Gmail-filtre for fakturaer: slutt å lete på nytt hver måned

Begynn med en faktura du allerede har funnet

Tenk deg at du leter etter fakturaen fra webhotellet hver måned. Du søker på navnet, blar forbi driftsmeldinger og tilbud og finner til slutt PDF-en. Den meldingen er et godt utgangspunkt: Du ser hvem som sendte den, og kan sjekke om tidligere fakturaer kom på samme måte.

Åpne avsenderopplysningene og bruk den faktiske e-postadressen, ikke bare navnet som vises. Prøv deretter søket nedenfor med denne adressen. Det søker etter avsender, vedlegg og PDF-fil. Det skiller ikke en faktura fra en prisliste som ligger ved en e-post.

Kilde for denne delen: Google: Gmail-filtre

Let etter feilene filteret gjør

I dette oppdiktede eksempelet finner søket hostingfakturaene for februar og mars og en prisliste i PDF. En kjent aprilfaktura mangler fordi den kom fra en annen adresse. Ikke opprett filteret ennå. Sammenlign avsendere og emnefelt i de fire meldingene, tilpass vilkårene til et faktisk fellestrekk ved fakturaene og søk på nytt. Testen skal finne alle tre kjente fakturaer uten prislisten. Hvis ingen pålitelig betingelse skiller dem, behold et bredere søk og kontroller dokumentene manuelt.

Sender leverandøren også tilbud fra samme adresse, kan en fast del av emnefeltet hjelpe. Ikke legg konkrete fakturanumre eller måneder inn i et varig filter; de endrer seg neste gang. Kommer fakturaene fra ulike adresser, se først etter fellestrekk. For mange vilkår kan skjule akkurat dokumentet du trenger.

Bruk en etikett, men behold meldingene i innboksen foreløpig

På en datamaskin klikker du på «Vis søkealternativer» til høyre i Gmails øverste søkefelt. Skriv inn kriteriene du testet i forrige steg. Velg «Opprett filter» nederst i søkevinduet, velg en etikett, for eksempel «Fakturaer til kontroll», og bekreft. Start uten å slette meldinger eller hoppe over innboksen: da ser du fortsatt meldingene hvis kriteriene er feil.

Vil du merke eldre e-post også, velger du å bruke filteret på eksisterende samtaler som samsvarer med søket. Sjekk at neste faktura får etiketten når den kommer. Når regelen fungerer pålitelig, kan du legge til en annen leverandør. Målet er å finne igjen raskere, ikke å få flest mulig filtre.

Kilde for denne delen: Google: Gmail-filtre

Et filter kan ikke lage et vedlegg som mangler

Endrer avsenderen seg, rediger det opprinnelige filteret. Åpne innstillinger, alle innstillinger og fanen for filtre og blokkerte adresser på en datamaskin. De engelske navnene er Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Velg Edit ved riktig regel, endre vilkårene, velg Continue og deretter Update filter. Gjenta testen med kjente meldinger. En nesten identisk regel gjør feil vanskeligere å spore. Sender leverandøren en portallenke, bruk etiketten som nedlastingspåminnelse; filteret henter ikke filen fra portalen.

Etiketter avgjør ikke hvilken bedrift dokumentet tilhører eller om regnskapsføreren har fått det. Det kommende HeyRup skal etter planen hjelpe med å samle og overlevere PDF-er fra støttede e-postkontoer, først via IMAP; Gmail-tilkoblingen er under forberedelse. Kontotilkoblingen er ikke tilgjengelig ennå. Et testet filter i Gmail kan du allerede bruke hvis du stadig leter etter samme tjeneste.