Filtry faktur w Gmailu: nie szukaj co miesiąc tego samego dostawcy

Zacznij od wiadomości, której rzeczywiście potrzebujesz

Załóżmy, że co miesiąc szukasz faktury za hosting. Wpisujesz nazwę usługi, przeglądasz powiadomienia techniczne i oferty, aż wreszcie znajdujesz PDF. Ta wiadomość jest dobrym punktem wyjścia: możesz sprawdzić nadawcę i zobaczyć, czy wcześniejsze faktury przychodziły w taki sam sposób.

Otwórz szczegóły nadawcy i skopiuj właściwy adres e-mail, a nie samą wyświetlaną nazwę. Następnie wypróbuj poniższe zapytanie, zastępując przykładowy adres adresem z wiadomości. Wyszukuje ono nadawcę, załącznik i plik PDF. Nie odróżni jednak faktury od cennika przesłanego w załączniku.

Źródło tej sekcji: Google: filtry Gmaila

Sprawdź także, gdzie filtr się myli

W tym fikcyjnym przykładzie wyszukiwanie znajduje faktury za hosting z lutego i marca oraz cennik w PDF. Brakuje znanej faktury z kwietnia, bo przyszła z innego adresu. Nie twórz jeszcze filtra. Porównaj nadawców i tematy tych czterech wiadomości, dopasuj warunki do rzeczywistej wspólnej cechy faktur i wyszukaj ponownie. Test powinien znaleźć wszystkie trzy faktury bez cennika. Jeśli nie da się ich wiarygodnie oddzielić jednym warunkiem, zostaw szersze wyszukiwanie i sprawdzaj dokumenty ręcznie.

Jeśli dostawca wysyła oferty z tego samego adresu, może pomóc stały fragment tematu. Nie wpisuj do trwałego filtra konkretnych numerów faktur ani miesięcy — następnym razem będą inne. Jeśli faktury przychodzą z różnych adresów, najpierw poszukaj wspólnej cechy. Zbyt wiele warunków może wykluczyć właśnie ten dokument, którego potrzebujesz.

Dodaj etykietę, ale na razie pozostaw wiadomości w skrzynce odbiorczej

Na komputerze kliknij „Pokaż opcje wyszukiwania” po prawej stronie górnego pola wyszukiwania Gmaila. Wpisz kryteria sprawdzone w poprzednim kroku. Na dole okna wybierz „Utwórz filtr”, zaznacz stosowanie etykiety, na przykład „Faktury do sprawdzenia”, i potwierdź. Na początku nie włączaj usuwania ani pomijania Odebranych: wiadomości pozostaną widoczne także przy błędnych kryteriach.

Aby oznaczyć również starszą pocztę, wybierz zastosowanie filtra do istniejących pasujących wątków. Sprawdź, czy kolejna faktura otrzyma etykietę po nadejściu. Dopiero gdy ta reguła działa poprawnie, dodaj następnego dostawcę. Chodzi o łatwiejsze znajdowanie dokumentów, a nie o większą kolekcję filtrów.

Źródło tej sekcji: Google: filtry Gmaila

Filtr nie zastąpi brakującego załącznika

Gdy zmieni się nadawca, popraw dotychczasowy filtr. Na komputerze otwórz Ustawienia → Zobacz wszystkie ustawienia → Filtry i zablokowane adresy. Znajdź regułę, wybierz Edytuj, zmień kryteria, kliknij Dalej, a potem Aktualizuj filtr. Powtórz test ze znanymi wiadomościami. Kolejna niemal identyczna reguła utrudni szukanie błędów. Jeśli dostawca wysyła teraz link do portalu, użyj etykiety jako przypomnienia o pobraniu pliku; filtr nie pobiera go z portalu.

Etykiety nie określają firmy, do której należy dokument, ani tego, czy księgowość go otrzymała. Przygotowywany HeyRup ma pomagać zbierać i przekazywać PDF z obsługiwanych skrzynek, początkowo przez IMAP; konektor Gmail jest w przygotowaniu. Takie połączenie konta nie jest jeszcze dostępne. Sprawdzony filtr w samym Gmailu możesz stosować już teraz, jeśli ciągle szukasz tej samej usługi.