Concorda prima cosa deve ricevere il commercialista
Oltre alla fattura, il commercialista potrebbe aver bisogno della spiegazione del fornitore. Chiedi se bastano il documento e una tua nota oppure se deve leggere una specifica email originale. Scegli il formato in base alla risposta.
Il PDF contiene il documento, l’EML un’email salvata. Sono file diversi: cambiare l’estensione da .eml a .pdf non trasforma un’email in una fattura.
| Cosa serve al destinatario | Cosa inviare | Cosa verificare |
|---|---|---|
| La fattura e una spiegazione dell’ordine a cui si riferisce | Un PDF leggibile e una breve nota in una nuova email | La nota contiene l’informazione necessaria e il PDF è il documento corretto. |
| Leggere uno specifico messaggio originale del fornitore | Il messaggio scaricato come EML, previo accordo | Il destinatario dispone di uno strumento approvato per aprirlo e puoi condividere il contenuto del messaggio. |
| Il messaggio originale e la fattura stessa | Un EML e un PDF separato, previo accordo | Il destinatario può accedere a entrambi i file; non conti sul fatto che trovi la fattura nell’EML. |
Fonte per questa sezione: Google: scaricare e inviare email come allegati
Esempio illustrativo: il fornitore spiega in un’email che la fattura riguarda la seconda parte dell’ordine. Se al commercialista serve solo questa informazione, puoi inserirla in una nota insieme al PDF. Se vuole leggere la spiegazione nel messaggio originale, concorda l’invio dell’EML.
Come scaricare il messaggio scelto da Gmail
Usa Gmail su un computer e segui la procedura documentata da Google. Apri l’email specifica che vuoi inviare e usa il menu delle opzioni di quel messaggio. Se la conversazione contiene più risposte, controlla il contenuto per verificare di aver aperto il messaggio giusto.
- Apri Gmail nel browser di un computer e poi il messaggio con la spiegazione necessaria per la fattura.
- Apri il suo menu delle opzioni e scegli Scarica messaggio. È il nome riportato nella guida Google in italiano; l’aspetto del menu può variare.
- Trova il file EML nella cartella in cui il browser salva i download. Prima di allegarlo a una nuova email, controllane il contenuto seguendo i passaggi qui sotto.
Fonte per questa sezione: Google: scaricare e inviare email come allegati
Google offre anche Inoltra come allegato. Qui scarichi prima il file per poterlo esaminare prima dell’invio. Per un normale inoltro, consulta la guida dedicata all’inoltro di un singolo messaggio Gmail.
Apri l’EML e controlla il contenuto
Secondo Google, per aprire un EML scaricato serve un’applicazione di posta per computer. Chiedi al commercialista se il suo strumento approvato apre questo formato. La sola estensione .eml non garantisce che il file sia utilizzabile nel suo programma.
Se hai uno strumento adatto, apri il file scaricato sul tuo computer. Verifica che sia il messaggio giusto e leggi il testo, comprese le risposte citate. Anche un solo messaggio può contenere conversazioni precedenti.
Fonte per questa sezione: Google: scaricare e inviare email come allegati
Non dare per scontato che l’email scaricata contenga tutti i file o tutto ciò che vedi in Gmail. Esamina l’EML concreto. Se non puoi aprirlo o separare in sicurezza il contenuto superfluo, concorda un PDF con una nota oppure chiedi al fornitore un nuovo messaggio autonomo.
Allega il file controllato a una nuova email
Crea un nuovo messaggio in Gmail, inserisci l’indirizzo del destinatario e usa il pulsante per allegare file per selezionare l’EML controllato. Spiega nel corpo dell’email perché alleghi il messaggio originale. Se avete concordato anche la fattura separata, allega il relativo PDF.
Prima di inviare, controlla gli indirizzi completi dei destinatari e i file allegati. Adatta l’esempio seguente all’ordine reale e allega solo i file che menzioni.
Copia il testo nel corpo dell’email. Adatta la descrizione dell’ordine e l’elenco dei file a ciò che invii davvero.
Fonte per questa sezione: Google: scaricare e inviare email come allegati
La consegna è completa quando il destinatario può aprire il documento necessario e la spiegazione concordata. Se non può usare l’EML, concorda un PDF con una nota o un messaggio autonomo del fornitore. Per problemi di dimensione, consulta la guida agli allegati troppo grandi in Gmail.
Quando serve un’alternativa all’EML
L’EML fornisce il contesto, non una prova di autenticità. Google avverte che la scansione di un allegato EML non conferma che il mittente indicato abbia realmente inviato l’email. Se il messaggio è sospetto, verifica con il fornitore tramite un contatto già noto; non disattivare le protezioni per aprire il file.
La modalità riservata può impedire di copiare o scaricare testo e allegati. Se non puoi scaricare il messaggio, chiedi al mittente una copia che sei autorizzato a usare e condividere oppure concorda un’altra modalità di consegna.
Se non puoi condividere l’EML in sicurezza o il destinatario non riesce ad aprirlo, torna alle sue esigenze: un PDF separato con una spiegazione oppure un nuovo messaggio del fornitore.
Fonte per questa sezione: Google: aprire e scaricare allegati e limiti del formato EML