Tag udgangspunkt i en mail, du faktisk skal bruge
Forestil dig, at du hver måned leder efter fakturaen for hosting. Du søger på tjenestens navn, bladrer forbi driftsbeskeder og tilbud og finder til sidst PDF-filen. Den mail er et godt udgangspunkt: Du kan se afsenderen og undersøge, om tidligere fakturaer er kommet på samme måde.
Åbn afsenderoplysningerne, og brug selve mailadressen frem for det viste navn. Prøv derefter søgningen nedenfor med adressen fra din mail i stedet for eksempeladressen. Den søger efter en afsender, en vedhæftning og en PDF-fil. Den kan ikke skelne en faktura fra en vedhæftet prisliste.
Sæt teksten ind i Gmails søgefelt, og udskift eksempeladressen.
Kilde til dette afsnit: Google: Gmail-filtre
Led også efter det, filteret overser
I dette opdigtede eksempel finder søgningen hostingfakturaerne for februar og marts samt en prisliste i PDF. En kendt aprilfaktura mangler, fordi den kom fra en anden adresse. Opret ikke filteret endnu. Sammenlign afsendere og emnelinjer i de fire mails, tilpas kriterierne til et faktisk fællestræk ved fakturaerne, og søg igen. Testen skal finde alle tre kendte fakturaer uden prislisten. Hvis ingen pålidelig betingelse skiller dem, så behold en bredere søgning og kontrollér dokumenterne manuelt.
Sender leverandøren også tilbud fra samme adresse, kan en fast del af emnelinjen hjælpe. Undlad konkrete fakturanumre og måneder i et permanent filter; de ændrer sig næste gang. Kommer fakturaerne fra forskellige adresser, så se først efter noget, de har til fælles. For mange betingelser kan skjule netop det dokument, du leder efter.
Tilføj en etiket, men behold foreløbig mailen i indbakken
På en computer klikker du på “Vis søgemuligheder” til højre i Gmails øverste søgefelt. Angiv de kriterier, du testede i det foregående trin. Vælg “Opret filter” nederst i søgevinduet, vælg en etiket, for eksempel “Fakturaer til kontrol”, og bekræft. Start uden at slette beskeder eller springe indbakken over: så kan du stadig se dem, hvis kriterierne er forkerte.
- Fra
- billing@example.com
- Har vedhæftning
- Ja
Vil du også mærke ældre mails, skal du vælge at anvende filteret på eksisterende samtaler, der matcher. Kontroller, at den næste faktura får etiketten, når den kommer. Tilføj først en ny leverandør, når denne regel fungerer. Målet er at finde dokumenter lettere, ikke at samle på filtre.
Kilde til dette afsnit: Google: Gmail-filtre
Et filter kan ikke hente en manglende vedhæftning
Ændrer afsenderen sig, redigér det oprindelige filter. Åbn indstillinger, alle indstillinger og fanen for filtre og blokerede adresser på en computer. De engelske navne er Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Vælg Edit ved den relevante regel, ret kriterierne, vælg Continue og derefter Update filter. Gentag testen med kendte mails. En næsten identisk regel gør fejl sværere at finde. Sender leverandøren et portallink, kan etiketten være en påmindelse om at hente filen; filteret henter den ikke fra portalen.
Etiketter afgør ikke, hvilken virksomhed dokumentet tilhører, eller om bogholderen har modtaget det. Det kommende HeyRup skal efter planen hjælpe med at samle og aflevere PDF-filer fra understøttede mailkonti, først via IMAP; Gmail-forbindelsen er under forberedelse. Kontoforbindelsen er endnu ikke tilgængelig. Du kan allerede bruge et testet filter i Gmail, hvis du ofte leder efter den samme tjeneste.