Convenez d’abord de ce que le comptable doit recevoir
Votre comptable peut avoir besoin de l’explication du fournisseur en plus de la facture. Demandez-lui si la pièce et votre note suffisent, ou s’il doit lire un e-mail d’origine précis. Choisissez le format en fonction de sa réponse.
Le PDF contient la pièce, l’EML un e-mail enregistré. Ce sont deux fichiers différents : remplacer l’extension .eml par .pdf ne transforme pas un e-mail en facture.
| Besoin du destinataire | Éléments à transmettre | Points à vérifier |
|---|---|---|
| La facture et une explication de la commande concernée | Un PDF lisible et une courte note dans un nouvel e-mail | La note fournit l’information nécessaire et le PDF est la bonne pièce. |
| Lire un message d’origine précis du fournisseur | Le message téléchargé au format EML, après accord | Le destinataire dispose d’un outil autorisé pour ouvrir le fichier ; vous pouvez partager le contenu du message. |
| Le message d’origine et la facture elle-même | Un EML et un PDF séparé, après accord | Le destinataire peut accéder aux deux fichiers ; vous ne comptez pas sur la présence de la facture dans l’EML. |
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Exemple fictif : le fournisseur explique par e-mail que la facture concerne la deuxième partie de la commande. Si votre comptable n’a besoin que de cette information, ajoutez-la dans une note accompagnant le PDF. S’il souhaite lire l’explication dans le message d’origine, convenez d’un envoi au format EML.
Comment télécharger le message choisi depuis Gmail
Utilisez Gmail sur ordinateur et suivez la procédure documentée par Google. Ouvrez l’e-mail précis que vous souhaitez transmettre et utilisez le menu d’options de ce message. Si la conversation contient plusieurs réponses, vérifiez le contenu pour vous assurer d’avoir ouvert le bon message.
- Dans Gmail, ouvert dans un navigateur sur ordinateur, ouvrez le message contenant l’explication nécessaire pour la facture.
- Ouvrez son menu d’options et choisissez Télécharger le message. C’est le libellé de l’aide Google en français ; l’apparence du menu peut varier.
- Retrouvez le fichier EML dans le dossier où votre navigateur enregistre les téléchargements. Avant de le joindre à un nouvel e-mail, vérifiez son contenu comme indiqué ci-dessous.
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Google propose aussi Transférer en tant que pièce jointe. Ici, vous téléchargez d’abord le fichier pour pouvoir l’examiner avant l’envoi. Pour un transfert classique, consultez le guide consacré au transfert d’un message précis dans Gmail.
Ouvrez l’EML et vérifiez son contenu
Selon Google, l’ouverture d’un EML téléchargé nécessite une application de messagerie sur ordinateur. Demandez à votre comptable si son outil autorisé ouvre ce format. L’extension .eml ne garantit pas, à elle seule, que le fichier sera utilisable dans son logiciel.
Si vous disposez d’un outil adapté, ouvrez le fichier sur votre ordinateur. Vérifiez qu’il s’agit du bon message et lisez son texte, y compris les réponses citées. Même un seul message peut contenir des échanges antérieurs.
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Ne supposez pas que l’e-mail téléchargé contient tous les fichiers ou tout ce que vous voyez dans Gmail. Examinez l’EML lui-même. Si vous ne pouvez pas l’ouvrir ou isoler sans risque le contenu utile, convenez d’un PDF accompagné d’une note ou demandez au fournisseur un nouveau message distinct.
Joignez le fichier vérifié à un nouvel e-mail
Créez un nouveau message dans Gmail, saisissez l’adresse du destinataire et utilisez le bouton d’ajout de pièces jointes pour sélectionner l’EML vérifié. Expliquez dans le corps du message pourquoi vous joignez l’e-mail d’origine. Si vous avez convenu de transmettre aussi la facture séparément, ajoutez son PDF.
Avant l’envoi, vérifiez les adresses complètes des destinataires et les fichiers joints. Adaptez l’exemple ci-dessous à la commande réelle et ne joignez que les fichiers mentionnés.
Copiez ce texte dans le corps de l’e-mail. Adaptez la description de la commande et la liste des fichiers à votre envoi réel.
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La transmission est terminée lorsque le destinataire peut ouvrir la pièce nécessaire et l’explication convenue. S’il ne peut pas utiliser l’EML, convenez d’un PDF accompagné d’une note ou d’un message distinct du fournisseur. En cas de problème de taille, consultez le guide sur les pièces jointes volumineuses dans Gmail.
Quand choisir une autre solution que l’EML
L’EML transmet un contexte, pas une preuve d’authenticité. Google précise que l’analyse d’une pièce jointe EML ne confirme pas que l’expéditeur indiqué a réellement envoyé l’e-mail. Si le message est suspect, vérifiez-le auprès du fournisseur par un contact déjà connu ; ne désactivez pas les protections pour ouvrir le fichier.
Le mode confidentiel peut empêcher la copie ou le téléchargement du texte et des pièces jointes. Si vous ne pouvez pas télécharger le message, demandez à l’expéditeur une copie que vous êtes autorisé à utiliser et à transmettre, ou convenez d’un autre mode de transmission.
Si vous ne pouvez pas partager l’EML en toute sécurité ou si le destinataire ne peut pas l’ouvrir, revenez à son besoin : un PDF séparé avec une explication, ou un nouveau message du fournisseur.
Source de cette section : Google : ouvrir et télécharger les pièces jointes, et limites du format EML