Vær opmærksom på ændrede konti og uventede krav
En usædvanlig afsenderadresse, krav om nyt login, pres for straksbetaling eller ændrede bankoplysninger er grunde til at stoppe op og kontrollere beskeden. Hverken en slåfejl eller et velskrevet sprog afgør, om den er ægte.
Gå tilbage til ordren og tidligere korrespondance, når leverandøren er kendt. Ventede du denne faktura? Stemmer købet? Kontrollér ændringer i betaling eller login, selv om resten af beskeden ser normal ud.
Googles anti-phishing-vejledning anbefaler forsigtighed med mistænkelige beskeder og links. Hvis en meddelelse anmoder om følsomme oplysninger eller er uventet, skal du kontrollere gennem en kendt rute. Ignorer ikke din e-mailudbyders advarsel, blot fordi du genkender leverandørens logo.
Kilde til dette afsnit: Google: Beskyt dig selv mod phishing-e-mails
Bekræft ændringen uden for den mistænkelige e-mail
Find kontaktoplysninger i tidligere bekræftet korrespondance, kontrakten eller leverandørens sædvanlige officielle hjemmeside. Bekræft ikke nye bankoplysninger kun via telefonnummeret i den samme meddelelse, som anmoder om dem. Det kunne blot genforbinde dig med den samme kilde.
Log ind på kundeportalen via din sædvanlige rute, ikke en uventet prompt. Kontroller, om det samme dokument eller den samme meddelelse vises der. Følg leverandørens etablerede proces for ændring af detaljer, hvis en sådan findes.
Aftal i teamet, hvem der bekræfter ændret betalingsmodtager og bankoplysninger. Fakturasortering og beslutning om betaling skal være separate trin. Den, der blot modtager bilagene, skal ikke af den grund ændre betalingsindstillingerne.
En korrekt faktura kan komme med en forkert instruktion
I eksemplet har leverandøren faktisk leveret ydelsen, og fakturaen stemmer med ordren. Men en ny besked siger, at du skal betale til en anden konto. Ligheden med tidligere fakturaer beviser ikke, at den nye instruktion er ægte. Bekræft ændringen særskilt, selv om resten virker troværdigt.
Statussen »faktura« i en app betyder normalt, at dokumenttypen er genkendt, ikke at betalingen er godkendt. OCR kan læse en falsk PDF-fil uden fejl. Korrekt tekstgenkendelse og en bekræftet betalingsanmodning er to forskellige ting.
Du behøver ikke åbne en mistænkelig vedhæftet fil bare for at forblive organiseret
Åbn ikke en mistænkelig fil bare for at blive færdig med sorteringen. Kontrollér først beskeden ad en sikker vej. Når du tager sagen op i teamet, forklar mistanken og følg virksomhedens rutiner for support eller sikkerhed.
Videresend ikke den mistænkelige vedhæftning til alle kolleger med spørgsmålet, om de kender den. Giv de nødvendige oplysninger til den, der skal undersøge sagen, efter virksomhedens procedure. Så mindsker du risikoen for, at andre åbner filen ved en fejl.
Hvis du allerede har svaret, skal du tage fat på den specifikke påvirkning
Har du indtastet loginoplysninger på en mistænkelig side, så beskyt kontoen via dens officielle indstillinger og kontakt den ansvarlige support. Har du sendt penge til en mistænkelig konto, kontakt din bank hurtigst muligt og beskriv situationen. Stol ikke på afsenderens senere løfte om at ordne alt.
Gem den relevante besked og oplysninger om, hvad du har gjort, til den videre undersøgelse. Antag ikke, at sletning af mailen fjerner følgerne. Find ud af, hvad der faktisk er sket, og følg den rigtige officielle procedure.