Otevřete zprávu s fakturou, ne jen poslední odpověď

Když Gmail seskupuje e-maily do konverzací, zobrazuje odpovědi společně a nejnovější zprávu řadí dolů. Faktura proto nemusí být v poslední odpovědi. Najděte zprávu s potřebným dokladem a otevřete ji.

V této modelové konverzaci s tiskárnou je faktura ve třetí zprávě. Ukázka níže ukazuje, kterou zprávu hledat a kde je její nabídka.

Ověřte odesílatele a otevřete přílohu. Název souboru pomůže s orientací, správnou fakturu ale poznáte podle jejího obsahu.

Modelová konverzace. Ilustrace, nikoli snímek Gmailu nebo výsledek testu.

Horní lišta konverzace: Přeposlat vše má rozsah celého vlákna.
  1. 1
    Nabídka tisku letáků
  2. 2
    Potvrzení objednávky a interní poznámka
  3. 3
    Faktura: faktura-letaky.pdf

    Otevřete tuto zprávu. Její nabídka možností → Přeposlat.

  4. 4
    Poděkování za doručení
Modelová konverzace s tiskárnou: otevřete třetí zprávu s fakturou a před odesláním zkontrolujte příjemce, soubory i citovaný text.

Použijte nabídku u vybraného e-mailu

Podle nápovědy Googlu otevřete nabídku možností v pravém horním rohu zprávy s fakturou a zvolte Přeposlat.

Na horní liště nad konverzací najdete volbu Přeposlat vše. Ta při zapnutém seskupování do konverzací přeposílá celé vlákno. Pro vybraný e-mail proto použijte nabídku přímo u dané zprávy.

Postupujte takto:

  1. V Gmailu v prohlížeči na počítači otevřete konverzaci a v ní zprávu s fakturou.
  2. V pravém horním rohu této zprávy otevřete nabídku možností a vyberte Přeposlat.
  3. Do rozepsané zprávy zadejte adresu účetní a přidejte stručné vysvětlení, čeho se doklad týká.
  4. Před odesláním projděte příjemce, přílohy a celý text podle následující kontroly.

Návod popisuje Gmail v prohlížeči na počítači.

Zkontrolujte, co skutečně odešlete

I vybraná zpráva s fakturou může obsahovat citované starší odpovědi. Google popisuje, jak v konverzaci rozbalit skrytý předchozí text. To ale neříká, co obsahuje váš rozepsaný e-mail. Prohlédněte ho před odesláním.

Před kliknutím na Odeslat proto zkontrolujte:

  • Příjemce: přečtěte celé adresy v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie, pokud jsou vyplněná. Ověřte, že zpráva míří jen lidem, kterým chcete doklad předat.
  • Přílohy: Google uvádí, že se přílohy při přeposlání zahrnují. Podívejte se však na soubory ve skutečné rozepsané zprávě a ověřte jejich obsah. Nepředpokládejte, že se připojila právě jedna faktura nebo všechny přílohy z vlákna. Nepotřebnou přílohu lze odebrat ovládáním u přílohy.
  • Text: přečtěte zprávu až do konce a případný sbalený citovaný obsah rozbalte. Odstraňte nesouvisející text, který nechcete posílat. Ponechte vysvětlení potřebné k faktuře, například za jakou objednávku doklad přišel.

Kontrola je hotová, když dokážete říct, komu e-mail posíláte, jaký doklad je přiložený a jaký text ho doprovází. Pokud část obsahu nedokážete spolehlivě prohlédnout nebo upravit, zprávu zatím neposílejte.

Když je vlákno nepřehledné, vyžádejte si samostatnou fakturu

Jestli se v citacích nevyznáte, požádejte dodavatele o nový e-mail s čitelnou fakturou a potřebným vysvětlením. Nemusíte kvůli předání dokladu přeposílat celou historii objednávky.

Můžete použít tento modelový text a doplnit konkrétní objednávku:

Označte text a zkopírujte ho do e-mailu. Upravte jej podle skutečné objednávky.

Přílohu můžete předat i v novém e-mailu

Potřebnou přílohu můžete také stáhnout z původní zprávy a přiložit ji k novému e-mailu s vlastním stručným vysvětlením. Postup stažení najdete v nápovědě Googlu. Pokud odesílatel zapnul důvěrný režim, může být kopírování a stahování zakázané. V takovém případě ho požádejte o vhodný způsob předání a omezení neobcházejte.

V modelové konverzaci s tiskárnou by výsledná zpráva účetní mohla znít:

Označte text a zkopírujte ho do e-mailu. Upravte jej podle skutečné objednávky.

Zdroje a další čtení