Vær oppmerksom på endrede kontoer og uventede krav
En uvanlig avsenderadresse, krav om ny pålogging, press om å betale straks eller endrede bankopplysninger er grunner til å stoppe opp og kontrollere meldingen. Verken en skrivefeil eller godt språk avgjør om den er ekte.
Gå tilbake til bestillingen og tidligere korrespondanse når leverandøren er kjent. Ventet du denne fakturaen? Stemmer kjøpet? Kontroller endringer i betaling eller pålogging selv om resten av meldingen virker vanlig.
Googles anti-phishing-veiledning anbefaler forsiktighet med mistenkelige meldinger og linker. Hvis en melding ber om sensitiv informasjon eller er uventet, kontroller gjennom en kjent rute. Ikke ignorer e-postleverandørens advarsel bare fordi du kjenner igjen leverandørens logo.
Kilde for denne delen: Google: Beskytt deg mot phishing-e-poster
Bekreft endringen utenfor den mistenkelige e-posten
Finn kontaktdetaljer i tidligere bekreftet korrespondanse, kontrakten eller leverandørens vanlige offisielle nettsted. Ikke verifiser nye bankdetaljer kun via telefonnummeret i samme melding som ber om dem. Det kan bare koble deg til den samme kilden igjen.
Logg på kundeportalen via din vanlige rute, ikke en uventet melding. Sjekk om det samme dokumentet eller kunngjøringen vises der. Følg leverandørens etablerte prosess for endring av detaljer hvis en finnes.
Avtal i teamet hvem som bekrefter endret betalingsmottaker og bankopplysninger. Fakturasortering og beslutning om betaling skal være separate trinn. Den som bare mottar dokumenter, skal ikke av den grunn endre betalingsinnstillingene.
En korrekt faktura kan komme med en feil instruksjon
I eksemplet har leverandøren virkelig levert tjenesten og fakturaen samsvarer med bestillingen. Men en ny melding sier å betale et annet sted. Likhet med tidligere fakturaer beviser ikke at den nye instruksen er ekte. Bekreft endringen separat selv når resten ser troverdig ut.
Statusen «faktura» i en app betyr vanligvis at dokumenttypen er gjenkjent, ikke at betalingen er godkjent. OCR kan lese en falsk PDF-fil uten feil. Korrekt tekstgjenkjenning og en bekreftet betalingsforespørsel er forskjellige ting.
Du trenger ikke åpne et mistenkelig vedlegg bare for å holde deg organisert
Ikke åpne en mistenkelig fil bare for å bli ferdig med sorteringen. Kontroller først meldingen via en trygg kontaktvei. Når du tar saken opp i teamet, forklar mistanken og følg bedriftens rutiner for støtte eller sikkerhet.
Ikke videresend det mistenkelige vedlegget til alle kollegene og spør om de kjenner det igjen. Gi nødvendige opplysninger til den som skal undersøke saken, etter bedriftens rutiner. Da reduserer du risikoen for at andre åpner filen ved et uhell.
Hvis du allerede har svart, ta opp den spesifikke virkningen
Hvis du har gitt påloggingsopplysninger på en mistenkelig side, sikre kontoen via de offisielle innstillingene og kontakt ansvarlig støtte. Har du sendt penger til en mistenkelig konto, kontakt banken så snart som mulig og beskriv situasjonen. Ikke stol på avsenderens senere løfte om å ordne alt.
Ta vare på den aktuelle meldingen og opplysninger om det du har gjort, slik at saken kan undersøkes videre. Ikke anta at det å slette e-posten fjerner følgene. Finn ut hva som faktisk har skjedd, og følg riktig offisiell fremgangsmåte.