Fatture in Gmail: evita di cercare ogni mese lo stesso fornitore

Parti da un messaggio che vuoi davvero ritrovare

Immagina di cercare ogni mese la fattura dell’hosting. Scrivi il nome del servizio, scorri gli avvisi di manutenzione e le offerte, poi trovi finalmente il PDF. Quel messaggio è un buon punto di partenza: puoi vedere chi lo ha inviato e controllare se le fatture precedenti sono arrivate nello stesso modo.

Apri i dettagli del mittente e usa l’indirizzo e-mail effettivo, non soltanto il nome visualizzato. Prova poi la ricerca qui sotto, sostituendo l’indirizzo di esempio con quello del messaggio. Seleziona un mittente, un allegato e un file PDF. Non distingue una fattura da un listino allegato.

Fonte per questa sezione: Google: filtri Gmail

Cerca anche gli errori del filtro

In questo esempio immaginario, la ricerca trova le fatture di hosting di febbraio e marzo, ma anche un listino in PDF. Manca una fattura di aprile che conosci: è arrivata da un altro indirizzo. Non creare ancora il filtro. Confronta mittenti e oggetti di questi quattro messaggi, adatta i criteri a una caratteristica realmente comune alle fatture e ripeti la ricerca. Il test deve trovare tutte e tre le fatture senza il listino. Se nessuna condizione affidabile le distingue, mantieni una ricerca più ampia e controlla i documenti manualmente.

Se il fornitore invia offerte dallo stesso indirizzo, una parte costante dell’oggetto può aiutare. Non inserire numeri di fattura o mesi specifici in un filtro permanente: al prossimo invio cambieranno. Se le fatture arrivano da indirizzi diversi, cerca prima ciò che hanno in comune. Troppe condizioni possono nascondere proprio il documento che ti serve.

Applica un’etichetta e tieni i messaggi nella posta in arrivo

Dal computer, fai clic su “Mostra opzioni di ricerca” a destra nel campo di ricerca in alto in Gmail. Inserisci i criteri verificati nel passaggio precedente. In fondo alla finestra scegli “Crea filtro”, seleziona un’etichetta, ad esempio “Fatture da controllare”, e conferma. Inizialmente non attivare l’eliminazione né l’opzione per ignorare la posta in arrivo: vedrai comunque i messaggi se i criteri sono errati.

Per etichettare anche i messaggi precedenti, usa l’opzione che applica il filtro alle conversazioni esistenti corrispondenti. Controlla che la prossima fattura riceva l’etichetta. Quando la regola funziona con regolarità, passa a un altro fornitore. Lo scopo è ritrovare i documenti più facilmente, non collezionare filtri.

Fonte per questa sezione: Google: filtri Gmail

Un filtro non può creare un allegato mancante

Se cambia il mittente, modifica il filtro originale. Dal computer apri le impostazioni, tutte le impostazioni, poi la scheda dei filtri e degli indirizzi bloccati. I nomi inglesi sono Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Sulla regola interessata scegli Edit, modifica i criteri, poi Continue e Update filter. Ripeti il test sui messaggi conosciuti. Una regola quasi identica renderebbe più difficile individuare gli errori. Se il fornitore invia un link al portale, usa l’etichetta come promemoria per scaricare il file; il filtro non lo recupera dal portale.

Le etichette non stabiliscono a quale azienda appartiene il documento né se il commercialista lo ha ricevuto. HeyRup è in preparazione e dovrebbe aiutare a raccogliere e consegnare PDF dalle caselle supportate, inizialmente tramite IMAP; il connettore Gmail è in preparazione. Il collegamento dell’account non è ancora disponibile. Puoi già usare un filtro verificato in Gmail se cerchi continuamente lo stesso servizio.