Spreek eerst af wat je boekhouder nodig heeft
Je boekhouder kan naast de factuur ook de uitleg van de leverancier nodig hebben. Vraag of het document met jouw toelichting voldoende is, of dat een specifiek oorspronkelijk bericht gelezen moet worden. Kies het formaat op basis van het antwoord.
Een PDF bevat het document; een EML is een opgeslagen e-mail. Het zijn verschillende bestanden: de extensie .eml veranderen in .pdf maakt van een e-mail geen factuur.
| Wat de ontvanger nodig heeft | Wat je verstuurt | Wat je controleert |
|---|---|---|
| De factuur en uitleg over de bijbehorende bestelling | Een leesbare PDF met een korte toelichting in een nieuwe e-mail | De toelichting bevat de benodigde informatie en de PDF is het juiste document. |
| Een specifiek oorspronkelijk bericht van de leverancier lezen | Na overleg het gedownloade bericht als EML | De ontvanger heeft een goedgekeurd programma om het bestand te openen; je mag de berichtinhoud delen. |
| Het oorspronkelijke bericht én de factuur zelf | Na overleg een EML en een afzonderlijke PDF | De ontvanger kan bij beide bestanden; je vertrouwt er niet op dat de factuur in de EML te vinden is. |
Bron bij dit onderdeel: Google: e-mails downloaden en als bijlagen versturen
Fictief voorbeeld: een leverancier legt in een e-mail uit dat de factuur over het tweede deel van een bestelling gaat. Heeft je boekhouder alleen die informatie nodig, dan kun je die in een toelichting bij de PDF zetten. Wil de boekhouder de uitleg in het oorspronkelijke bericht lezen, spreek dan af een EML te sturen.
Zo download je het gekozen bericht uit Gmail
Gebruik Gmail op een computer en volg de gedocumenteerde werkwijze van Google. Open de specifieke e-mail die je wilt delen en gebruik het eigen optiemenu van dat bericht. Bevat de conversatie meerdere antwoorden, controleer dan de inhoud om te zien of je het juiste bericht hebt geopend.
- Open Gmail in een browser op de computer en open het bericht met de benodigde uitleg over de factuur.
- Open het optiemenu van het bericht en kies Bericht downloaden. Zo heet de optie in de Nederlandse Google-help; het menu kan er anders uitzien.
- Zoek het gedownloade EML-bestand op de plek waar de browser bestanden opslaat. Controleer de inhoud zoals hieronder beschreven voordat je het aan een nieuwe e-mail toevoegt.
Bron bij dit onderdeel: Google: e-mails downloaden en als bijlagen versturen
Google biedt ook Doorsturen als bijlage. Hier download je het bestand eerst, zodat je het voor verzending kunt bekijken. Voor gewoon doorsturen gebruik je de aparte handleiding voor het doorsturen van één Gmail-bericht.
Open de EML en controleer de inhoud
Volgens Google heb je een e-mailprogramma op de computer nodig om een gedownloade EML te openen. Vraag je boekhouder of het goedgekeurde programma dit formaat kan openen. Alleen de extensie .eml garandeert niet dat het bestand in dat programma bruikbaar is.
Heb je een geschikt programma, open dan het gedownloade bestand op je computer. Controleer of het het juiste bericht is en lees de tekst, inclusief geciteerde antwoorden. Ook één gekozen bericht kan eerdere correspondentie bevatten.
Bron bij dit onderdeel: Google: e-mails downloaden en als bijlagen versturen
Ga er niet van uit dat een gedownloade e-mail alle bestanden bevat of alles wat je in Gmail ziet. Bekijk de daadwerkelijke EML. Kun je die niet openen of overbodige inhoud niet veilig scheiden, spreek dan een PDF met toelichting af of vraag de leverancier om een nieuw, afzonderlijk bericht.
Voeg het gecontroleerde bestand toe aan een nieuwe e-mail
Maak een nieuw bericht in Gmail, vul het adres van de ontvanger in en selecteer de gecontroleerde EML met de knop voor bestandsbijlagen. Leg in de berichttekst uit waarom je de oorspronkelijke e-mail meestuurt. Hebben jullie ook een afzonderlijke factuur afgesproken, voeg dan de PDF toe.
Controleer voor verzending de volledige adressen van de ontvangers en de bijgevoegde bestanden. Pas het voorbeeld hieronder aan de echte bestelling aan en voeg alleen de genoemde bestanden toe.
Kopieer de tekst naar het berichtgedeelte van de e-mail. Pas de beschrijving van de bestelling en de bestandslijst aan wat je daadwerkelijk verstuurt aan.
Bron bij dit onderdeel: Google: e-mails downloaden en als bijlagen versturen
De overdracht is afgerond wanneer de ontvanger het benodigde document en de afgesproken uitleg kan openen. Lukt het gebruik van de EML niet, spreek dan een PDF met toelichting of een afzonderlijk bericht van de leverancier af. Voor problemen met de bestandsgrootte is er de handleiding voor grote Gmail-bijlagen.
Wanneer je een alternatief voor EML nodig hebt
Een EML geeft context, geen bewijs van echtheid. Google waarschuwt dat het scannen van een EML-bijlage niet bevestigt dat de genoemde afzender de e-mail werkelijk heeft verstuurd. Controleer een verdacht bericht bij de leverancier via een al bekend contact; schakel geen beveiliging uit om het bestand te openen.
De vertrouwelijke modus kan het kopiëren of downloaden van tekst en bijlagen blokkeren. Kun je het bericht niet downloaden, vraag de afzender dan om een kopie die je mag gebruiken en delen, of spreek een andere overdrachtsmethode af.
Kun je de EML niet veilig delen of kan de ontvanger die niet openen, bespreek dan opnieuw wat nodig is: een afzonderlijke PDF met uitleg of een nieuw bericht van de leverancier.
Bron bij dit onderdeel: Google: bijlagen openen en downloaden en beperkingen van EML