Var uppmärksam på ändrade konton och oväntade uppmaningar
En ovanlig avsändaradress, en begäran om ny inloggning, press att betala genast eller ändrade bankuppgifter är skäl att avbryta det vanliga arbetet och kontrollera meddelandet. Varken ett stavfel eller ett välskrivet språk avgör om det är äkta.
Gå tillbaka till beställningen och tidigare korrespondens om leverantören är känd. Väntade du den här fakturan? Stämmer köpet? Kontrollera ändringar av betalning eller inloggning även när resten av meddelandet ser normalt ut.
Googles vägledning mot nätfiske rekommenderar försiktighet med misstänkta meddelanden och länkar. Om ett meddelande begär känslig information eller är oväntat, verifiera via en känd rutt. Ignorera inte din e-postleverantörs varning bara för att du känner igen leverantörens logotyp.
Källa för detta avsnitt: Google: Skydda dig mot nätfiske-e-post
Verifiera ändringen utanför det misstänkta e-postmeddelandet
Hitta kontaktuppgifter i tidigare verifierad korrespondens, kontraktet eller leverantörens vanliga officiella webbplats. Verifiera inte nya bankuppgifter endast via telefonnumret i samma meddelande som begär dem. Det kan bara återansluta dig till samma källa.
Logga in på kundportalen via din vanliga väg, inte en oväntad uppmaning. Kontrollera om samma dokument eller meddelande visas där. Följ leverantörens etablerade process för att ändra detaljer om en sådan finns.
Kom överens i teamet om vem som bekräftar ändrade betalningsmottagare och bankuppgifter. Fakturasortering och beslut om betalning ska vara separata steg. Den som bara tar emot dokument ska inte därför ändra betalningsinställningarna.
En korrekt faktura kan komma fram med en felaktig instruktion
I exemplet har leverantören verkligen tillhandahållit tjänsten och fakturan matchar beställningen. Men ett nytt meddelande säger att man ska betala någon annanstans. Likhet med tidigare fakturor bevisar inte att den nya instruktionen är äkta. Verifiera förändringen separat även när resten ser trovärdigt ut.
Statusen ”faktura” i en app betyder normalt att dokumenttypen har identifierats, inte att betalningen har godkänts. OCR kan läsa en falsk PDF-fil utan fel. Att känna igen texten och att verifiera en betalningsbegäran är olika saker.
Du behöver inte öppna en misstänkt bilaga bara för att hålla ordning
Öppna inte en misstänkt fil bara för att bli klar med sorteringen. Kontrollera först meddelandet via en säker kontaktväg. Om du tar upp det i teamet, förklara misstanken och följ företagets rutiner för support eller säkerhet.
Vidarebefordra inte den misstänkta bilagan till alla kollegor och fråga om de känner igen den. Lämna nödvändig information till den som ska undersöka saken enligt företagets rutiner. Då minskar risken att någon annan öppnar filen av misstag.
Om du redan har svarat, ta upp den specifika effekten
Om du har lämnat inloggningsuppgifter på en misstänkt sida, säkra kontot via dess officiella inställningar och kontakta ansvarig support. Om du har skickat pengar till ett misstänkt konto, kontakta din bank så snart som möjligt och beskriv situationen. Lita inte på avsändarens senare löfte att ordna allt.
Spara det relevanta meddelandet och uppgifter om vad du har gjort för fortsatt utredning. Utgå inte från att mejlets borttagning undanröjer följderna. Ta reda på vad som faktiskt har hänt och följ rätt officiell rutin.