Eén factuurbericht in Gmail doorsturen naar je boekhouder

Open het factuurbericht, niet alleen het laatste antwoord

Als Gmail e-mails groepeert in conversaties, staan de antwoorden bij elkaar en komt het nieuwste bericht onderaan. De factuur hoeft dus niet in het laatste antwoord te staan. Zoek en open het bericht met het document dat je nodig hebt.

In dit fictieve gesprek met een drukkerij staat de factuur in het derde bericht. De illustratie hieronder laat zien welk bericht je zoekt en waar het bijbehorende menu staat.

Controleer de afzender en open de bijlage. De bestandsnaam helpt bij het zoeken, maar de inhoud laat zien of het de juiste factuur is.

Gebruik het menu van het gekozen bericht

Volgens de Google-help open je het menu Meer rechtsboven in het factuurbericht en kies je Doorsturen.

De werkbalk boven de conversatie heeft de optie Alles doorsturen. Met de gespreksweergave ingeschakeld stuurt die het hele gesprek door. Gebruik voor één e-mail daarom het menu bij dat bericht.

Volg deze stappen:

1. Open Gmail in de browser op je computer, daarna de conversatie en het bericht met de factuur.
2. Open het menu Meer rechtsboven in dat bericht en kies Doorsturen.
3. Vul in het concept het adres van je boekhouder in en leg kort uit waarop het document betrekking heeft.
4. Controleer vóór het verzenden de ontvangers, bijlagen en volledige tekst met de punten hieronder.

Deze uitleg gaat over Gmail in de browser op een computer.

Controleer wat je werkelijk verstuurt

Ook het gekozen factuurbericht kan eerdere antwoorden als citaat bevatten. Google beschrijft hoe je verborgen eerdere tekst in een conversatie uitklapt. Dat zegt niet wat er in jouw concept staat. Bekijk het voordat je het verstuurt.

Controleer vóór je op Verzenden klikt:

• Ontvangers: lees de volledige adressen in Aan, Cc en Bcc als die zijn ingevuld. Zorg dat alleen de mensen die jij het document wilt geven in de lijst staan.
• Bijlagen: volgens Google worden bijlagen meegenomen bij het doorsturen. Bekijk toch de bestanden in je echte concept en controleer de inhoud. Neem niet aan dat precies één factuur of alle bijlagen uit het gesprek zijn toegevoegd. Een onnodige bijlage kun je met de bediening bij die bijlage verwijderen.
• Tekst: lees tot het einde en klap eventueel ingeklapte citaten uit. Verwijder niet-relevante tekst die je niet wilt versturen. Bewaar de uitleg die nodig is voor de factuur, zoals de bestelling waar deze bij hoort.

De controle is klaar als je kunt zeggen aan wie je de e-mail stuurt, welk document is bijgevoegd en welke tekst meegaat. Kun je een deel niet betrouwbaar bekijken of aanpassen, verstuur het bericht dan nog niet.

Vraag bij een onoverzichtelijk gesprek om een aparte factuur

Kun je de citaten niet uit elkaar houden, vraag de leverancier dan om een nieuwe e-mail met een leesbare factuur en de benodigde uitleg. Om het document over te dragen hoef je niet de hele bestelgeschiedenis door te sturen.

Pas dit fictieve verzoek aan de echte bestelling aan:

Je kunt de bijlage ook in een nieuwe e-mail sturen

Je kunt de bijlage ook uit het oorspronkelijke bericht downloaden en aan een nieuwe e-mail toevoegen met een eigen korte uitleg. De Google-help beschrijft het downloaden. Heeft de afzender de vertrouwelijke modus ingeschakeld, dan kunnen kopiëren en downloaden geblokkeerd zijn. Spreek een geschikte manier van overdracht af en omzeil de beperkingen niet.

In het fictieve drukkerijvoorbeeld kan je bericht aan de boekhouder zo luiden: