Eine einzelne Rechnungsnachricht in Gmail an die Buchhaltung weiterleiten

Öffnen Sie die Rechnungsnachricht, nicht nur die letzte Antwort

Wenn Gmail E-Mails als Konversationen gruppiert, erscheinen Antworten zusammen und die neueste Nachricht steht unten. Die Rechnung muss daher nicht in der letzten Antwort stecken. Suchen und öffnen Sie die Nachricht mit dem benötigten Beleg.

In dieser fiktiven Unterhaltung mit einer Druckerei befindet sich die Rechnung in der dritten Nachricht. Die Abbildung unten zeigt, welche Nachricht Sie suchen und wo deren Menü liegt.

Prüfen Sie den Absender und öffnen Sie den Anhang. Der Dateiname hilft bei der Orientierung; ob es die richtige Rechnung ist, erkennen Sie am Inhalt.

Verwenden Sie das Menü der ausgewählten E-Mail

Laut Google-Hilfe öffnen Sie das Dreipunkt-Menü rechts oben in der Rechnungsnachricht und wählen Weiterleiten.

In der Symbolleiste über der Konversation gibt es Alle weiterleiten. Bei aktivierter Konversationsansicht wird damit der gesamte Verlauf weitergeleitet. Für eine einzelne E-Mail verwenden Sie deshalb das Menü direkt an dieser Nachricht.

Gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie Gmail im Browser am Computer, dann die Konversation und darin die Rechnungsnachricht.
2. Öffnen Sie rechts oben in dieser Nachricht das Dreipunkt-Menü und wählen Sie Weiterleiten.
3. Tragen Sie im Entwurf die Adresse der Buchhaltung ein und erläutern Sie kurz, wozu der Beleg gehört.
4. Prüfen Sie vor dem Senden Empfänger, Anhänge und den vollständigen Text anhand der folgenden Punkte.

Diese Anleitung gilt für Gmail im Browser am Computer.

Prüfen Sie, was Sie tatsächlich versenden

Auch die ausgewählte Rechnungsnachricht kann ältere Antworten als Zitat enthalten. Google beschreibt, wie sich ausgeblendeter vorheriger Text in einer Konversation einblenden lässt. Das sagt aber nichts über Ihren konkreten E-Mail-Entwurf aus. Sehen Sie ihn vor dem Senden durch.

Prüfen Sie vor dem Klick auf Senden:

• Empfänger: Lesen Sie die vollständigen Adressen in An, Cc und Bcc, sofern ausgefüllt. Stellen Sie sicher, dass nur die vorgesehenen Personen den Beleg erhalten.
• Anhänge: Laut Google werden Anhänge beim Weiterleiten übernommen. Prüfen Sie dennoch die Dateien im tatsächlichen Entwurf und ihren Inhalt. Nehmen Sie nicht an, dass genau eine Rechnung oder alle Anhänge des Verlaufs angefügt wurden. Unnötige Anhänge können Sie über die jeweilige Anhangsteuerung entfernen.
• Text: Lesen Sie bis zum Ende und klappen Sie gegebenenfalls eingeklappte Zitate auf. Entfernen Sie sachfremden Text, den Sie nicht versenden möchten. Lassen Sie die nötige Erläuterung zur Rechnung stehen, etwa zu welcher Bestellung sie gehört.

Die Kontrolle ist abgeschlossen, wenn Sie sagen können, wer die E-Mail erhält, welcher Beleg angehängt ist und welcher Text ihn begleitet. Können Sie einen Teil nicht zuverlässig prüfen oder bearbeiten, senden Sie die Nachricht noch nicht.

Bei unübersichtlichen Verläufen eine separate Rechnung anfordern

Wenn Sie die Zitate nicht auseinanderhalten können, bitten Sie den Lieferanten um eine neue E-Mail mit einer lesbaren Rechnung und der nötigen Erläuterung. Für die Belegübergabe müssen Sie nicht die gesamte Bestellhistorie weiterleiten.

Diese fiktive Anfrage können Sie an die tatsächliche Bestellung anpassen:

Den Anhang können Sie auch in einer neuen E-Mail senden

Sie können den benötigten Anhang auch aus der ursprünglichen Nachricht herunterladen und mit einer eigenen kurzen Erläuterung an eine neue E-Mail anhängen. Die Google-Hilfe erklärt das Herunterladen. Hat der Absender den vertraulichen Modus aktiviert, können Kopieren und Herunterladen gesperrt sein. Vereinbaren Sie dann einen geeigneten Übergabeweg, ohne die Einschränkungen zu umgehen.

Im fiktiven Druckerei-Beispiel könnte Ihre Nachricht an die Buchhaltung so lauten: