Klären Sie zuerst, was die Buchhaltung braucht
Die Buchhaltung braucht zur Rechnung möglicherweise auch die Erklärung des Lieferanten. Fragen Sie zuerst: Reichen der Beleg und Ihr Hinweis, oder muss sie eine bestimmte ursprüngliche E-Mail lesen? Wählen Sie danach das Format.
Eine PDF enthält den Beleg, eine EML eine gespeicherte E-Mail. Das sind verschiedene Dateien: Durch Umbenennen von .eml in .pdf wird aus einer E-Mail keine Rechnung.
| Was der Empfänger braucht | Was Sie übermitteln | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|---|
| Die Rechnung und die Zuordnung zur Bestellung | Eine lesbare PDF und einen kurzen Hinweis in einer neuen E-Mail | Der Hinweis enthält die benötigte Information, die PDF ist der richtige Beleg. |
| Eine bestimmte ursprüngliche Nachricht des Lieferanten lesen | Nach Absprache die heruntergeladene Nachricht als EML | Der Empfänger hat ein freigegebenes Programm zum Öffnen; Sie dürfen den Nachrichteninhalt teilen. |
| Die Originalnachricht und die Rechnung selbst | Nach Absprache eine EML und eine separate PDF | Der Empfänger kann beide Dateien öffnen; Sie verlassen sich nicht darauf, dass er die Rechnung in der EML findet. |
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Beispiel: Der Lieferant erklärt in einer E-Mail, dass die Rechnung zum zweiten Teil einer Bestellung gehört. Braucht die Buchhaltung nur diese Information, können Sie sie als Hinweis zur PDF ergänzen. Möchte sie die Erklärung in der Originalnachricht lesen, vereinbaren Sie die Übermittlung als EML.
So laden Sie die ausgewählte Nachricht aus Gmail herunter
Nutzen Sie Gmail am Computer und folgen Sie der Anleitung in der Google-Hilfe. Öffnen Sie genau die E-Mail, die Sie weitergeben möchten, und verwenden Sie deren eigenes Optionsmenü. Enthält der Verlauf mehrere Antworten, prüfen Sie anhand des Inhalts, ob Sie die richtige Nachricht geöffnet haben.
- Öffnen Sie Gmail im Browser am Computer und dann die Nachricht mit der benötigten Erklärung zur Rechnung.
- Öffnen Sie das Optionsmenü der Nachricht und wählen Sie Nachricht herunterladen. Diese Bezeichnung verwendet die deutsche Google-Hilfe; das Menü kann anders aussehen.
- Suchen Sie die heruntergeladene EML dort, wo Ihr Browser Dateien speichert. Prüfen Sie vor dem Anhängen an eine neue E-Mail den Inhalt wie unten beschrieben.
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Google bietet auch Als Anhang weiterleiten an. Hier laden Sie die Datei zunächst herunter, um sie vor dem Versand zu prüfen. Für eine normale Weiterleitung nutzen Sie die separate Anleitung zum Weiterleiten einer einzelnen Gmail-Nachricht.
Öffnen Sie die EML und prüfen Sie den Inhalt
Laut Google benötigen Sie zum Öffnen einer heruntergeladenen EML ein E-Mail-Programm für den Computer. Fragen Sie die Buchhaltung, ob ihr freigegebenes Programm dieses Format öffnen kann. Die Endung .eml allein garantiert nicht, dass die Datei dort nutzbar ist.
Wenn Sie ein geeignetes Programm haben, öffnen Sie die heruntergeladene Datei auf Ihrem Computer. Prüfen Sie, ob es die richtige Nachricht ist, und lesen Sie auch zitierte Antworten. Selbst eine einzelne ausgewählte Nachricht kann frühere Korrespondenz enthalten.
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Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die heruntergeladene E-Mail alle Dateien oder alles enthält, was Sie in Gmail sehen. Prüfen Sie die konkrete EML. Können Sie sie nicht öffnen oder unnötige Inhalte nicht sicher abtrennen, vereinbaren Sie eine PDF mit Hinweis oder bitten Sie den Lieferanten um eine neue, eigenständige Nachricht.
Hängen Sie die geprüfte Datei an eine neue E-Mail an
Erstellen Sie in Gmail eine neue Nachricht, tragen Sie die Empfängeradresse ein und wählen Sie über die Schaltfläche zum Anhängen von Dateien die geprüfte EML aus. Erklären Sie im Nachrichtentext, warum Sie die Originalnachricht beifügen. Haben Sie auch die separate Rechnung vereinbart, hängen Sie deren PDF an.
Prüfen Sie vor dem Versand die vollständigen Empfängeradressen und die Anhänge. Passen Sie den Beispieltext an die tatsächliche Bestellung an und fügen Sie nur die darin genannten Dateien bei.
Kopieren Sie den Text in die E-Mail. Passen Sie die Beschreibung der Bestellung und die Dateiliste an den tatsächlichen Versand an.
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Die Übergabe ist abgeschlossen, wenn der Empfänger den benötigten Beleg und die vereinbarte Erklärung öffnen kann. Kann er die EML nicht nutzen, vereinbaren Sie eine PDF mit Hinweis oder eine eigenständige Nachricht des Lieferanten. Bei Größenproblemen hilft die verlinkte Anleitung zu großen Gmail-Anhängen.
Wann Sie eine Alternative zur EML brauchen
Eine EML liefert Kontext, keinen Echtheitsnachweis. Google weist darauf hin, dass die Prüfung eines EML-Anhangs nicht bestätigt, dass der angegebene Absender die E-Mail tatsächlich gesendet hat. Klären Sie verdächtige Nachrichten mit dem Lieferanten über einen bereits bekannten Kontakt; deaktivieren Sie keine Schutzfunktionen zum Öffnen der Datei.
Im vertraulichen Modus kann das Kopieren oder Herunterladen von Text und Anhängen gesperrt sein. Können Sie die Nachricht nicht herunterladen, bitten Sie den Absender um eine Kopie, die Sie nutzen und weitergeben dürfen, oder vereinbaren Sie einen anderen Übermittlungsweg.
Können Sie die EML nicht sicher weitergeben oder kann der Empfänger sie nicht öffnen, klären Sie erneut seinen Bedarf: eine separate PDF mit Erklärung oder eine neue Nachricht des Lieferanten.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Anhänge öffnen und herunterladen sowie Einschränkungen bei EML