Åbn beskeden med fakturaen, ikke kun det seneste svar

Når Gmail grupperer mails i samtaler, vises svarene samlet, og den nyeste besked står nederst. Fakturaen er derfor ikke nødvendigvis i det seneste svar. Find og åbn beskeden med det bilag, du skal bruge.

I denne opdigtede samtale med et trykkeri ligger fakturaen i den tredje besked. Illustrationen nedenfor viser, hvilken besked du skal finde, og hvor dens menu er.

Kontrollér afsenderen, og åbn vedhæftningen. Filnavnet hjælper dig med at finde rundt, men indholdet viser, om det er den rigtige faktura.

Fiktiv samtale. Illustration, ikke et Gmail-skærmbillede eller et testresultat.

Samtalens værktøjslinje: Videresend alle gælder hele tråden.
  1. 1
    Tilbud på trykning af foldere
  2. 2
    Bestillingsbekræftelse og intern note
  3. 3
    Faktura: faktura-foldere.pdf

    Åbn denne besked. Dens egen menu Mere → Videresend.

  4. 4
    Tak for leveringen
Fiktiv samtale med et trykkeri: åbn den tredje besked med fakturaen, og kontrollér modtagere, filer og citater før afsendelse.

Brug menuen i den valgte besked

Ifølge Googles hjælp åbner du menuen Mere øverst til højre i beskeden med fakturaen og vælger Videresend.

Værktøjslinjen over samtalen har valget Videresend alle. Når samtalevisning er slået til, videresender det hele tråden. Brug derfor menuen i selve beskeden, når du kun vil videresende den.

Gør sådan:

  1. Åbn Gmail i browseren på computeren, derefter samtalen og beskeden med fakturaen.
  2. Åbn menuen Mere øverst til højre i denne besked, og vælg Videresend.
  3. Skriv bogholderens adresse i kladden, og forklar kort, hvad bilaget vedrører.
  4. Kontrollér modtagere, vedhæftninger og hele teksten efter punkterne nedenfor, før du sender.

Vejledningen gælder Gmail i browseren på en computer.

Kontrollér, hvad du faktisk sender

Også den valgte fakturabesked kan indeholde citerede tidligere svar. Google beskriver, hvordan skjult tidligere tekst kan foldes ud i en samtale. Det siger ikke, hvad din kladde indeholder. Læs den igennem, før du sender.

Kontrollér følgende, før du klikker på Send:

  • Modtagere: læs hele adresserne i Til, Cc og Bcc, hvis felterne er udfyldt. Sørg for, at kun de personer, du vil aflevere bilaget til, er med.
  • Vedhæftninger: Google oplyser, at vedhæftninger følger med ved videresendelse. Se alligevel på filerne i den faktiske kladde, og kontrollér indholdet. Antag ikke, at præcis én faktura eller alle vedhæftninger i tråden er tilføjet. En unødvendig vedhæftning kan fjernes med kontrollen ved filen.
  • Tekst: læs til slutningen, og fold eventuelle sammenfoldede citater ud. Fjern uvedkommende tekst, du ikke vil sende. Behold den forklaring, fakturaen kræver, for eksempel hvilken bestilling den vedrører.

Kontrollen er færdig, når du kan sige, hvem der får mailen, hvilket bilag der er vedhæftet, og hvilken tekst der følger med. Hvis du ikke pålideligt kan gennemgå eller redigere en del af indholdet, så vent med at sende.

Bed om en separat faktura, hvis tråden er uoverskuelig

Hvis citaterne er svære at skille ad, så bed leverandøren om en ny mail med en læsbar faktura og den nødvendige forklaring. Du behøver ikke videresende hele bestillingshistorikken for at aflevere bilaget.

Tilpas denne fiktive forespørgsel til den faktiske bestilling:

Markér teksten, og kopiér den til din mail. Tilpas den til den faktiske bestilling.

Du kan også sende vedhæftningen i en ny mail

Du kan også downloade vedhæftningen fra den oprindelige besked og føje den til en ny mail med din egen korte forklaring. Googles hjælp beskriver download. Hvis afsenderen har slået fortrolig tilstand til, kan kopiering og download være blokeret. Aftal en passende måde at aflevere bilaget på, og omgå ikke begrænsningerne.

I det fiktive eksempel med trykkeriet kunne din besked til bogholderen lyde:

Markér teksten, og kopiér den til din mail. Tilpas den til den faktiske bestilling.

Kilder og videre læsning