Otwórz wiadomość z fakturą, nie tylko ostatnią odpowiedź

Gdy Gmail grupuje e-maile w rozmowy, pokazuje odpowiedzi razem, a najnowszą wiadomość umieszcza na dole. Faktura nie musi więc znajdować się w ostatniej odpowiedzi. Znajdź i otwórz wiadomość z potrzebnym dokumentem.

W tej fikcyjnej rozmowie z drukarnią faktura jest w trzeciej wiadomości. Ilustracja poniżej pokazuje, której wiadomości szukać i gdzie znajduje się jej menu.

Sprawdź nadawcę i otwórz załącznik. Nazwa pliku pomaga w orientacji, ale właściwą fakturę rozpoznasz po treści.

Fikcyjna rozmowa. Ilustracja, nie zrzut Gmaila ani wynik testu.

Pasek nad rozmową: Przekaż dalej wszystko dotyczy całego wątku.
  1. 1
    Oferta druku ulotek
  2. 2
    Potwierdzenie zamówienia i wewnętrzna notatka
  3. 3
    Faktura: faktura-ulotki.pdf

    Otwórz tę wiadomość. Jej własne menu Więcej → Przekaż dalej.

  4. 4
    Podziękowanie za dostawę
Fikcyjna rozmowa z drukarnią: otwórz trzecią wiadomość z fakturą i przed wysłaniem sprawdź odbiorców, pliki oraz cytaty.

Użyj menu wybranej wiadomości

Zgodnie z pomocą Google otwórz menu Więcej w prawym górnym rogu wiadomości z fakturą i wybierz Przekaż dalej.

Na pasku narzędzi nad rozmową jest opcja Przekaż dalej wszystko. Przy włączonym widoku rozmowy przekazuje cały wątek. Dla jednego e-maila użyj więc menu bezpośrednio przy tej wiadomości.

Wykonaj te kroki:

  1. W Gmailu w przeglądarce na komputerze otwórz rozmowę, a w niej wiadomość z fakturą.
  2. Otwórz menu Więcej w prawym górnym rogu tej wiadomości i wybierz Przekaż dalej.
  3. Wpisz adres księgowości w wersji roboczej i krótko wyjaśnij, czego dotyczy dokument.
  4. Przed wysłaniem sprawdź odbiorców, załączniki i pełny tekst według poniższych wskazówek.

Instrukcja dotyczy Gmaila w przeglądarce na komputerze.

Sprawdź, co rzeczywiście wyślesz

Nawet wybrana wiadomość może zawierać cytowane wcześniejsze odpowiedzi. Google opisuje rozwijanie ukrytego wcześniejszego tekstu w rozmowie. Nie mówi to jednak, co jest w Twojej wersji roboczej. Przejrzyj ją przed wysłaniem.

Przed kliknięciem Wyślij sprawdź:

  • Odbiorcy: przeczytaj pełne adresy w polach Do, DW i UDW, jeśli są wypełnione. Upewnij się, że dokument trafi tylko do wskazanych przez Ciebie osób.
  • Załączniki: Google podaje, że są dołączane przy przekazywaniu. Mimo to sprawdź pliki w rzeczywistej wersji roboczej i ich zawartość. Nie zakładaj, że dodano dokładnie jedną fakturę lub wszystkie załączniki z wątku. Niepotrzebny załącznik możesz usunąć przyciskiem przy tym pliku.
  • Tekst: przeczytaj do końca i rozwiń ewentualne zwinięte cytaty. Usuń niezwiązany z dokumentem tekst, którego nie chcesz wysłać. Zachowaj potrzebne wyjaśnienia, na przykład wskazanie zamówienia, którego dotyczy faktura.

Kontrola jest zakończona, gdy potrafisz powiedzieć, komu wysyłasz e-mail, jaki dokument jest załączony i jaki tekst mu towarzyszy. Jeśli nie możesz rzetelnie obejrzeć lub zmienić części treści, jeszcze nie wysyłaj wiadomości.

Jeśli wątek jest nieczytelny, poproś o fakturę osobno

Jeśli trudno uporządkować cytaty, poproś dostawcę o nowy e-mail z czytelną fakturą i potrzebnym wyjaśnieniem. Przekazanie dokumentu nie wymaga przesyłania całej historii zamówienia.

Możesz dostosować tę przykładową prośbę do rzeczywistego zamówienia:

Zaznacz tekst i skopiuj go do e-maila. Dostosuj go do rzeczywistego zamówienia.

Załącznik możesz też wysłać w nowej wiadomości

Możesz też pobrać załącznik z oryginalnej wiadomości i dołączyć go do nowego e-maila z własnym krótkim wyjaśnieniem. Pomoc Google opisuje pobieranie. Jeśli nadawca włączył tryb poufny, kopiowanie i pobieranie mogą być zabronione. Uzgodnij odpowiedni sposób przekazania i nie obchodź ograniczeń.

W fikcyjnym przykładzie drukarni wiadomość do księgowości mogłaby brzmieć:

Zaznacz tekst i skopiuj go do e-maila. Dostosuj go do rzeczywistego zamówienia.

Źródła i dalsza lektura