Abra a mensagem com a fatura, não apenas a última resposta

Quando o Gmail agrupa e-mails em conversas, apresenta as respostas juntas e coloca a mensagem mais recente em baixo. A fatura pode, por isso, estar numa mensagem anterior. Encontre e abra a mensagem com o documento de que precisa.

Nesta conversa fictícia com uma gráfica, a fatura está na terceira mensagem. A ilustração abaixo mostra que mensagem procurar e onde está o respetivo menu.

Confirme o remetente e abra o anexo. O nome do ficheiro ajuda a orientar-se, mas o conteúdo permite reconhecer a fatura certa.

Conversa fictícia. Ilustração, não captura de ecrã do Gmail nem resultado de um teste.

Barra da conversa: Encaminhar todas aplica-se à conversa inteira.
  1. 1
    Orçamento para imprimir folhetos
  2. 2
    Confirmação da encomenda e nota interna
  3. 3
    Fatura: fatura-folhetos.pdf

    Abra esta mensagem. O respetivo menu Mais → Encaminhar.

  4. 4
    Agradecimento pela entrega
Conversa fictícia com uma gráfica: abra a terceira mensagem com a fatura e verifique destinatários, ficheiros e citações antes de enviar.

Use o menu da mensagem escolhida

Segundo a ajuda da Google, abra o menu Mais no canto superior direito da mensagem com a fatura e escolha Encaminhar.

A barra de ferramentas acima da conversa inclui Encaminhar todas. Com a vista de conversa ativada, esta opção encaminha a conversa inteira. Para um só e-mail, use o menu da própria mensagem.

Siga estes passos:

  1. No Gmail, num navegador no computador, abra a conversa e depois a mensagem com a fatura.
  2. Abra o menu Mais no canto superior direito dessa mensagem e selecione Encaminhar.
  3. Introduza o endereço do contabilista no rascunho e explique brevemente a que se refere o documento.
  4. Antes de enviar, reveja destinatários, anexos e todo o texto com as verificações seguintes.

Este guia refere-se ao Gmail no navegador de um computador.

Verifique o que vai realmente enviar

Mesmo a mensagem escolhida pode conter respostas anteriores citadas. A Google descreve como expandir texto anterior oculto numa conversa. Isso não indica o que contém o seu rascunho. Examine-o antes de o enviar.

Antes de clicar em Enviar, verifique:

  • Destinatários: leia os endereços completos nos campos Para, Cc e Bcc, se estiverem preenchidos. Confirme que só constam as pessoas a quem pretende entregar o documento.
  • Anexos: a Google indica que são incluídos ao encaminhar. Ainda assim, examine os ficheiros no rascunho real e o seu conteúdo. Não pressuponha que foi acrescentada exatamente uma fatura ou todos os anexos da conversa. Pode retirar um anexo desnecessário com o respetivo controlo.
  • Texto: leia até ao fim e expanda eventuais citações recolhidas. Retire o texto sem relação com o assunto que não quer enviar. Mantenha a explicação necessária para a fatura, como a encomenda a que pertence.

A verificação termina quando consegue dizer a quem envia o e-mail, que documento está anexado e que texto o acompanha. Se não conseguir examinar ou editar parte do conteúdo com confiança, não envie ainda a mensagem.

Se a conversa for confusa, peça a fatura num e-mail separado

Se não conseguir perceber as citações, peça ao fornecedor um novo e-mail com uma fatura legível e a explicação necessária. Para entregar o documento, não precisa de encaminhar todo o histórico da encomenda.

Pode adaptar este pedido fictício à encomenda concreta:

Selecione o texto e copie-o para o e-mail. Adapte-o à encomenda real.

Também pode enviar o anexo num novo e-mail

Também pode transferir o anexo da mensagem original e juntá-lo a um novo e-mail com uma breve explicação sua. A ajuda da Google descreve a transferência. Se o remetente tiver ativado o modo confidencial, copiar e transferir pode estar bloqueado. Combine um meio de entrega adequado e não contorne as restrições.

No exemplo fictício da gráfica, a mensagem ao contabilista poderia ser:

Selecione o texto e copie-o para o e-mail. Adapte-o à encomenda real.

Fontes e leituras adicionais