Aloita viestistä, jonka oikeasti tarvitset
Oletetaan, että etsit joka kuukausi webhotellin laskua. Haet palvelun nimellä, selaat huoltotiedotteita ja tarjouksia ja löydät lopulta PDF-tiedoston. Tämä viesti sopii lähtökohdaksi: näet lähettäjän ja voit tarkistaa, ovatko aiemmat laskut tulleet samalla tavalla.
Avaa lähettäjän tiedot ja käytä varsinaista sähköpostiosoitetta pelkän näyttönimen sijaan. Kokeile sitten alla olevaa hakua ja vaihda esimerkkiosoite viestissä näkyvään osoitteeseen. Haku etsii lähettäjän, liitteen ja PDF-tiedoston perusteella. Se ei kuitenkaan erota laskua sähköpostin liitteenä olevasta hinnastosta.
Liitä teksti Gmailin hakukenttään ja vaihda esimerkin lähettäjäosoite.
Tämän osion lähde: Google: Gmail-suodattimet
Etsi myös suodattimen virheitä
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä haku löytää helmikuun ja maaliskuun webhotellilaskut sekä PDF-hinnaston. Tuttu huhtikuun lasku puuttuu, koska se tuli toisesta osoitteesta. Älä luo suodatinta vielä. Vertaa näiden neljän viestin lähettäjiä ja otsikoita, muokkaa ehtoja laskujen todellisen yhteisen piirteen perusteella ja hae uudelleen. Testin pitää löytää kaikki kolme tuttua laskua ilman hinnastoa. Jos niitä ei voi erottaa luotettavalla ehdolla, pidä haku laajempana ja tarkista asiakirjat käsin.
Jos toimittaja lähettää samasta osoitteesta myös tarjouksia, otsikon vakio-osa voi auttaa. Älä sisällytä pysyvään suodattimeen tiettyä laskunumeroa tai kuukautta, sillä ne muuttuvat seuraavalla kerralla. Jos laskuja tulee eri osoitteista, etsi ensin niiden yhteinen piirre. Liian monet ehdot voivat piilottaa juuri tarvitsemasi asiakirjan.
Lisää tunniste, mutta jätä viestit toistaiseksi postilaatikkoon
Napsauta tietokoneella Gmailin yläreunan hakukentän oikealla puolella olevaa ”Näytä hakuvaihtoehdot” -kuvaketta. Syötä edellisessä vaiheessa testaamasi ehdot. Valitse hakuikkunan alareunasta ”Luo suodatin”, valitse tunniste, esimerkiksi ”Tarkistettavat laskut”, ja vahvista. Älä aluksi ota käyttöön poistamista tai postilaatikon ohittamista: näet viestit edelleen, vaikka ehdoissa olisi virhe.
- Lähettäjä
- billing@example.com
- Sisältää liitteen
- Kyllä
Jos haluat merkitä myös vanhat viestit, valitse suodattimen käyttäminen jo olemassa oleviin vastaaviin keskusteluihin. Tarkista seuraavan laskun saapuessa, että se saa tunnisteen. Lisää toinen toimittaja vasta, kun tämä sääntö toimii. Tavoitteena on helpompi löytäminen, ei suurempi suodatinkokoelma.
Tämän osion lähde: Google: Gmail-suodattimet
Suodatin ei hae puuttuvaa liitettä
Jos lähettäjä vaihtuu, muokkaa alkuperäistä suodatinta. Avaa tietokoneella asetukset, kaikki asetukset ja suodattimien sekä estettyjen osoitteiden välilehti. Englanninkieliset nimet ovat Settings → See all settings → Filters and Blocked Addresses. Valitse säännön kohdalla Edit, muuta ehtoja, valitse Continue ja sitten Update filter. Toista testi tutuilla viesteillä. Lähes samanlainen lisäsääntö vaikeuttaa virheiden löytämistä. Jos toimittaja lähettää portaalilinkin, käytä tunnistetta latausmuistutuksena; suodatin ei hae tiedostoa portaalista.
Tunnisteet eivät ratkaise asiakirjan yritystä tai sitä, onko kirjanpitäjä saanut sen. Valmisteilla oleva HeyRup on tarkoitettu auttamaan PDF-tiedostojen keräämisessä ja luovuttamisessa tuetuista sähköpostilaatikoista, aluksi IMAPin kautta; Gmail-liitäntä on valmisteilla. Tilin yhdistäminen ei ole vielä saatavilla. Testattua suodatinta voit jo käyttää Gmailissa, jos saman palvelun etsiminen toistuu.