Najprv sa dohodnite, čo má účtovníčka dostať
Účtovníčka môže k faktúre potrebovať aj vysvetlenie od dodávateľa. Najprv sa dohodnite: stačí doklad a vaša poznámka, alebo potrebuje prečítať konkrétny pôvodný e-mail? Podľa odpovede vyberte formát.
PDF obsahuje doklad, EML uložený e-mail. Sú to dva rôzne súbory: zmenou prípony .eml na .pdf z e-mailu faktúru neurobíte.
| Čo príjemca potrebuje | Čo odovzdať | Čo si overiť |
|---|---|---|
| Faktúru a vysvetlenie, ku ktorej objednávke patrí | Čitateľné PDF a krátku poznámku v novom e-maile | Poznámka obsahuje potrebný údaj a PDF je správny doklad. |
| Prečítať konkrétnu pôvodnú správu od dodávateľa | Po dohode stiahnutú správu ako EML | Príjemca má schválený nástroj na otvorenie súboru; obsah správy môžete zdieľať. |
| Pôvodnú správu aj samotnú faktúru | Po dohode EML a samostatné PDF | Príjemca sa dostane k obom súborom; nespoliehate sa, že faktúru nájde v EML. |
Zdroj k tejto časti: Google: sťahovanie a posielanie e-mailov ako príloh
Modelový príklad: dodávateľ v e-maile vysvetľuje, že faktúra patrí k druhej časti objednávky. Ak účtovníčka potrebuje len túto informáciu, môžete ju uviesť v poznámke k PDF. Ak si chce prečítať dodávateľovo vysvetlenie v pôvodnej správe, dohodnite sa na EML.
Ako stiahnuť vybranú správu z Gmailu
Správu stiahnite v Gmaili na počítači podľa postupu v pomocníkovi Googlu. Otvorte konkrétny e-mail, ktorý chcete odovzdať, a použite ponuku možností priamo pri ňom. Ak je vo vlákne viac odpovedí, podľa obsahu overte, že ste otvorili správnu správu.
- V Gmaili v prehliadači na počítači otvorte správu s potrebným vysvetlením k faktúre.
- Otvorte jej ponuku možností a zvoľte Stiahnuť správu. Toto označenie uvádza slovenský pomocník Googlu; ponuka môže vyzerať inak.
- Stiahnutý súbor EML nájdite tam, kam prehliadač ukladá súbory. Pred priložením k novému e-mailu skontrolujte jeho obsah podľa nasledujúceho postupu.
Zdroj k tejto časti: Google: sťahovanie a posielanie e-mailov ako príloh
Google ponúka aj Preposlať ako prílohu. Tu najprv stiahnete súbor, aby ste ho mohli pred odoslaním prezrieť. Na bežné preposlanie využite samostatný návod na preposlanie konkrétnej správy v Gmaili.
Otvorte EML a skontrolujte jeho obsah
Podľa Googlu potrebujete na otvorenie stiahnutého EML poštovú aplikáciu pre počítač. Spýtajte sa účtovníčky, či tento formát otvorí vo svojom schválenom nástroji. Samotná prípona .eml nezaručuje, že súbor bude v jej programe použiteľný.
Ak vhodný nástroj máte, otvorte stiahnutý súbor na svojom počítači. Overte, že ide o správnu správu, a prečítajte jej text vrátane citovaných odpovedí. Aj jedna vybraná správa môže obsahovať staršiu konverzáciu.
Zdroj k tejto časti: Google: sťahovanie a posielanie e-mailov ako príloh
Nespoliehajte sa, že stiahnutý e-mail obsahuje všetky súbory alebo všetko, čo vidíte v Gmaili. Prezrite konkrétny EML. Ak ho nemôžete otvoriť alebo z neho nejde bezpečne oddeliť nepotrebný obsah, dohodnite sa na PDF s poznámkou alebo požiadajte dodávateľa o novú samostatnú správu.
Priložte skontrolovaný súbor k novému e-mailu
V Gmaili vytvorte novú správu, vyplňte adresu príjemcu a cez tlačidlo na priloženie súborov vyberte skontrolovaný EML. Do tela e-mailu napíšte, prečo pôvodnú správu prikladáte. Ak ste sa dohodli aj na samostatnej faktúre, priložte jej PDF.
Pred odoslaním skontrolujte celé adresy príjemcov aj priložené súbory. Modelový text nižšie upravte podľa skutočnej objednávky a priložte len súbory, ktoré v ňom uvádzate.
Skopírujte text do tela e-mailu. Upravte opis objednávky a zoznam súborov podľa toho, čo skutočne posielate.
Zdroj k tejto časti: Google: sťahovanie a posielanie e-mailov ako príloh
Odovzdanie je hotové, keď príjemca otvorí potrebný doklad aj dohodnuté vysvetlenie. Ak nemôže EML použiť, dohodnite sa na PDF s poznámkou alebo na samostatnej správe od dodávateľa. Pri problémoch s veľkosťou príloh využite nadväzujúci návod pre veľké prílohy v Gmaili.
Kedy potrebujete inú cestu než EML
EML slúži na odovzdanie kontextu, nie ako dôkaz pravosti správy. Google upozorňuje, že kontrola EML prílohy nepotvrdzuje, že e-mail skutočne poslal uvedený odosielateľ. Ak je správa podozrivá, overte ju u dodávateľa cez kontakt, ktorý už poznáte; nevypínajte ochrany kvôli otvoreniu súboru.
V dôvernom režime môže byť kopírovanie alebo sťahovanie textu a príloh zakázané. Ak správu nemôžete stiahnuť, požiadajte odosielateľa o kópiu, ktorú smiete použiť a odovzdať, alebo sa dohodnite na inom spôsobe odovzdania.
Ak EML nemôžete bezpečne odovzdať alebo ho príjemca neotvorí, vráťte sa k dohode o tom, čo potrebuje: samostatné PDF s vysvetlením alebo novú správu od dodávateľa.
Zdroj k tejto časti: Google: otváranie a sťahovanie príloh a obmedzenia EML