Najpierw ustal, co ma otrzymać księgowość
Księgowość może potrzebować wyjaśnienia dostawcy oprócz faktury. Zapytaj, czy wystarczą dokument i Twoja notatka, czy trzeba przeczytać konkretny oryginalny e-mail. Na podstawie odpowiedzi wybierz format.
PDF zawiera dokument, a EML zapisany e-mail. To dwa różne pliki: zmiana rozszerzenia .eml na .pdf nie zamienia wiadomości w fakturę.
| Czego potrzebuje odbiorca | Co przekazać | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Fakturę i wyjaśnienie, którego zamówienia dotyczy | Czytelny PDF i krótką notatkę w nowym e-mailu | Notatka zawiera potrzebną informację, a PDF jest właściwym dokumentem. |
| Przeczytać konkretną oryginalną wiadomość od dostawcy | Po uzgodnieniu pobraną wiadomość jako EML | Odbiorca ma zatwierdzone narzędzie do otwarcia pliku; możesz udostępnić treść wiadomości. |
| Oryginalną wiadomość i samą fakturę | Po uzgodnieniu EML i osobny PDF | Odbiorca ma dostęp do obu plików; nie zakładasz, że znajdzie fakturę wewnątrz EML. |
Źródło tej sekcji: Google: pobieranie i wysyłanie e-maili jako załączników
Przykład poglądowy: dostawca wyjaśnia w e-mailu, że faktura dotyczy drugiej części zamówienia. Jeśli księgowość potrzebuje tylko tej informacji, możesz dopisać ją w notatce do PDF. Jeśli chce przeczytać wyjaśnienie w oryginalnej wiadomości, uzgodnij wysłanie EML.
Jak pobrać wybraną wiadomość z Gmaila
Skorzystaj z Gmaila na komputerze i postępuj według instrukcji Google. Otwórz konkretny e-mail, który chcesz przekazać, i użyj menu opcji tej wiadomości. Jeśli wątek zawiera kilka odpowiedzi, sprawdź treść, aby upewnić się, że otwierasz właściwą wiadomość.
- Otwórz Gmaila w przeglądarce na komputerze, a następnie wiadomość z potrzebnym wyjaśnieniem dotyczącym faktury.
- Otwórz jej menu opcji i wybierz Pobierz wiadomość. Taką nazwę podaje polska pomoc Google; wygląd menu może się różnić.
- Znajdź pobrany plik EML w miejscu, w którym przeglądarka zapisuje pliki. Przed dołączeniem go do nowego e-maila sprawdź jego zawartość według poniższych wskazówek.
Źródło tej sekcji: Google: pobieranie i wysyłanie e-maili jako załączników
Google udostępnia też opcję Przekaż dalej jako załącznik. Tutaj najpierw pobierasz plik, aby obejrzeć go przed wysłaniem. Zwykłe przekazanie opisuje osobny poradnik o przekazywaniu konkretnej wiadomości w Gmailu.
Otwórz EML i sprawdź jego zawartość
Według Google do otwarcia pobranego EML potrzebna jest aplikacja pocztowa na komputer. Zapytaj księgowość, czy jej zatwierdzone narzędzie otwiera ten format. Samo rozszerzenie .eml nie gwarantuje, że plik będzie działać w jej programie.
Jeśli masz odpowiednie narzędzie, otwórz pobrany plik na swoim komputerze. Sprawdź, czy to właściwa wiadomość, i przeczytaj tekst wraz z cytowanymi odpowiedziami. Nawet pojedyncza wiadomość może zawierać wcześniejszą rozmowę.
Źródło tej sekcji: Google: pobieranie i wysyłanie e-maili jako załączników
Nie zakładaj, że pobrany e-mail zawiera wszystkie pliki lub wszystko, co widzisz w Gmailu. Sprawdź konkretny EML. Jeśli nie możesz go otworzyć lub bezpiecznie oddzielić zbędnej treści, uzgodnij PDF z notatką albo poproś dostawcę o nową, osobną wiadomość.
Dołącz sprawdzony plik do nowego e-maila
Utwórz nową wiadomość w Gmailu, wpisz adres odbiorcy i użyj przycisku dołączania plików, aby wybrać sprawdzony EML. W treści e-maila wyjaśnij, dlaczego dołączasz oryginalną wiadomość. Jeśli uzgodniono też osobną fakturę, dołącz jej PDF.
Przed wysłaniem sprawdź pełne adresy odbiorców i załączone pliki. Dostosuj poniższy przykład do rzeczywistego zamówienia i dołącz tylko wymienione w nim pliki.
Skopiuj tekst do treści e-maila. Dostosuj opis zamówienia i listę plików do tego, co rzeczywiście wysyłasz.
Źródło tej sekcji: Google: pobieranie i wysyłanie e-maili jako załączników
Przekazanie jest zakończone, gdy odbiorca otworzy potrzebny dokument i uzgodnione wyjaśnienie. Jeśli nie może użyć EML, uzgodnij PDF z notatką lub osobną wiadomość od dostawcy. Przy problemach z rozmiarem skorzystaj z poradnika o dużych załącznikach w Gmailu.
Kiedy potrzebna jest alternatywa dla EML
EML przekazuje kontekst, a nie dowód autentyczności. Google ostrzega, że skanowanie załącznika EML nie potwierdza, że wskazany nadawca rzeczywiście wysłał e-mail. Jeśli wiadomość jest podejrzana, sprawdź ją u dostawcy przez znany Ci już kontakt; nie wyłączaj zabezpieczeń, żeby otworzyć plik.
Tryb poufny może uniemożliwiać kopiowanie lub pobieranie tekstu i załączników. Jeśli nie możesz pobrać wiadomości, poproś nadawcę o kopię, którą wolno Ci wykorzystać i przekazać, lub uzgodnij inny sposób przekazania informacji.
Jeśli nie możesz bezpiecznie przekazać EML lub odbiorca go nie otwiera, wróć do ustaleń dotyczących jego potrzeb: osobny PDF z wyjaśnieniem albo nowa wiadomość od dostawcy.
Źródło tej sekcji: Google: otwieranie i pobieranie załączników oraz ograniczenia EML