Öppna mejlet med fakturan, inte bara det senaste svaret

När Gmail grupperar mejl i konversationer visas svaren tillsammans och det senaste mejlet ligger längst ned. Fakturan behöver därför inte finnas i det senaste svaret. Hitta och öppna mejlet med underlaget du behöver.

I denna påhittade konversation med ett tryckeri finns fakturan i det tredje meddelandet. Illustrationen nedan visar vilket meddelande du ska hitta och var dess meny finns.

Kontrollera avsändaren och öppna bilagan. Filnamnet hjälper dig att hitta rätt, men innehållet visar om det är rätt faktura.

Påhittad konversation. Illustration, inte en Gmail-skärmbild eller ett testresultat.

Konversationens verktygsfält: Vidarebefordra alla gäller hela tråden.
  1. 1
    Offert för tryck av flygblad
  2. 2
    Beställningsbekräftelse och intern anteckning
  3. 3
    Faktura: faktura-flygblad.pdf

    Öppna det här mejlet. Dess egen meny Mer → Vidarebefordra.

  4. 4
    Tack för leveransen
Påhittad konversation med ett tryckeri: öppna det tredje mejlet med fakturan och kontrollera mottagare, filer och citat innan du skickar.

Använd menyn i det valda mejlet

Enligt Googles hjälp öppnar du menyn Mer uppe till höger i fakturamejlet och väljer Vidarebefordra.

Verktygsfältet ovanför konversationen har alternativet Vidarebefordra alla. Med konversationsvyn aktiverad vidarebefordrar det hela tråden. Använd därför menyn i det enskilda mejlet när du vill skicka just det vidare.

Gör så här:

  1. Öppna Gmail i webbläsaren på datorn, sedan konversationen och mejlet med fakturan.
  2. Öppna menyn Mer uppe till höger i det mejlet och välj Vidarebefordra.
  3. Ange redovisningskonsultens adress i utkastet och förklara kort vad underlaget gäller.
  4. Kontrollera mottagare, bilagor och hela texten enligt punkterna nedan innan du skickar.

Guiden gäller Gmail i webbläsaren på en dator.

Kontrollera vad du faktiskt skickar

Även det valda fakturamejlet kan innehålla citerade tidigare svar. Google beskriver hur dold tidigare text kan visas i en konversation. Det säger inte vad som finns i ditt utkast. Läs igenom det innan du skickar.

Kontrollera följande innan du klickar på Skicka:

  • Mottagare: läs hela adresserna i Till, Kopia och Hemlig kopia om fälten är ifyllda. Se till att endast de personer du vill lämna underlaget till finns med.
  • Bilagor: Google anger att bilagor följer med vid vidarebefordran. Granska ändå filerna i det verkliga utkastet och deras innehåll. Utgå inte från att exakt en faktura eller alla bilagor i tråden har lagts till. En onödig bilaga kan tas bort med reglaget vid bilagan.
  • Text: läs till slutet och fäll ut eventuella hopfällda citat. Ta bort ovidkommande text som du inte vill skicka. Behåll den förklaring som fakturan behöver, till exempel vilken beställning den gäller.

Kontrollen är klar när du kan säga vem som får mejlet, vilket underlag som är bifogat och vilken text som följer med. Om du inte säkert kan granska eller redigera en del av innehållet, vänta med att skicka.

Be om en separat faktura om tråden är rörig

Om citaten är svåra att reda ut, be leverantören om ett nytt mejl med en läsbar faktura och den förklaring som behövs. Du behöver inte vidarebefordra hela beställningshistoriken för att lämna över underlaget.

Du kan anpassa denna påhittade förfrågan till den faktiska beställningen:

Markera texten och kopiera den till ditt mejl. Anpassa den till den faktiska beställningen.

Du kan också skicka bilagan i ett nytt mejl

Du kan också ladda ned bilagan från det ursprungliga mejlet och lägga den i ett nytt mejl med en egen kort förklaring. Googles hjälp beskriver nedladdning. Om avsändaren har aktiverat konfidentiellt läge kan kopiering och nedladdning vara spärrade. Kom överens om ett lämpligt sätt att lämna över underlaget och kringgå inte begränsningarna.

I det påhittade tryckeriexemplet skulle mejlet till redovisningskonsulten kunna lyda:

Markera texten och kopiera den till ditt mejl. Anpassa den till den faktiska beställningen.

Källor och vidare läsning