. Potom vyskúšajte dopyt nižšie. Adresa je ilustračná; nahraďte ju adresou zo svojej správy. Podmienky vyhľadávajú odosielateľa, prílohu a súbor PDF. Samy však nerozlíšia faktúru od cenníka priloženého k správe.
Skopírujte dopyt do vyhľadávania v Gmaile a nahraďte ilustračnú adresu odosielateľa.
Zdroj k tejto časti: Google: Filtre v Gmaili
Pred uložením skúste nájsť slabé miesto filtra
V tomto vymyslenom príklade vyhľadávanie nájde februárovú a marcovú faktúru za hosting, ale aj PDF cenník. Známa aprílová faktúra chýba: prišla z inej adresy. Filter ešte nevytvárajte. Porovnajte odosielateľov a predmety týchto štyroch správ, upravte podmienky podľa skutočného spoločného znaku faktúr a hľadajte znova. Test má nájsť všetky tri známe faktúry bez cenníka. Ak ich jednou spoľahlivou podmienkou neoddelíte, nechajte širšie vyhľadávanie a dokumenty kontrolujte ručne.
Ak dodávateľ posiela z rovnakej adresy aj ponuky, môže pomôcť nemenná časť predmetu. Konkrétne číslo faktúry ani mesiac do trvalého filtra nepatria: ďalšia správa už bude obsahovať iné údaje. Ak faktúry chodia z rôznych adries, najskôr zistite, čo majú spoločné. Priveľa podmienok môže skryť práve doklad, ktorý potrebujete.
Pridajte štítok, správy zatiaľ nechajte v doručenej pošte
Na počítači kliknite vpravo v hornom vyhľadávacom poli Gmailu na ikonu „Zobraziť možnosti vyhľadávania“. Zadajte podmienky overené v predchádzajúcom kroku. Dole vo vyhľadávacom okne zvoľte „Vytvoriť filter“, vyberte priradenie štítka, napríklad „Faktúry na kontrolu“, a potvrďte vytvorenie. Na začiatku nevyberajte mazanie ani preskočenie doručenej pošty: správu stále uvidíte aj pri chybe v podmienkach.
- Od
- billing@example.com
- Má prílohu
- Áno
Ak chcete označiť aj staršie správy, použite voľbu pre zodpovedajúce existujúce konverzácie. Pri ďalšom doručení overte, či nová faktúra naozaj dostala štítok. Až keď sa na toto pravidlo môžete spoľahnúť, pridajte ďalšieho dodávateľa. Výsledok spoznáte podľa jednoduchšieho hľadania, nie podľa počtu filtrov.
Zdroj k tejto časti: Google: Filtre v Gmaili
Chýbajúcu prílohu filter nevytvorí
Ak sa zmení odosielateľ, upravte pôvodný filter. Na počítači otvorte nastavenia a všetky nastavenia, potom kartu filtrov a blokovaných adries. Anglické názvy sú Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Pri príslušnom pravidle vyberte Edit, zmeňte kritériá, pokračujte cez Continue a potvrďte Update filter. Potom zopakujte test so známymi správami. Ďalšie takmer rovnaké pravidlo by sťažilo hľadanie chýb. Ak dodávateľ začne posielať odkaz do portálu, označte správu ako pripomienku na stiahnutie; filter súbor z portálu nezíska.
Štítky neurčujú ani to, ktorej firme doklad patrí alebo či ho účtovníctvo už dostalo. Pripravovaný HeyRup má pomôcť zbierať a odovzdávať PDF z podporovaných schránok: najprv cez IMAP, konektor Gmailu je v príprave. Toto prepojenie účtu ešte nie je dostupné. Overený filter v samotnom Gmaili môžete používať už teraz, ak vás brzdí opakované hľadanie rovnakej služby.