Partez d’un message que vous voulez vraiment retrouver
Supposons que vous cherchiez chaque mois votre facture d’hébergement. Vous saisissez le nom du service, parcourez les avis de maintenance et les offres, puis retrouvez enfin le PDF. Ce message constitue un bon point de départ : vous pouvez identifier son expéditeur et vérifier si les factures précédentes sont arrivées de la même façon.
Ouvrez les détails de l’expéditeur et relevez son adresse e-mail réelle, pas seulement le nom affiché. Essayez ensuite la recherche ci-dessous en remplaçant l’adresse d’exemple. Elle sélectionne un expéditeur, une pièce jointe et un fichier PDF. Elle ne distingue pas une facture d’un catalogue de tarifs joint au message.
Collez cette requête dans la barre de recherche Gmail et remplacez l’adresse d’exemple.
Source de cette section : Google : filtres Gmail
Cherchez aussi ce que le filtre laisse passer
Dans cet exemple fictif, la recherche retrouve les factures d’hébergement de février et mars, ainsi qu’un tarif en PDF. La facture d’avril que vous connaissez manque : elle provient d’une autre adresse. Ne créez pas encore le filtre. Comparez les expéditeurs et les objets de ces quatre messages, adaptez les critères à une caractéristique réellement commune aux factures, puis relancez la recherche. Le test doit retrouver les trois factures sans le tarif. Si aucun critère fiable ne les sépare, gardez une recherche plus large et vérifiez les documents manuellement.
Si le fournisseur envoie aussi ses offres depuis cette adresse, une partie stable de l’objet peut affiner la recherche. Évitez les numéros de facture et les mois précis dans un filtre permanent : ils changeront au prochain envoi. Si plusieurs adresses sont utilisées, cherchez d’abord leur point commun. Trop de critères peuvent masquer justement le document recherché.
Ajoutez un libellé, sans quitter la boîte de réception
Sur ordinateur, cliquez sur « Afficher les options de recherche » à droite du champ de recherche en haut de Gmail. Saisissez les critères testés à l’étape précédente. En bas de la fenêtre, choisissez « Créer un filtre », sélectionnez un libellé, par exemple « Factures à vérifier », puis confirmez. Au début, n’activez ni la suppression ni le saut de la boîte de réception : les messages resteront visibles si les critères sont incorrects.
- De
- billing@example.com
- Avec pièce jointe
- Oui
Pour traiter aussi les anciens messages, utilisez l’option qui applique le filtre aux conversations existantes correspondantes. Vérifiez ensuite que la prochaine facture reçoit bien le libellé. Quand cette règle fonctionne, passez à un autre fournisseur. L’objectif est de retrouver les documents plus facilement, pas d’accumuler les filtres.
Source de cette section : Google : filtres Gmail
Un filtre ne peut pas créer une pièce jointe absente
Si l’expéditeur change, modifiez le filtre initial. Sur ordinateur, ouvrez les paramètres, tous les paramètres, puis l’onglet des filtres et adresses bloquées. Les intitulés anglais sont Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Pour la règle concernée, choisissez Edit, modifiez les critères, puis Continue et Update filter. Refaites le test avec les messages connus. Une règle supplémentaire presque identique compliquerait le diagnostic. Si le fournisseur envoie désormais un lien vers son portail, l’étiquette sert de rappel pour télécharger le fichier ; le filtre ne le récupère pas sur le portail.
Les libellés ne déterminent ni l’entreprise concernée ni si le comptable a reçu le document. HeyRup, en préparation, doit aider à rassembler et transmettre les PDF de boîtes compatibles, d’abord via IMAP ; le connecteur Gmail est en préparation. Cette connexion de compte n’est pas encore disponible. Vous pouvez déjà utiliser un filtre testé dans Gmail si les recherches répétées d’un même service vous ralentissent.