Fai attenzione ai cambiamenti del conto e alle richieste inattese
Un indirizzo del mittente insolito, una richiesta di nuovo accesso, pressioni per pagare subito o coordinate bancarie modificate sono motivi per fermarsi e verificare. Né un semplice refuso né un testo ben scritto dimostrano da soli che il messaggio sia autentico.
Con un fornitore noto, torna all’ordine e alle comunicazioni precedenti. Aspettavi questa fattura? L’acquisto corrisponde a quello concordato? Verifica qualsiasi modifica al pagamento o all’accesso anche se il resto del messaggio sembra normale.
Le linee guida anti-phishing di Google raccomandano cautela con messaggi e collegamenti sospetti. Se un messaggio richiede informazioni sensibili o è inaspettato, verificalo tramite un percorso noto. Non ignorare l'avviso del tuo provider di posta elettronica semplicemente perché riconosci il logo del fornitore.
Fonte per questa sezione: Google: proteggiti dalle email di phishing
Verifica la modifica al di fuori dell'e-mail sospetta
Trova i dettagli di contatto nella corrispondenza precedentemente verificata, nel contratto o nel consueto sito ufficiale del fornitore. Non verificare le nuove coordinate bancarie solo tramite il numero di telefono presente nello stesso messaggio di richiesta. Ciò potrebbe semplicemente riconnetterti con la stessa fonte.
Accedi al portale clienti attraverso il percorso che usi abitualmente, non tramite il collegamento di una richiesta inattesa. Controlla se trovi lo stesso documento o avviso. Se il fornitore ha una procedura per modificare i dati, seguila.
Nel team, concorda chi conferma le modifiche al beneficiario e alle coordinate di pagamento. Smistare una fattura e autorizzarne il pagamento devono restare passaggi distinti. Chi riceve i documenti non deve per questo modificare le impostazioni di pagamento.
Una fattura corretta può arrivare con un'istruzione errata
Nell'esempio, il fornitore ha effettivamente fornito il servizio e la fattura corrisponde all'ordine. Ma un nuovo messaggio dice di pagare altrove. La somiglianza con fatture precedenti non dimostra l'autenticità della nuova istruzione. Verifica la modifica separatamente anche quando il resto sembra credibile.
Lo stato «fattura» in un’applicazione indica di solito il riconoscimento del tipo di documento, non la conferma che il pagamento sia dovuto. L’OCR può leggere senza errori anche un PDF fraudolento. Riconoscere correttamente il testo e verificare una richiesta di pagamento sono due cose diverse.
Non è necessario aprire un allegato sospetto solo per rimanere organizzati
Non aprire un file sospetto solo per completare lo smistamento. Prima verifica il messaggio attraverso un canale sicuro. Se lo segnali al team, spiega perché ti sembra sospetto e segui le procedure di assistenza o sicurezza previste.
Non inoltrare l’allegato sospetto a tutti i colleghi chiedendo se lo riconoscono. Trasmetti le informazioni necessarie alla persona incaricata della verifica, seguendo la procedura aziendale. Riduci così il rischio che qualcun altro lo apra per errore.
Se hai già risposto, affronta l'impatto specifico
Se hai inserito i dettagli di accesso in una pagina sospetta, proteggi l'account interessato tramite le sue impostazioni ufficiali e contatta l'assistenza responsabile. Se hai inviato denaro a un conto sospetto, contatta la tua banca il prima possibile e spiegalo. Non fare affidamento sulla successiva promessa del mittente di sistemare tutto.
Conserva il messaggio pertinente e i dettagli della tua azione per il follow-up. Non dare per scontato che l'eliminazione dell'e-mail rimuova qualsiasi impatto. L'obiettivo è stabilire cosa è realmente accaduto e utilizzare il processo ufficiale appropriato.