Kom först överens om vad redovisningskonsulten behöver
Redovisningskonsulten kan behöva leverantörens förklaring utöver fakturan. Fråga om underlaget och din kommentar räcker, eller om ett visst originalmejl behöver läsas. Välj format efter svaret.
En PDF innehåller underlaget, en EML ett sparat mejl. Det är olika filer: att ändra filändelsen från .eml till .pdf gör inte ett mejl till en faktura.
| Vad mottagaren behöver | Vad du skickar | Vad du kontrollerar |
|---|---|---|
| Fakturan och en förklaring av vilken beställning den gäller | En läsbar PDF och en kort kommentar i ett nytt mejl | Kommentaren innehåller uppgiften som behövs och PDF-filen är rätt underlag. |
| Läsa ett visst originalmeddelande från leverantören | Det nedladdade meddelandet som EML, efter överenskommelse | Mottagaren har ett godkänt verktyg för att öppna filen; du får dela meddelandets innehåll. |
| Originalmeddelandet och själva fakturan | En EML och en separat PDF, efter överenskommelse | Mottagaren kommer åt båda filerna; du förlitar dig inte på att fakturan finns i EML-filen. |
Källa för detta avsnitt: Google: ladda ned och skicka mejl som bilagor
Exempel: en leverantör förklarar i ett mejl att fakturan gäller den andra delen av en beställning. Om redovisningskonsulten bara behöver den uppgiften kan du skriva den i en kommentar till PDF-filen. Om konsulten vill läsa förklaringen i originalmeddelandet kommer ni överens om att skicka en EML. Exemplet är påhittat.
Så laddar du ned det valda meddelandet från Gmail
Använd Gmail på en dator och följ Googles dokumenterade anvisningar. Öppna just det mejl du vill lämna över och använd meddelandets egen alternativmeny. Om tråden innehåller flera svar kontrollerar du innehållet för att se att rätt meddelande är öppet.
- Öppna Gmail i en webbläsare på datorn och öppna meddelandet med den förklaring som behövs till fakturan.
- Öppna meddelandets alternativmeny och välj Ladda ned meddelandet. Det är benämningen i Googles svenska hjälp; menyn kan se annorlunda ut.
- Leta upp EML-filen där webbläsaren sparar nedladdningar. Kontrollera innehållet enligt stegen nedan innan du bifogar filen i ett nytt mejl.
Källa för detta avsnitt: Google: ladda ned och skicka mejl som bilagor
Google erbjuder även Vidarebefordra som bilaga. Här laddar du först ned filen för att kunna granska den före utskick. För vanlig vidarebefordran finns en separat guide om att vidarebefordra ett visst Gmail-meddelande.
Öppna EML-filen och kontrollera innehållet
Enligt Google behöver du ett e-postprogram på datorn för att öppna en nedladdad EML. Fråga redovisningskonsulten om det godkända verktyget öppnar formatet. Filändelsen .eml garanterar inte i sig att filen går att använda i programmet.
Om du har ett lämpligt verktyg öppnar du filen på din dator. Kontrollera att det är rätt meddelande och läs texten, även citerade svar. Ett enda valt meddelande kan innehålla tidigare samtal.
Källa för detta avsnitt: Google: ladda ned och skicka mejl som bilagor
Utgå inte från att det nedladdade mejlet innehåller alla filer eller allt du ser i Gmail. Granska den faktiska EML-filen. Om du inte kan öppna den eller säkert skilja bort onödigt innehåll, kom överens om en PDF med en kommentar eller be leverantören om ett nytt, fristående meddelande.
Bifoga den kontrollerade filen i ett nytt mejl
Skapa ett nytt meddelande i Gmail, ange mottagarens adress och välj den kontrollerade EML-filen med knappen för att bifoga filer. Förklara i mejlets brödtext varför du bifogar originalmeddelandet. Om ni även har kommit överens om en separat faktura bifogar du dess PDF.
Kontrollera mottagarnas fullständiga adresser och de bifogade filerna före utskick. Anpassa exempeltexten nedan till den faktiska beställningen och bifoga bara de filer du nämner.
Kopiera texten till mejlets brödtext. Anpassa beskrivningen av beställningen och fillistan till det du faktiskt skickar.
Källa för detta avsnitt: Google: ladda ned och skicka mejl som bilagor
Överlämningen är klar när mottagaren kan öppna det underlag som behövs och den överenskomna förklaringen. Om EML-filen inte går att använda, kom överens om en PDF med en kommentar eller ett fristående meddelande från leverantören. Vid problem med filstorleken finns guiden om stora bilagor i Gmail.
När du behöver ett alternativ till EML
En EML ger sammanhang, inte bevis på äkthet. Google varnar för att en kontroll av en EML-bilaga inte bekräftar att den angivna avsändaren faktiskt skickade mejlet. Om meddelandet verkar misstänkt, kontrollera det med leverantören via en kontakt du redan känner till; stäng inte av skydd för att öppna filen.
Konfidentiellt läge kan hindra kopiering eller nedladdning av text och bilagor. Om du inte kan ladda ned meddelandet, be avsändaren om en kopia som du får använda och dela eller kom överens om ett annat sätt att lämna över informationen.
Om du inte kan dela EML-filen säkert eller mottagaren inte kan öppna den, återgå till vad som behövs: en separat PDF med förklaring eller ett nytt meddelande från leverantören.
Källa för detta avsnitt: Google: öppna och ladda ned bilagor samt begränsningar för EML