Sovi ensin, mitä kirjanpitäjä tarvitsee
Kirjanpitäjä voi tarvita laskun lisäksi toimittajan selityksen. Kysy ensin, riittävätkö tosite ja oma selityksesi vai tarvitseeko hänen lukea tietty alkuperäinen sähköposti. Valitse tiedostomuoto vastauksen perusteella.
PDF sisältää tositteen, EML tallennetun sähköpostin. Ne ovat eri tiedostoja: tiedostopäätteen muuttaminen .eml:stä .pdf:ksi ei tee sähköpostista laskua.
| Mitä vastaanottaja tarvitsee | Mitä lähetät | Mitä tarkistat |
|---|---|---|
| Laskun ja selityksen siitä, mihin tilaukseen se kuuluu | Luettavan PDF:n ja lyhyen selityksen uudessa sähköpostissa | Selitys sisältää tarvittavan tiedon ja PDF on oikea tosite. |
| Mahdollisuuden lukea tietty alkuperäinen viesti toimittajalta | Sopimuksen mukaan ladatun viestin EML-tiedostona | Vastaanottajalla on hyväksytty ohjelma tiedoston avaamiseen; viestin sisällön saa jakaa. |
| Alkuperäisen viestin ja itse laskun | Sopimuksen mukaan EML:n ja erillisen PDF:n | Vastaanottaja pääsee molempiin tiedostoihin; et luota siihen, että lasku löytyy EML:n sisältä. |
Tämän osion lähde: Google: sähköpostien lataaminen ja lähettäminen liitteinä
Kuvitteellinen esimerkki: toimittaja kertoo sähköpostissa, että lasku koskee tilauksen toista osaa. Jos kirjanpitäjä tarvitsee vain tämän tiedon, voit kirjoittaa sen PDF:n mukaan lähetettävään selitykseen. Jos hän haluaa lukea selityksen alkuperäisestä viestistä, sopikaa EML:n lähettämisestä.
Näin lataat valitun viestin Gmailista
Käytä Gmailia tietokoneella ja noudata Googlen dokumentoimaa ohjetta. Avaa juuri se sähköposti, jonka haluat luovuttaa, ja käytä kyseisen viestin omaa valikkoa. Jos ketjussa on useita vastauksia, tarkista sisällöstä, että olet avannut oikean viestin.
- Avaa Gmail tietokoneen selaimessa ja avaa viesti, jossa on laskuun tarvittava selitys.
- Avaa viestin valikko ja valitse Lataa viesti. Tätä nimeä käytetään Googlen suomenkielisessä ohjeessa; valikon ulkoasu voi vaihdella.
- Etsi ladattu EML-tiedosto kansiosta, johon selain tallentaa tiedostot. Tarkista sen sisältö alla olevien ohjeiden mukaan ennen kuin liität sen uuteen sähköpostiin.
Tämän osion lähde: Google: sähköpostien lataaminen ja lähettäminen liitteinä
Google tarjoaa myös toiminnon Lähetä edelleen liitteenä. Tässä lataat tiedoston ensin, jotta voit tarkistaa sen ennen lähettämistä. Tavalliseen edelleenlähetykseen voit käyttää erillistä ohjetta yhden Gmail-viestin lähettämisestä edelleen.
Avaa EML ja tarkista sisältö
Googlen mukaan ladatun EML:n avaamiseen tarvitaan tietokoneen sähköpostiohjelma. Kysy kirjanpitäjältä, avaako hänen hyväksytty ohjelmansa tämän tiedostomuodon. Pelkkä .eml-pääte ei takaa, että tiedosto toimii hänen ohjelmassaan.
Jos sinulla on sopiva ohjelma, avaa ladattu tiedosto omalla tietokoneellasi. Tarkista, että kyseessä on oikea viesti, ja lue teksti myös lainattujen vastausten osalta. Yksikin valittu viesti voi sisältää aiempaa keskustelua.
Tämän osion lähde: Google: sähköpostien lataaminen ja lähettäminen liitteinä
Älä oleta, että ladattu sähköposti sisältää kaikki tiedostot tai kaiken Gmailissa näkyvän. Tarkista juuri kyseinen EML. Jos et voi avata sitä tai erottaa tarpeetonta sisältöä turvallisesti, sovi PDF:stä ja selityksestä tai pyydä toimittajalta uusi, erillinen viesti.
Liitä tarkistettu tiedosto uuteen sähköpostiin
Luo Gmailissa uusi viesti, kirjoita vastaanottajan osoite ja valitse tarkistettu EML tiedostojen liittämiseen tarkoitetulla painikkeella. Kerro viestin tekstissä, miksi liität mukaan alkuperäisen sähköpostin. Jos olette sopineet myös erillisestä laskusta, liitä sen PDF.
Tarkista vastaanottajien täydelliset osoitteet ja liitetiedostot ennen lähettämistä. Muokkaa alla oleva esimerkki todellisen tilauksen mukaiseksi ja liitä vain mainitsemasi tiedostot.
Kopioi teksti sähköpostin viestikenttään. Muokkaa tilauksen kuvaus ja tiedostoluettelo vastaamaan sitä, mitä todella lähetät.
Tämän osion lähde: Google: sähköpostien lataaminen ja lähettäminen liitteinä
Luovutus on valmis, kun vastaanottaja voi avata tarvittavan tositteen ja sovitun selityksen. Jos EML ei ole käytettävissä, sovi PDF:stä ja selityksestä tai erillisestä toimittajan viestistä. Liitteiden kokoon liittyviin ongelmiin voit käyttää suuria Gmail-liitteitä koskevaa ohjetta.
Milloin tarvitset vaihtoehdon EML:lle
EML antaa taustatietoa, ei todista viestin aitoutta. Google varoittaa, ettei EML-liitteen tarkistus vahvista, että ilmoitettu lähettäjä todella lähetti sähköpostin. Jos viesti on epäilyttävä, tarkista asia toimittajalta ennestään tuntemasi yhteystiedon kautta; älä poista suojauksia käytöstä tiedoston avaamiseksi.
Luottamuksellinen tila voi estää tekstin ja liitteiden kopioinnin tai lataamisen. Jos et voi ladata viestiä, pyydä lähettäjältä kopio, jota saat käyttää ja jakaa, tai sovi toisesta luovutustavasta.
Jos et voi jakaa EML:ää turvallisesti tai vastaanottaja ei voi avata sitä, palaa hänen tarpeeseensa: erillinen PDF selityksineen tai uusi viesti toimittajalta.
Tämän osion lähde: Google: liitteiden avaaminen ja lataaminen sekä EML:n rajoitukset