Pornește de la un mesaj pe care chiar vrei să îl găsești
Să presupunem că în fiecare lună cauți factura pentru găzduirea site-ului. Scrii numele serviciului, treci prin notificări de mentenanță și oferte, apoi găsești în sfârșit PDF-ul. Mesajul îți oferă un punct de plecare: poți vedea cine l-a trimis și dacă facturile anterioare au venit în același mod.
Deschide detaliile expeditorului și folosește adresa de e-mail propriu-zisă, nu doar numele afișat. Încearcă apoi căutarea de mai jos, înlocuind adresa din exemplu cu cea din mesaj. Condițiile caută un expeditor, un atașament și un fișier PDF. Nu disting o factură de o listă de prețuri atașată.
Lipește această expresie în bara de căutare Gmail și înlocuiește expeditorul din exemplu.
Sursa pentru această secțiune: Google: filtre Gmail
Caută și greșelile filtrului
În acest exemplu fictiv, căutarea găsește facturile de găzduire din februarie și martie, dar și o listă de prețuri în PDF. O factură cunoscută din aprilie lipsește fiindcă a venit de la altă adresă. Nu crea încă filtrul. Compară expeditorii și subiectele celor patru mesaje, ajustează condițiile după o caracteristică reală comună facturilor și caută din nou. Testul trebuie să găsească toate cele trei facturi fără lista de prețuri. Dacă nicio condiție sigură nu le separă, păstrează o căutare mai largă și verifică manual documentele.
Dacă furnizorul trimite oferte de la aceeași adresă, te poate ajuta o parte constantă a subiectului. Nu include un anumit număr de factură sau o anumită lună într-un filtru permanent: la următoarea trimitere se vor schimba. Dacă facturile vin de la adrese diferite, caută mai întâi ce au în comun. Prea multe condiții pot ascunde chiar documentul de care ai nevoie.
Adaugă o etichetă și păstrează mesajele în inbox deocamdată
Pe computer, apasă „Afișează opțiunile de căutare” în dreapta câmpului de căutare din partea de sus a Gmail. Introdu criteriile testate la pasul anterior. În partea de jos a ferestrei, alege „Creează un filtru”, selectează o etichetă, de exemplu „Facturi de verificat”, și confirmă. La început nu activa ștergerea sau omiterea mesajelor primite: vei vedea în continuare mesajele dacă ai greșit criteriile.
- De la
- billing@example.com
- Are atașament
- Da
Pentru a eticheta și mesajele vechi, folosește opțiunea de aplicare a filtrului la conversațiile existente care corespund căutării. Verifică dacă următoarea factură primește eticheta. După ce regula funcționează sigur, adaugă alt furnizor. Scopul este să găsești mai ușor documentele, nu să aduni cât mai multe filtre.
Sursa pentru această secțiune: Google: filtre Gmail
Un filtru nu poate crea un atașament care lipsește
Dacă se schimbă expeditorul, modifică filtrul inițial. Pe computer, deschide setările, toate setările, apoi fila cu filtre și adrese blocate. Denumirile în engleză sunt Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. La regula respectivă, alege Edit, modifică criteriile, apoi Continue și Update filter. Repetă testul cu mesajele cunoscute. O regulă aproape identică ar îngreuna găsirea erorilor. Dacă furnizorul trimite un link către portal, folosește eticheta ca memento pentru descărcare; filtrul nu preia fișierul din portal.
Etichetele nu indică firma căreia îi aparține documentul și nici dacă l-a primit contabilul. HeyRup este în pregătire și ar urma să ajute la colectarea și predarea PDF-urilor din căsuțele acceptate, inițial prin IMAP; conectorul Gmail este în pregătire. Conectarea contului nu este încă disponibilă. Poți folosi deja un filtru testat în Gmail dacă tot cauți documentele aceluiași serviciu.