Come inoltrare un singolo messaggio con una fattura al commercialista in Gmail

Apri il messaggio con la fattura, non soltanto l'ultima risposta

Quando Gmail raggruppa le email in conversazioni, mostra le risposte insieme e mette il messaggio più recente in fondo. La fattura potrebbe quindi essere in un messaggio precedente. Trova e apri quello con il documento che ti serve.

In questa conversazione fittizia con una tipografia, la fattura è nel terzo messaggio. L’illustrazione sotto mostra quale messaggio cercare e dove si trova il suo menu.

Verifica il mittente e apri l'allegato. Il nome del file aiuta a orientarsi, ma è il contenuto a confermare che si tratta della fattura giusta.

Usa il menu del messaggio scelto

Secondo la guida di Google, apri il menu Altro in alto a destra nel messaggio con la fattura e scegli Inoltra.

La barra degli strumenti sopra la conversazione offre Inoltra tutto. Con la visualizzazione per conversazione attiva, questa opzione inoltra l'intera conversazione. Per una sola email usa quindi il menu del messaggio specifico.

Procedi così:

1. In Gmail, dal browser sul computer, apri la conversazione e poi il messaggio con la fattura.
2. Apri il menu Altro in alto a destra in quel messaggio e scegli Inoltra.
3. Inserisci l'indirizzo del commercialista nella bozza e spiega brevemente a che cosa si riferisce il documento.
4. Prima dell'invio, esamina destinatari, allegati e tutto il testo usando i controlli seguenti.

Questa guida riguarda Gmail nel browser di un computer.

Controlla che cosa invierai davvero

Anche il messaggio scelto può contenere risposte precedenti citate. Google spiega come espandere il testo precedente nascosto in una conversazione. Questo non dice che cosa contiene la tua bozza: controllala prima di inviarla.

Prima di premere Invia, controlla:

• Destinatari: leggi gli indirizzi completi in A, Cc e Ccn, se compilati. Assicurati che siano presenti soltanto le persone a cui vuoi consegnare il documento.
• Allegati: Google indica che vengono inclusi nell'inoltro. Controlla comunque i file nella bozza reale e il loro contenuto. Non presumere che sia stata aggiunta esattamente una fattura o tutti gli allegati della conversazione. Puoi rimuovere un allegato inutile con il relativo comando.
• Testo: leggi fino alla fine ed espandi eventuali citazioni compresse. Elimina il testo estraneo che non vuoi inviare. Mantieni le spiegazioni necessarie per la fattura, come l'ordine a cui si riferisce.

Il controllo è concluso quando sai dire a chi invii l'email, quale documento è allegato e quale testo lo accompagna. Se non riesci a esaminare o modificare una parte in modo affidabile, non inviare ancora il messaggio.

Se la conversazione è confusa, chiedi la fattura separatamente

Se non riesci a districarti tra le citazioni, chiedi al fornitore una nuova email con la fattura leggibile e le spiegazioni necessarie. Per consegnare il documento non devi inoltrare tutta la cronologia dell'ordine.

Puoi adattare questa richiesta di esempio all'ordine effettivo:

Puoi anche allegare il file a una nuova email

Puoi anche scaricare l'allegato dal messaggio originale e aggiungerlo a una nuova email con una tua breve spiegazione. La guida di Google descrive il download. Se il mittente ha attivato la modalità riservata, copiare e scaricare potrebbe essere vietato. Concorda una modalità di consegna adatta, senza aggirare le restrizioni.

Nell'esempio della tipografia, il messaggio al commercialista potrebbe essere: