Zachowaj ostrożność przy zmianie rachunku lub nieoczekiwanej prośbie
Nietypowy adres nadawcy, prośba o ponowne logowanie, nacisk na natychmiastową płatność lub zmienione dane bankowe to powody, by przerwać zwykły proces i sprawdzić wiadomość. Ani literówka, ani poprawnie napisany tekst nie przesądzają o jej autentyczności.
W przypadku znanego dostawcy wróć do zamówienia i wcześniejszej korespondencji. Czy oczekujesz tej faktury? Czy zakup się zgadza? Sprawdź zmianę sposobu płatności lub logowania, nawet jeśli reszta wiadomości wygląda zwyczajnie.
Wskazówki Google dotyczące ochrony przed phishingiem zalecają ostrożność w przypadku podejrzanych wiadomości i linków. Jeśli wiadomość wymaga poufnych informacji lub jest nieoczekiwana, zweryfikuj ją znaną drogą. Nie ignoruj ostrzeżenia swojego dostawcy poczty e-mail tylko dlatego, że rozpoznajesz jego logo.
Źródło tej sekcji: Google: Chroń się przed e-mailami typu phishing
Zweryfikuj zmianę poza podejrzaną wiadomością e-mail
Dane kontaktowe znajdziesz we wcześniej zweryfikowanej korespondencji, umowie lub na zwykłej oficjalnej stronie internetowej dostawcy. Nie weryfikuj nowych danych bankowych tylko poprzez numer telefonu podany w tej samej wiadomości z prośbą o ich podanie. To mogłoby po prostu ponownie połączyć Cię z tym samym źródłem.
Zaloguj się do portalu klienta w zwykły sposób, a nie za pomocą nieoczekiwanego monitu. Sprawdź, czy pojawia się tam ten sam dokument lub ogłoszenie. Postępuj zgodnie z ustalonym przez dostawcę procesem zmiany szczegółów, jeśli taki istnieje.
Ustal w zespole, kto potwierdza zmianę odbiorcy płatności i danych bankowych. Sortowanie faktur i decyzja o zapłacie powinny być oddzielnymi krokami. Samo przyjmowanie dokumentów nie jest powodem, by zmieniać ustawienia płatności.
Prawidłowa faktura może zostać dostarczona z błędną instrukcją
W przykładzie dostawca rzeczywiście wykonał usługę i faktura jest zgodna z zamówieniem. Ale nowa wiadomość mówi, żeby zapłacić gdzie indziej. Podobieństwo do wcześniejszych faktur nie dowodzi autentyczności nowej instrukcji. Zweryfikuj zmianę osobno, nawet jeśli reszta wygląda wiarygodnie.
Status „faktura” w aplikacji zwykle oznacza rozpoznanie rodzaju dokumentu, a nie potwierdzenie zasadności płatności. OCR może bezbłędnie odczytać także fałszywy plik PDF. Poprawnie rozpoznany tekst i wiarygodna prośba o płatność to dwie różne rzeczy.
Aby zachować porządek, nie musisz otwierać podejrzanego załącznika
Nie otwieraj podejrzanego pliku tylko po to, by zakończyć sortowanie. Najpierw sprawdź wiadomość bezpieczną drogą. Zgłaszając ją w zespole, wyjaśnij powód podejrzeń i postępuj zgodnie z przyjętymi zasadami wsparcia lub bezpieczeństwa.
Nie rozsyłaj podejrzanego załącznika wszystkim kolegom z pytaniem, czy go rozpoznają. Przekaż potrzebne informacje osobie odpowiedzialnej za sprawdzenie, zgodnie z firmową procedurą. Ograniczysz ryzyko, że ktoś inny otworzy go przez pomyłkę.
Jeśli już podjęto działanie, zajmij się jego konkretnymi skutkami
Jeśli podano dane logowania na podejrzanej stronie, zabezpiecz konto przez jego oficjalne ustawienia i skontaktuj się z właściwym wsparciem. Jeśli wysłano pieniądze na podejrzany rachunek, jak najszybciej skontaktuj się ze swoim bankiem i opisz sytuację. Nie polegaj na późniejszej obietnicy nadawcy, że wszystko naprawi.
Zachowaj wiadomość oraz informacje o wykonanej czynności do dalszego wyjaśnienia sprawy. Nie zakładaj, że usunięcie e-maila usuwa też skutki działania. Ustal, co się faktycznie wydarzyło, i skorzystaj z odpowiedniej oficjalnej procedury.