Nejdřív se domluvte, co má účetní dostat
Účetní může k faktuře potřebovat také vysvětlení od dodavatele. Nejdřív se domluvte: stačí doklad a vaše poznámka, nebo potřebuje přečíst konkrétní původní e-mail? Podle odpovědi vyberte formát.
PDF obsahuje doklad, EML uložený e-mail. Jde o dva různé soubory: přejmenováním přípony .eml na .pdf z e-mailu fakturu neuděláte.
| Co příjemce potřebuje | Co předat | Co si ověřit |
|---|---|---|
| Fakturu a vysvětlení, ke které objednávce patří | Čitelné PDF a krátkou poznámku v novém e-mailu | Poznámka obsahuje potřebný údaj a PDF je správný doklad. |
| Přečíst konkrétní původní zprávu od dodavatele | Po dohodě staženou zprávu jako EML | Příjemce má schválený nástroj, kterým soubor otevře; obsah zprávy můžete sdílet. |
| Původní zprávu i samotnou fakturu | Po dohodě EML a samostatné PDF | Příjemce se dostane k oběma souborům; nespoléháte na to, že fakturu najde uvnitř EML. |
Zdroj k této části: Google: stahování a posílání e-mailů jako příloh
Modelový příklad: dodavatel v e-mailu vysvětluje, že faktura patří k druhé části objednávky. Pokud účetní potřebuje jen tuto informaci, můžete ji uvést v poznámce k PDF. Pokud si chce přečíst dodavatelovo vysvětlení v původní zprávě, domluvte se na EML.
Jak stáhnout vybranou zprávu z Gmailu
Zprávu stáhněte v Gmailu na počítači podle postupu v nápovědě Googlu. Otevřete konkrétní e-mail, který chcete předat, a použijte nabídku možností přímo u něj. Pokud je ve vlákně více odpovědí, podle obsahu ověřte, že jste otevřeli správnou zprávu.
- V Gmailu v prohlížeči na počítači otevřete zprávu s potřebným vysvětlením k faktuře.
- Otevřete její nabídku možností a zvolte Stáhnout zprávu. Toto označení uvádí česká nápověda Googlu; podoba nabídky se může lišit.
- Stažený soubor EML najděte v místě, kam prohlížeč ukládá soubory. Před přiložením k nové zprávě zkontrolujte jeho obsah podle následujícího postupu.
Zdroj k této části: Google: stahování a posílání e-mailů jako příloh
Google nabízí také Přeposlat jako přílohu. Zde nejprve stáhnete soubor, abyste ho mohli před odesláním prohlédnout. Pro běžné přeposlání využijte samostatný návod k přeposlání konkrétní zprávy v Gmailu.
Otevřete EML a zkontrolujte jeho obsah
Podle Googlu potřebujete k otevření staženého EML poštovní aplikaci pro počítač. Zeptejte se účetní, zda tento formát otevře ve svém schváleném nástroji. Samotná přípona .eml nezaručuje, že soubor bude v jejím programu použitelný.
Pokud takový nástroj máte, otevřete stažený soubor na svém počítači. Ověřte, že jde o správnou zprávu, a přečtěte její text včetně citovaných odpovědí. I jedna vybraná zpráva může obsahovat starší konverzaci.
Zdroj k této části: Google: stahování a posílání e-mailů jako příloh
Nespoléhejte na to, že stažený e-mail obsahuje všechny soubory nebo vše, co vidíte v Gmailu. Prohlédněte konkrétní EML. Jestli ho nemůžete otevřít nebo z něj nejde bezpečně oddělit nepotřebný obsah, domluvte se na PDF s poznámkou nebo požádejte dodavatele o novou samostatnou zprávu.
Přiložte zkontrolovaný soubor k novému e-mailu
V Gmailu vytvořte novou zprávu, vyplňte adresu příjemce a přes Připojit soubory vyberte zkontrolovaný EML. Do těla e-mailu napište, proč původní zprávu přikládáte. Pokud jste se domluvili i na samostatné faktuře, připojte její PDF.
Před odesláním zkontrolujte celé adresy příjemců i přiložené soubory. Modelový text níže upravte podle skutečné objednávky a přiložte jen soubory, které v něm uvádíte.
Zkopírujte text do těla e-mailu. Upravte popis objednávky a seznam souborů podle toho, co skutečně posíláte.
Zdroj k této části: Google: stahování a posílání e-mailů jako příloh
Předání je hotové, když příjemce otevře potřebný doklad i dohodnuté vysvětlení. Pokud nemůže EML použít, domluvte se na PDF s poznámkou nebo na samostatné zprávě od dodavatele. Při potížích s velikostí příloh využijte navazující návod pro velké přílohy v Gmailu.
Kdy potřebujete jinou cestu než EML
EML slouží k předání kontextu, ne jako důkaz pravosti zprávy. Google upozorňuje, že kontrola EML přílohy nepotvrzuje, že e-mail skutečně poslal uvedený odesílatel. Pokud je zpráva podezřelá, ověřte ji u dodavatele přes kontakt, který už znáte; nevypínejte ochrany kvůli otevření souboru.
V důvěrném režimu může být kopírování nebo stahování textu a příloh zakázané. Pokud zprávu nemůžete stáhnout, požádejte odesílatele o kopii, kterou smíte použít a předat, nebo se domluvte na jiném způsobu předání.
Pokud EML nemůžete bezpečně předat nebo ho příjemce neotevře, vraťte se k dohodě o tom, co potřebuje: samostatné PDF s vysvětlením, nebo novou zprávu od dodavatele.
Zdroj k této části: Google: otevírání a stahování příloh a omezení EML