Acuerda primero qué necesita tu asesor
Tu asesor puede necesitar la explicación del proveedor además de la factura. Pregúntale si bastan el documento y tu nota o si necesita leer un correo original concreto. Elige el formato según su respuesta.
El PDF contiene el documento; el EML es un correo guardado. Son archivos distintos: cambiar la extensión .eml por .pdf no convierte un correo en una factura.
| Qué necesita el destinatario | Qué enviar | Qué comprobar |
|---|---|---|
| La factura y una explicación del pedido al que corresponde | Un PDF legible y una nota breve en un correo nuevo | La nota incluye el dato necesario y el PDF es el documento correcto. |
| Leer un mensaje original concreto del proveedor | El mensaje descargado en EML, previo acuerdo | El destinatario tiene una herramienta autorizada para abrirlo y puedes compartir el contenido del mensaje. |
| El mensaje original y la propia factura | Un EML y un PDF independiente, previo acuerdo | El destinatario puede acceder a ambos archivos; no dependes de que encuentre la factura dentro del EML. |
Fuente de esta sección: Google: descargar y enviar correos como archivos adjuntos
Ejemplo ficticio: el proveedor explica por correo que la factura corresponde a la segunda parte del pedido. Si tu asesor solo necesita ese dato, puedes incluirlo en una nota junto al PDF. Si quiere leer la explicación en el mensaje original, acordad el envío en EML.
Cómo descargar el mensaje elegido de Gmail
Utiliza Gmail en un ordenador y sigue el procedimiento documentado por Google. Abre el correo concreto que quieres enviar y usa el menú de opciones de ese mensaje. Si la conversación incluye varias respuestas, revisa el contenido para comprobar que has abierto el mensaje correcto.
- Abre Gmail en el navegador de un ordenador y entra en el mensaje que contiene la explicación necesaria para la factura.
- Abre su menú de opciones y elige Descargar mensaje. Es el nombre que aparece en la ayuda de Google en español; el aspecto del menú puede variar.
- Busca el EML descargado donde el navegador guarda los archivos. Antes de adjuntarlo a un correo nuevo, revisa su contenido con el procedimiento siguiente.
Fuente de esta sección: Google: descargar y enviar correos como archivos adjuntos
Google también ofrece Reenviar como archivo adjunto. Aquí descargas primero el archivo para revisarlo antes de enviarlo. Para un reenvío normal, consulta la guía sobre cómo reenviar un mensaje concreto en Gmail.
Abre el EML y revisa su contenido
Según Google, necesitas una aplicación de correo para ordenador para abrir un EML descargado. Pregunta a tu asesor si su herramienta autorizada abre este formato. La extensión .eml por sí sola no garantiza que el archivo funcione en su programa.
Si tienes una herramienta adecuada, abre el archivo descargado en tu ordenador. Comprueba que es el mensaje correcto y lee el texto, incluidas las respuestas citadas. Incluso un solo mensaje puede contener conversaciones anteriores.
Fuente de esta sección: Google: descargar y enviar correos como archivos adjuntos
No des por hecho que el correo descargado incluye todos los archivos o todo lo que ves en Gmail. Revisa el EML concreto. Si no puedes abrirlo o separar con seguridad el contenido innecesario, acordad un PDF con una nota o pide al proveedor un mensaje nuevo e independiente.
Adjunta el archivo revisado a un correo nuevo
Crea un mensaje nuevo en Gmail, introduce la dirección del destinatario y utiliza el botón para adjuntar archivos para seleccionar el EML revisado. Explica en el cuerpo del correo por qué incluyes el mensaje original. Si habéis acordado enviar también la factura por separado, adjunta su PDF.
Antes de enviar, comprueba las direcciones completas de los destinatarios y los archivos adjuntos. Adapta el ejemplo siguiente al pedido real y adjunta solo los archivos que menciones.
Copia el texto en el cuerpo del correo. Adapta la descripción del pedido y la lista de archivos a lo que realmente envías.
Fuente de esta sección: Google: descargar y enviar correos como archivos adjuntos
La entrega queda completada cuando el destinatario puede abrir el documento necesario y la explicación acordada. Si no puede utilizar el EML, acordad un PDF con una nota o un mensaje independiente del proveedor. Si el problema es el tamaño de los adjuntos, consulta la guía sobre archivos grandes en Gmail.
Cuándo necesitas una alternativa al EML
El EML aporta contexto, no una prueba de autenticidad. Google advierte que analizar un adjunto EML no confirma que el remitente indicado haya enviado realmente el correo. Si el mensaje es sospechoso, compruébalo con el proveedor mediante un contacto que ya conozcas; no desactives las protecciones para abrir el archivo.
El modo confidencial puede impedir copiar o descargar el texto y los adjuntos. Si no puedes descargar el mensaje, pide al remitente una copia que tengas permiso para utilizar y compartir, o acordad otra forma de entrega.
Si no puedes compartir el EML de forma segura o el destinatario no lo abre, vuelve a lo que necesita: un PDF independiente con una explicación o un mensaje nuevo del proveedor.
Fuente de esta sección: Google: abrir y descargar adjuntos y limitaciones del EML