Combine primeiro o que o contabilista deve receber
O contabilista pode precisar da explicação do fornecedor além da fatura. Pergunte se o documento e a sua nota são suficientes ou se precisa de ler um e-mail original específico. Escolha o formato de acordo com a resposta.
O PDF contém o documento; o EML é um e-mail guardado. São ficheiros diferentes: mudar a extensão de .eml para .pdf não transforma um e-mail numa fatura.
| O que o destinatário precisa | O que enviar | O que verificar |
|---|---|---|
| A fatura e uma explicação da encomenda a que pertence | Um PDF legível e uma nota breve num novo e-mail | A nota contém a informação necessária e o PDF é o documento correto. |
| Ler uma mensagem original específica do fornecedor | A mensagem transferida em EML, após acordo | O destinatário tem uma ferramenta aprovada para abrir o ficheiro; pode partilhar o conteúdo da mensagem. |
| A mensagem original e a própria fatura | Um EML e um PDF separado, após acordo | O destinatário consegue aceder aos dois ficheiros; não depende de encontrar a fatura dentro do EML. |
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Exemplo ilustrativo: o fornecedor explica num e-mail que a fatura corresponde à segunda parte da encomenda. Se o contabilista só precisa dessa informação, pode incluí-la numa nota junto ao PDF. Se pretende ler a explicação na mensagem original, combine o envio em EML.
Como transferir a mensagem escolhida do Gmail
Utilize o Gmail num computador e siga o procedimento documentado pela Google. Abra o e-mail específico que pretende enviar e utilize o menu de opções dessa mensagem. Se a conversa tiver várias respostas, verifique o conteúdo para confirmar que abriu a mensagem certa.
- Abra o Gmail num navegador no computador e abra a mensagem com a explicação necessária para a fatura.
- Abra o menu de opções da mensagem e escolha Transferir mensagem. É a designação na ajuda da Google em português; o aspeto do menu pode variar.
- Localize o EML transferido na pasta onde o navegador guarda os ficheiros. Antes de o anexar a um novo e-mail, verifique o conteúdo seguindo as indicações abaixo.
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A Google também disponibiliza Encaminhar como anexo. Aqui, transfere primeiro o ficheiro para o poder examinar antes de enviar. Para um encaminhamento normal, consulte o guia sobre como encaminhar uma mensagem específica no Gmail.
Abra o EML e verifique o conteúdo
Segundo a Google, é necessária uma aplicação de correio para computador para abrir um EML transferido. Pergunte ao contabilista se a sua ferramenta aprovada abre este formato. A extensão .eml, por si só, não garante que o ficheiro seja utilizável no programa dele.
Se tiver uma ferramenta adequada, abra o ficheiro no seu computador. Confirme que é a mensagem certa e leia o texto, incluindo as respostas citadas. Mesmo uma única mensagem pode conter partes de uma conversa anterior.
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Não presuma que o e-mail transferido contém todos os ficheiros ou tudo o que vê no Gmail. Examine o EML concreto. Se não conseguir abri-lo ou separar em segurança o conteúdo desnecessário, combine um PDF com uma nota ou peça ao fornecedor uma nova mensagem independente.
Anexe o ficheiro verificado a um novo e-mail
Crie uma nova mensagem no Gmail, introduza o endereço do destinatário e utilize o botão para anexar ficheiros para selecionar o EML verificado. Explique no corpo do e-mail por que motivo inclui a mensagem original. Se combinaram também a fatura em separado, anexe o respetivo PDF.
Antes de enviar, verifique os endereços completos dos destinatários e os ficheiros anexados. Adapte o exemplo abaixo à encomenda real e anexe apenas os ficheiros que menciona.
Copie o texto para o corpo do e-mail. Adapte a descrição da encomenda e a lista de ficheiros ao que realmente envia.
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A entrega fica concluída quando o destinatário consegue abrir o documento necessário e a explicação combinada. Se não conseguir utilizar o EML, combine um PDF com uma nota ou uma mensagem independente do fornecedor. Para problemas de tamanho, consulte o guia sobre anexos grandes no Gmail.
Quando precisa de uma alternativa ao EML
O EML transmite contexto, não uma prova de autenticidade. A Google avisa que a análise de um anexo EML não confirma que o remetente indicado tenha realmente enviado o e-mail. Se a mensagem for suspeita, confirme-a com o fornecedor através de um contacto que já conhece; não desative proteções para abrir o ficheiro.
O modo confidencial pode impedir a cópia ou a transferência de texto e anexos. Se não conseguir transferir a mensagem, peça ao remetente uma cópia que esteja autorizado a utilizar e a partilhar, ou combine outra forma de entrega.
Se não puder partilhar o EML em segurança ou o destinatário não o conseguir abrir, volte ao que ele precisa: um PDF separado com uma explicação ou uma nova mensagem do fornecedor.
Fonte desta secção: Google: abrir e transferir anexos e limitações do EML