Avklar først hva regnskapsføreren trenger
Regnskapsføreren kan trenge leverandørens forklaring i tillegg til fakturaen. Spør om bilaget og din merknad er nok, eller om en bestemt opprinnelig e-post må leses. Velg format ut fra svaret.
En PDF inneholder bilaget, en EML en lagret e-post. Dette er ulike filer: å endre filendelsen fra .eml til .pdf gjør ikke en e-post til en faktura.
| Hva mottakeren trenger | Hva du sender | Hva du kontrollerer |
|---|---|---|
| Fakturaen og en forklaring på hvilken bestilling den gjelder | En lesbar PDF og en kort merknad i en ny e-post | Merknaden inneholder nødvendig informasjon, og PDF-en er riktig bilag. |
| Lese en bestemt originalmelding fra leverandøren | Den nedlastede meldingen som EML, etter avtale | Mottakeren har et godkjent verktøy for å åpne filen; du kan dele innholdet i meldingen. |
| Originalmeldingen og selve fakturaen | En EML og en separat PDF, etter avtale | Mottakeren får tilgang til begge filene; du er ikke avhengig av at fakturaen finnes inne i EML-filen. |
Kilde for denne delen: Google: laste ned og sende e-poster som vedlegg
Tenkt eksempel: leverandøren forklarer i en e-post at fakturaen gjelder andre del av bestillingen. Hvis regnskapsføreren bare trenger denne opplysningen, kan du skrive den i en merknad til PDF-en. Hvis regnskapsføreren vil lese forklaringen i originalmeldingen, avtal å sende en EML.
Slik laster du ned den valgte meldingen fra Gmail
Bruk Gmail på en datamaskin og følg Googles dokumenterte fremgangsmåte. Åpne den bestemte e-posten du vil sende, og bruk alternativmenyen til akkurat den meldingen. Hvis tråden har flere svar, kontroller innholdet for å forsikre deg om at du har åpnet riktig melding.
- Åpne Gmail i en nettleser på datamaskinen og åpne meldingen med forklaringen som trengs til fakturaen.
- Åpne meldingens alternativmeny og velg Last ned e-posten. Dette er navnet i Googles norske hjelp; menyen kan se annerledes ut.
- Finn den nedlastede EML-filen der nettleseren lagrer filer. Kontroller innholdet som beskrevet nedenfor før du legger den ved en ny e-post.
Kilde for denne delen: Google: laste ned og sende e-poster som vedlegg
Google tilbyr også Videresend som vedlegg. Her laster du ned filen først, slik at du kan se gjennom den før du sender. For vanlig videresending kan du bruke den egne veiledningen for å videresende én bestemt Gmail-melding.
Åpne EML-filen og kontroller innholdet
Ifølge Google trenger du et e-postprogram på datamaskinen for å åpne en nedlastet EML. Spør regnskapsføreren om det godkjente verktøyet kan åpne formatet. Filendelsen .eml alene garanterer ikke at filen kan brukes i programmet.
Hvis du har et egnet verktøy, åpner du den nedlastede filen på datamaskinen. Kontroller at det er riktig melding, og les teksten, inkludert siterte svar. Også én valgt melding kan inneholde tidligere samtaler.
Kilde for denne delen: Google: laste ned og sende e-poster som vedlegg
Ikke anta at den nedlastede e-posten inneholder alle filene eller alt du ser i Gmail. Se gjennom den konkrete EML-filen. Hvis du ikke kan åpne den eller trygt skille ut unødvendig innhold, avtal en PDF med en merknad eller be leverandøren om en ny, frittstående melding.
Legg den kontrollerte filen ved en ny e-post
Opprett en ny melding i Gmail, fyll inn mottakerens adresse og velg den kontrollerte EML-filen med knappen for filvedlegg. Forklar i meldingsteksten hvorfor du legger ved originalmeldingen. Hvis dere også har avtalt en separat faktura, legger du ved PDF-en.
Kontroller mottakernes fullstendige adresser og vedleggene før du sender. Tilpass eksempelteksten nedenfor til den faktiske bestillingen og legg bare ved filene du nevner.
Kopier teksten inn i e-posten. Tilpass beskrivelsen av bestillingen og fillisten til det du faktisk sender.
Kilde for denne delen: Google: laste ned og sende e-poster som vedlegg
Overleveringen er ferdig når mottakeren kan åpne nødvendig bilag og den avtalte forklaringen. Hvis EML-filen ikke kan brukes, avtal en PDF med merknad eller en frittstående melding fra leverandøren. Ved problemer med størrelsen kan du bruke veiledningen om store vedlegg i Gmail.
Når du trenger et alternativ til EML
En EML gir sammenheng, ikke bevis på ekthet. Google advarer om at skanning av et EML-vedlegg ikke bekrefter at den oppgitte avsenderen faktisk sendte e-posten. Hvis meldingen er mistenkelig, sjekk den med leverandøren via en kontakt du allerede kjenner; ikke slå av beskyttelse for å åpne filen.
Konfidensiell modus kan hindre kopiering eller nedlasting av tekst og vedlegg. Hvis du ikke kan laste ned meldingen, be avsenderen om en kopi du har lov til å bruke og dele, eller avtal en annen måte å overlevere informasjonen på.
Hvis du ikke kan dele EML-filen trygt eller mottakeren ikke kan åpne den, gå tilbake til behovet: en separat PDF med forklaring eller en ny melding fra leverandøren.
Kilde for denne delen: Google: åpne og laste ned vedlegg og begrensninger for EML