Åpne meldingen med fakturaen, ikke bare det siste svaret

Når Gmail grupperer e-poster i samtaler, vises svarene samlet og den nyeste meldingen ligger nederst. Fakturaen trenger derfor ikke å være i det siste svaret. Finn og åpne meldingen med dokumentet du trenger.

I denne oppdiktede samtalen med et trykkeri ligger fakturaen i den tredje meldingen. Illustrasjonen nedenfor viser hvilken melding du skal finne, og hvor menyen til meldingen er.

Kontroller avsenderen og åpne vedlegget. Filnavnet hjelper deg å orientere deg, men innholdet viser om det er riktig faktura.

Fiktiv samtale. Illustrasjon, ikke et Gmail-skjermbilde eller et testresultat.

Verktøylinjen for samtalen: Videresend alle gjelder hele tråden.
  1. 1
    Tilbud på trykking av flygeblad
  2. 2
    Bestillingsbekreftelse og internt notat
  3. 3
    Faktura: faktura-flygeblad.pdf

    Åpne denne meldingen. Dens egen Mer-meny → Videresend.

  4. 4
    Takk for leveransen
Fiktiv samtale med et trykkeri: åpne den tredje meldingen med fakturaen og kontroller mottakere, filer og sitater før sending.

Bruk menyen i den valgte meldingen

Ifølge Googles brukerstøtte åpner du Mer-menyen øverst til høyre i fakturameldingen og velger Videresend.

Verktøylinjen over samtalen har valget Videresend alle. Med samtalevisning aktivert videresender det hele tråden. Bruk derfor menyen i den aktuelle meldingen når du bare vil videresende den.

Gjør følgende:

  1. Åpne Gmail i nettleseren på datamaskinen, deretter samtalen og meldingen med fakturaen.
  2. Åpne Mer-menyen øverst til høyre i denne meldingen og velg Videresend.
  3. Skriv regnskapsførerens adresse i utkastet og forklar kort hva dokumentet gjelder.
  4. Kontroller mottakere, vedlegg og hele teksten etter punktene nedenfor før du sender.

Veiledningen gjelder Gmail i nettleseren på en datamaskin.

Kontroller hva du faktisk sender

Også den valgte fakturameldingen kan inneholde siterte tidligere svar. Google beskriver hvordan skjult tidligere tekst kan utvides i en samtale. Det sier ikke hva som er i ditt utkast. Les gjennom det før du sender.

Før du klikker på Send, kontroller:

  • Mottakere: les hele adressene i Til, Kopi og Blindkopi hvis feltene er fylt ut. Sørg for at bare de personene du ønsker å gi dokumentet til, er inkludert.
  • Vedlegg: Google opplyser at vedlegg tas med ved videresending. Se likevel på filene i det faktiske utkastet og kontroller innholdet. Ikke anta at akkurat én faktura eller alle vedlegg i tråden er lagt til. Du kan fjerne et unødvendig vedlegg med kontrollen ved vedlegget.
  • Tekst: les til slutten og utvid eventuelle sammenfoldede sitater. Fjern uvedkommende tekst du ikke vil sende. Behold forklaringen som trengs til fakturaen, for eksempel hvilken bestilling den gjelder.

Kontrollen er ferdig når du kan si hvem som får e-posten, hvilket dokument som er vedlagt, og hvilken tekst som følger med. Kan du ikke pålitelig gjennomgå eller redigere deler av innholdet, vent med å sende.

Be om en separat faktura hvis tråden er uoversiktlig

Hvis sitatene er vanskelige å få oversikt over, be leverandøren om en ny e-post med en lesbar faktura og nødvendig forklaring. Du trenger ikke å videresende hele bestillingshistorikken for å levere dokumentet.

Tilpass denne fiktive forespørselen til den faktiske bestillingen:

Merk teksten og kopier den til e-posten. Tilpass den til den faktiske bestillingen.

Du kan også sende vedlegget i en ny e-post

Du kan også laste ned vedlegget fra den opprinnelige meldingen og legge det ved en ny e-post med din egen korte forklaring. Googles brukerstøtte beskriver nedlasting. Hvis avsenderen har aktivert konfidensiell modus, kan kopiering og nedlasting være sperret. Avtal en egnet måte å levere dokumentet på, og ikke omgå begrensningene.

I det fiktive trykkerieksempelet kunne meldingen til regnskapsføreren være:

Merk teksten og kopier den til e-posten. Tilpass den til den faktiske bestillingen.

Kilder og videre lesning