Zpozorněte při změně účtu nebo nečekané výzvě
Neobvyklá adresa odesílatele, žádost o nové přihlášení, naléhání na okamžitou platbu nebo změna platebních údajů jsou důvody přerušit běžný postup a věc ověřit. Samotný překlep nebo naopak hezká čeština vám pravost spolehlivě nepotvrdí.
U známého dodavatele se vraťte k objednávce a předchozí komunikaci. Čekali jste tuto fakturu? Odpovídá nákup? Změnu způsobu platby nebo přihlašování ověřte, i když zbytek zprávy působí obvykle.
Google v doporučeních proti phishingu upozorňuje na obezřetnost vůči podezřelým zprávám a odkazům. Pokud zpráva žádá o citlivé údaje nebo působí nečekaně, použijte pro ověření známou cestu. Varování poskytovatele e-mailu neignorujte jen proto, že poznáváte logo dodavatele.
Zdroj k této části: Google: Ochrana před phishingovými e-maily
Ověřte změnu mimo podezřelý e-mail
Kontakt vyhledejte ve své předchozí ověřené komunikaci, smlouvě nebo na běžně používaném oficiálním webu dodavatele. Neověřujte nové bankovní údaje jen telefonním číslem uvedeným ve stejné zprávě, která je požaduje. Tím byste mohli pouze navázat další kontakt s týmž zdrojem.
Do zákaznického portálu se přihlaste obvyklou cestou, ne přes nečekanou výzvu. Zjistěte, zda tam vidíte stejný doklad nebo oznámení. Pokud má dodavatel zavedený postup změny údajů, držte se ho.
U týmu může pomoci krátká domluva, kdo změny příjemců a platebních údajů potvrzuje. Běžné třídění faktur a rozhodnutí o platbě nemají být jeden nerozlišený krok. Člověk, který pouze přijímá doklady, nemusí mít důvod měnit platební nastavení.
Správná faktura může přijít s nesprávným pokynem
V modelové situaci vám dodavatel skutečně poskytl službu a faktura odpovídá objednávce. Nová zpráva ale tvrdí, že úhradu máte poslat jinam. Podobnost faktury s předchozími doklady nedokazuje pravost nového pokynu. Ověřte změnu samostatně, i když ostatní části příběhu vypadají věrohodně.
Stejně tak stav „faktura“ v aplikaci obvykle znamená rozpoznání typu dokumentu, nikoli potvrzení oprávněnosti platby. OCR může přečíst podvodné PDF bez chyby. Správně rozpoznaný text a důvěryhodný obchodní požadavek jsou různé věci.
Podezřelou přílohu nemusíte otevírat jen kvůli pořádku
Nenechte se nutit k otevření souboru jen tím, že si chcete odškrtnout třídění. Pokud zpráva vyvolává podezření, nejprve ji ověřte bezpečnou cestou. Při předání uvnitř týmu vysvětlete důvod podezření a postupujte podle zavedené podpory či bezpečnostních pravidel.
Podezřelou přílohu nerozesílejte kolegům s obecným dotazem, zda ji někdo poznává. Předejte potřebné informace člověku, který ji má prověřit, podle firemního postupu. Omezíte tím riziko, že ji někdo další omylem otevře.
Pokud už jste zareagovali, řešte konkrétní dopad
Jestli jste zadali přihlašovací údaje na podezřelé stránce, zajistěte dotčený účet přes jeho oficiální nastavení a kontaktujte odpovědnou podporu. Pokud jste odeslali peníze na podezřelý účet, co nejdříve se spojte se svou bankou a popište situaci. Nespoléhejte na dodatečný slib odesílatele, že vše napraví.
Zachovejte relevantní zprávu a údaje o provedené akci pro další řešení. Nepředpokládejte, že samotné smazání e-mailu odstranilo případný dopad. Cílem je zjistit, co se skutečně stalo, a použít odpovídající oficiální postup.