Gmail filtry pro faktury: jak si ušetřit opakované hledání

Začněte zprávou, o které víte, že ji chcete

Představte si, že každý měsíc hledáte fakturu za hosting. Do Gmailu napíšete jméno služby a mezi upozorněními na údržbu a nabídkami postupně najdete PDF. Právě nalezená zpráva je dobrý základ pro filtr: znáte odesílatele a můžete si ověřit, zda se stejným způsobem posílaly i předchozí faktury.

Otevřete podrobnosti odesílatele a vezměte skutečnou adresu, ne jen zobrazený název. Pak vyzkoušejte dotaz níže. Adresa je ukázková; nahraďte ji adresou ze své zprávy. Podmínky hledají odesílatele, přílohu a soubor PDF. Samy ale nerozeznají fakturu od ceníku přiloženého ke zprávě.

Zdroj k této části: Google: Filtry v Gmailu

Než filtr uložíte, zkuste ho nachytat

Ve smyšleném příkladu hledání najde únorovou a březnovou fakturu za hosting, ale také PDF ceník. Známá dubnová faktura ve výsledcích chybí: přišla z jiné adresy. Filtr ještě nevytvářejte. Porovnejte odesílatele a předměty těchto čtyř zpráv, upravte podmínky podle skutečného společného znaku faktur a hledejte znovu. Výsledkem testu mají být všechny tři známé faktury bez ceníku. Pokud je jednou spolehlivou podmínkou neoddělíte, nechte širší vyhledávání a dokumenty dál kontrolujte ručně.

Pokud dodavatel posílá ze stejné adresy také nabídky, může pomoci stabilní část předmětu. Konkrétní číslo faktury ani měsíc do trvalého filtru nepatří: další zpráva už bude mít jiné údaje. Když faktury chodí z různých adres, nejdřív zjistěte, zda mají něco společného. Příliš mnoho podmínek může schovat právě doklad, který potřebujete.

Přidejte štítek, zprávy zatím ponechte v doručené poště

Na počítači klikněte vpravo v horním vyhledávacím poli Gmailu na ikonu „Zobrazit možnosti“. Zadejte ověřené podmínky z předchozího kroku. Dole ve vyhledávacím okně zvolte „Vytvořit filtr“, vyberte přidání štítku, například „Faktury k projití“, a potvrďte vytvoření. Na začátku nevybírejte mazání ani přeskočení doručené pošty: zprávu pořád uvidíte i při chybě v podmínkách.

Chcete-li označit i starší zprávy, použijte volbu pro odpovídající existující konverzace. Při dalším doručení zkontrolujte, že nová faktura skutečně dostala štítek. Až tomuto jednomu pravidlu důvěřujete, přidejte dalšího dodavatele. Rozdíl poznáte podle snazšího dohledání, ne podle počtu vytvořených filtrů.

Zdroj k této části: Google: Filtry v Gmailu

Chybějící přílohu filtr nevyrobí

Když se změní odesílatel, upravte původní filtr. Na počítači otevřete Nastavení → Zobrazit všechna nastavení → Filtry a zablokované adresy. U příslušného pravidla zvolte Upravit, změňte kritéria, klikněte na Pokračovat a potvrďte Aktualizovat filtr. Pak zopakujte test se známými zprávami. Další téměř stejné pravidlo by ztížilo hledání chyb. Pokud dodavatel nově posílá odkaz do portálu, označte zprávu jako připomínku ke stažení; filtr soubor z portálu nezíská.

Štítky také neurčují, které firmě doklad patří nebo zda ho účetní už dostala. Připravovaný HeyRup má pomoci sbírat a předávat PDF z podporovaných schránek: nejprve přes IMAP, konektor Gmailu je v přípravě. Nejde o nyní dostupné propojení účtu. Ověřený filtr v samotném Gmailu můžete používat už teď, pokud vás brzdí opakované hledání stejné služby.