Huomioi tilinumeron muutokset ja odottamattomat pyynnöt
Poikkeava lähettäjän osoite, uusi kirjautumispyyntö, painostus välittömään maksuun tai muuttuneet maksutiedot ovat syitä keskeyttää tavallinen työ ja tarkistaa viesti. Pelkkä kirjoitusvirhe tai sujuva kieli ei ratkaise viestin aitoutta.
Palaa tilaukseen ja aiempaan viestinvaihtoon, jos toimittaja on tuttu. Odotitko tätä laskua? Vastaako se ostosta? Tarkista maksutavan tai kirjautumisen muutos, vaikka muu viesti näyttäisi tavalliselta.
Googlen tietojenkalastelun vastaiset ohjeet suosittelevat varovaisuutta epäilyttävien viestien ja linkkien kanssa. Jos viesti pyytää arkaluonteisia tietoja tai se on odottamaton, varmista tunnetun reitin kautta. Älä jätä huomiotta sähköpostipalveluntarjoajan varoitusta vain siksi, että tunnistat palveluntarjoajan logon.
Tämän osion lähde: Google: Suojaa itsesi tietojenkalasteluviesteiltä
Vahvista muutos epäilyttävän sähköpostin ulkopuolella
Etsi yhteystiedot aiemmin vahvistetusta kirjeenvaihdosta, sopimuksesta tai toimittajan tavallisesta virallisesta verkkosivustosta. Älä vahvista uusia pankkitietoja vain samassa viestissä olevan puhelinnumeron kautta. Se voisi vain yhdistää sinut uudelleen samaan lähteeseen.
Kirjaudu asiakasportaaliin tavallista reittiäsi pitkin, ei odottamattoman kehotteen kautta. Tarkista, näkyykö siellä sama asiakirja tai ilmoitus. Noudata toimittajan määrittämää prosessia tietojen muuttamiseen, jos sellainen on olemassa.
Sopikaa tiimissä, kuka vahvistaa maksunsaajan ja maksutietojen muutokset. Laskujen lajittelu ja maksupäätös ovat eri vaiheita. Pelkkä asiakirjojen vastaanottaminen ei ole peruste muuttaa maksuasetuksia.
Oikea lasku voi saapua väärällä ohjeella
Esimerkkitilanteessa toimittaja on todella tuottanut palvelun ja lasku vastaa tilausta. Uusi viesti kuitenkin pyytää maksamaan toiselle tilille. Samankaltaisuus aiempien laskujen kanssa ei todista uuden ohjeen aitoutta. Tarkista muutos erikseen, vaikka muu tilanne vaikuttaisi uskottavalta.
Sovelluksen ”lasku”-tila tarkoittaa tavallisesti asiakirjatyypin tunnistamista, ei maksun hyväksymistä. OCR voi lukea väärennetyn PDF-tiedoston virheettömästi. Oikein tunnistettu teksti ja vahvistettu maksupyyntö ovat eri asioita.
Sinun ei tarvitse avata epäilyttävää liitettä vain pysyäksesi järjestyksessä
Älä avaa epäilyttävää tiedostoa vain saadaksesi lajittelun valmiiksi. Tarkista ensin viesti turvallista yhteysreittiä käyttäen. Kun ilmoitat asiasta tiimissä, kerro epäilyn syy ja noudata yrityksen tuki- tai turvallisuusohjeita.
Älä lähetä epäilyttävää liitettä kaikille kollegoille ja kysy, tunnistavatko he sen. Toimita tarvittavat tiedot asian selvittämisestä vastaavalle henkilölle yrityksen ohjeiden mukaisesti. Näin vähennät riskiä, että joku muu avaa tiedoston vahingossa.
Jos olet jo vastannut, käsittele konkreettista vaikutusta
Jos annoit kirjautumistietoja epäilyttävällä sivulla, suojaa tili sen virallisten asetusten kautta ja ota yhteyttä vastuussa olevaan tukeen. Jos lähetit rahaa epäilyttävälle tilille, ota mahdollisimman pian yhteyttä pankkiisi ja kuvaa tilanne. Älä luota lähettäjän myöhempään lupaukseen korjata asia.
Säilytä kyseinen viesti ja tiedot tekemästäsi toimesta asian selvittämistä varten. Älä oleta, että sähköpostin poistaminen poistaa myös seuraukset. Selvitä, mitä tapahtui, ja noudata asianmukaista virallista menettelyä.