Auf die Änderung achten, die Ihr Handeln beeinflussen soll
Eine ungewöhnliche Absenderadresse, eine neue Anmeldeaufforderung, sofortiger Zahlungsdruck oder geänderte Zahlungsdaten sind Gründe, den normalen Ablauf zu unterbrechen und die Sache zu prüfen. Weder ein Tippfehler noch umgekehrt gutes Tschechisch bestätigen verlässlich die Echtheit.
Vergleichen Sie bei einem bekannten Lieferanten die Nachricht mit der bisherigen Zusammenarbeit. Entspricht der Kauf Ihrer tatsächlichen Bestellung? Haben Sie das Dokument erwartet? Verlangt die Nachricht etwas, das früher anders geregelt wurde? Es geht nicht darum, jede Abweichung als Betrug einzustufen, sondern wichtiges Handeln nicht allein nach einer neuen Nachricht zu ändern.
Google empfiehlt beim Schutz vor Phishing Vorsicht gegenüber verdächtigen Nachrichten und Links. Verlangt eine Nachricht sensible Daten oder kommt sie unerwartet, nutzen Sie einen bekannten Prüfweg. Ignorieren Sie Warnungen Ihres E-Mail-Anbieters nicht nur deshalb, weil Sie das Lieferantenlogo erkennen.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Schutz vor Phishing-E-Mails
Die Änderung außerhalb der verdächtigen E-Mail prüfen
Suchen Sie den Kontakt in früherer bestätigter Kommunikation, im Vertrag oder auf der üblicherweise genutzten offiziellen Lieferantenwebsite. Prüfen Sie neue Bankdaten nicht nur über die Telefonnummer in derselben Nachricht, die sie verlangt. Sonst könnten Sie lediglich erneut dieselbe Quelle kontaktieren.
Melden Sie sich auf dem üblichen Weg beim Kundenportal an, nicht über eine unerwartete Aufforderung. Prüfen Sie, ob Sie dort denselben Beleg oder dieselbe Mitteilung sehen. Hat der Lieferant einen etablierten Ablauf für Datenänderungen, halten Sie sich daran.
Im Team kann eine kurze Vereinbarung helfen, wer Änderungen von Empfängern und Zahlungsdaten bestätigt. Normale Rechnungssortierung und Zahlungsentscheidung sollten kein undifferenzierter Schritt sein. Wer nur Belege empfängt, muss keinen Anlass haben, Zahlungseinstellungen zu ändern.
Eine richtige Rechnung kann mit einer falschen Anweisung kommen
Im Beispiel hat der Lieferant tatsächlich geleistet, und die Rechnung entspricht der Bestellung. Eine neue Nachricht behauptet aber, Sie sollen auf ein anderes Konto zahlen. Die Ähnlichkeit mit früheren Belegen beweist nicht die Echtheit der neuen Anweisung. Prüfen Sie die Änderung gesondert, auch wenn der Rest glaubwürdig aussieht.
Ebenso bedeutet der Status „Rechnung“ in einer Anwendung gewöhnlich die Erkennung des Dokumententyps, nicht die Bestätigung der Zahlungsberechtigung. OCR kann ein betrügerisches PDF fehlerfrei lesen. Korrekt erkannter Text und eine vertrauenswürdige geschäftliche Forderung sind verschiedene Dinge.
Verdächtige Anhänge nicht nur der Ordnung halber öffnen
Lassen Sie sich nicht zum Öffnen einer Datei drängen, nur um die Sortierung abzuhaken. Wirkt eine Nachricht verdächtig, prüfen Sie sie zuerst auf sicherem Weg. Erläutern Sie bei interner Weitergabe den Verdachtsgrund und folgen Sie etablierten Support- oder Sicherheitsregeln.
Ungeprüfte Anhänge nicht vorsichtshalber weiterzuverbreiten ist vernünftiger, als sie an alle mit der Frage zu senden, ob sie jemandem bekannt vorkommen. Bewahren Sie nötige Prüfinformationen auf, schaffen Sie aber keine unnötigen weiteren Gelegenheiten zum versehentlichen Öffnen.
Wenn Sie bereits reagiert haben, die konkrete Auswirkung behandeln
Haben Sie Zugangsdaten auf einer verdächtigen Seite eingegeben, sichern Sie das betroffene Konto über dessen offizielle Einstellungen und kontaktieren Sie den zuständigen Support. Haben Sie Geld an ein verdächtiges Konto gesendet, kontaktieren Sie möglichst schnell Ihre Bank und schildern die Situation. Verlassen Sie sich nicht auf ein nachträgliches Versprechen des Absenders, alles zu korrigieren.
Bewahren Sie die relevante Nachricht und Angaben zur ausgeführten Aktion für die weitere Klärung auf. Nehmen Sie nicht an, das bloße Löschen der E-Mail beseitige mögliche Auswirkungen. Ziel ist festzustellen, was tatsächlich geschehen ist, und den passenden offiziellen Ablauf zu nutzen.