Begin met een factuur die je al hebt gevonden
Stel dat je elke maand de factuur voor je hosting zoekt. Je typt de naam in, bekijkt onderhoudsmeldingen en aanbiedingen en vindt uiteindelijk de PDF. Dat bericht is je vertrekpunt: je ziet wie het heeft verstuurd en kunt nagaan of eerdere facturen op dezelfde manier binnenkwamen.
Open de afzendergegevens en gebruik het echte e-mailadres, niet alleen de weergegeven naam. Probeer vervolgens de zoekopdracht hieronder met dat adres. Je zoekt op afzender, bijlage en PDF-bestand. Een factuur onderscheiden van een meegestuurde prijslijst kan deze zoekopdracht niet.
Plak dit in het zoekveld van Gmail en vervang het voorbeeldadres.
Bron bij dit onderdeel: Google: Gmail-filters
Zoek juist naar wat het filter verkeerd doet
In dit fictieve voorbeeld vindt de zoekopdracht de hostingfacturen van februari en maart, maar ook een PDF-prijslijst. Een bekende aprilfactuur ontbreekt omdat die van een ander adres kwam. Maak het filter nog niet. Vergelijk afzenders en onderwerpen van die vier berichten, pas de criteria aan een werkelijk gemeenschappelijk kenmerk van de facturen aan en zoek opnieuw. De test moet alle drie de bekende facturen zonder de prijslijst vinden. Lukt dat niet met een betrouwbaar criterium, houd de zoekopdracht ruimer en controleer de documenten handmatig.
Verstuurt de leverancier ook aanbiedingen vanaf hetzelfde adres, dan kan een vast stukje uit de onderwerpregel helpen. Neem geen specifieke factuurnummers of maanden op in een blijvend filter; die veranderen de volgende keer. Komen facturen van verschillende adressen, zoek dan eerst naar overeenkomsten. Te veel voorwaarden kunnen juist het document verbergen dat je nodig hebt.
Geef berichten een label en laat ze voorlopig in je inbox
Klik op een computer rechts in het bovenste zoekvak van Gmail op “Zoekopties tonen”. Vul de eerder geteste criteria in. Kies onderaan het zoekvenster “Filter maken”, selecteer een label, bijvoorbeeld “Facturen controleren”, en bevestig. Laat verwijderen en het overslaan van de inbox aanvankelijk uitgeschakeld: je blijft de berichten dan zien als de criteria niet kloppen.
- Van
- billing@example.com
- Heeft bijlage
- Ja
Wil je ook oudere berichten labelen, kies dan de optie om het filter toe te passen op bestaande overeenkomende gesprekken. Controleer of de volgende factuur bij binnenkomst het label krijgt. Werkt dit betrouwbaar, voeg dan een andere leverancier toe. Sneller terugvinden is het doel, niet zoveel mogelijk filters verzamelen.
Bron bij dit onderdeel: Google: Gmail-filters
Een filter kan geen ontbrekende bijlage maken
Verandert de afzender, bewerk dan het oorspronkelijke filter. Open op een computer de instellingen, alle instellingen en het tabblad voor filters en geblokkeerde adressen. De Engelse namen zijn Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Kies bij de regel Edit, wijzig de criteria, kies Continue en daarna Update filter. Herhaal de test met bekende berichten. Een bijna gelijke extra regel maakt fouten lastiger te vinden. Stuurt de leverancier nu een portallink, gebruik het label als downloadherinnering; het filter haalt het bestand niet uit het portaal.
Labels bepalen niet bij welk bedrijf een document hoort of of de boekhouder het heeft ontvangen. Het geplande HeyRup moet helpen PDF’s uit ondersteunde mailboxen te verzamelen en over te dragen, eerst via IMAP; de Gmail-koppeling is in voorbereiding. Die accountkoppeling is nog niet beschikbaar. Een getest filter in Gmail kun je al gebruiken als je steeds dezelfde dienst zoekt.