Avaa laskuviesti, älä vain uusinta vastausta

Kun Gmail ryhmittelee sähköpostit keskusteluiksi, vastaukset näkyvät yhdessä ja uusin viesti on alimpana. Lasku ei siis välttämättä ole uusimmassa vastauksessa. Etsi ja avaa viesti, jossa tarvitsemasi tosite on.

Tässä kuvitteellisessa keskustelussa painotalon kanssa lasku on kolmannessa viestissä. Alla oleva kuva näyttää, mikä viesti pitää löytää ja missä sen valikko on.

Tarkista lähettäjä ja avaa liite. Tiedostonimi auttaa löytämään oikean tiedoston, mutta sisällöstä tunnistat oikean laskun.

Kuvitteellinen keskustelu. Havainnekuva, ei Gmail-kuvakaappaus eikä testitulos.

Keskustelun työkalupalkki: Edelleenlähetä kaikki koskee koko ketjua.
  1. 1
    Tarjous esitteiden painamisesta
  2. 2
    Tilauksen vahvistus ja sisäinen muistiinpano
  3. 3
    Lasku: lasku-esitteet.pdf

    Avaa tämä viesti. Sen oma Lisää-valikko → Lähetä edelleen.

  4. 4
    Kiitos toimituksesta
Kuvitteellinen keskustelu kirjapainon kanssa: avaa kolmas viesti, jossa on lasku, ja tarkista vastaanottajat, tiedostot sekä lainaukset ennen lähettämistä.

Käytä valitsemasi viestin omaa valikkoa

Googlen ohjeen mukaan avaat laskuviestin oikeassa yläkulmassa olevan Lisää-valikon ja valitset Lähetä edelleen.

Keskustelun yläpuolella olevassa työkalupalkissa on Edelleenlähetä kaikki. Kun keskustelunäkymä on käytössä, se lähettää koko ketjun edelleen. Käytä yksittäisen sähköpostin lähettämiseen sen omaa valikkoa.

Toimi näin:

  1. Avaa Gmail tietokoneen selaimessa, sitten keskustelu ja laskun sisältävä viesti.
  2. Avaa tämän viestin oikean yläkulman Lisää-valikko ja valitse Lähetä edelleen.
  3. Kirjoita kirjanpitäjän osoite luonnokseen ja kerro lyhyesti, mitä tosite koskee.
  4. Tarkista vastaanottajat, liitteet ja koko teksti alla olevien kohtien avulla ennen lähettämistä.

Ohje koskee Gmailia tietokoneen selaimessa.

Tarkista, mitä todella lähetät

Myös valittu laskuviesti voi sisältää lainattuja aiempia vastauksia. Google neuvoo, miten keskustelun piilotetun aiemman tekstin saa näkyviin. Se ei kerro, mitä juuri sinun luonnoksessasi on. Tarkista luonnos ennen lähettämistä.

Tarkista ennen Lähetä-painikkeen valitsemista:

  • Vastaanottajat: lue kokonaiset osoitteet Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentistä, jos ne on täytetty. Varmista, että mukana ovat vain ne henkilöt, joille haluat toimittaa tositteen.
  • Liitteet: Googlen mukaan liitteet tulevat mukaan edelleenlähetykseen. Tarkista silti todellisen luonnoksen tiedostot ja niiden sisältö. Älä oleta, että mukaan on liitetty juuri yksi lasku tai ketjun kaikki liitteet. Voit poistaa tarpeettoman liitteen sen omalla poistotoiminnolla.
  • Teksti: lue loppuun asti ja avaa mahdolliset supistetut lainaukset. Poista asiaan kuulumaton teksti, jota et halua lähettää. Säilytä laskun tarvitsema selitys, esimerkiksi mitä tilausta se koskee.

Tarkistus on valmis, kun osaat sanoa, kenelle sähköposti lähtee, mikä tosite on liitteenä ja mikä teksti tulee mukaan. Jos et pysty luotettavasti tarkastelemaan tai muokkaamaan osaa sisällöstä, älä vielä lähetä viestiä.

Pyydä lasku erikseen, jos ketju on sekava

Jos lainauksista ei saa selvää, pyydä toimittajalta uusi sähköposti, jossa on luettava lasku ja tarvittava selitys. Tositetta varten ei tarvitse lähettää koko tilaushistoriaa edelleen.

Voit muokata tätä kuvitteellista pyyntöä todellisen tilauksen mukaan:

Valitse teksti ja kopioi se sähköpostiisi. Muokkaa se todellisen tilauksen mukaiseksi.

Voit lähettää liitteen myös uudessa sähköpostissa

Voit myös ladata liitteen alkuperäisestä viestistä ja liittää sen uuteen sähköpostiin oman lyhyen selityksesi kanssa. Googlen ohjeessa kuvataan lataaminen. Jos lähettäjä on ottanut luottamuksellisen tilan käyttöön, kopiointi ja lataaminen voivat olla estettyjä. Sovi sopivasta toimitustavasta äläkä kierrä rajoituksia.

Kuvitteellisessa kirjapainoesimerkissä viesti kirjanpitäjälle voisi olla tällainen:

Valitse teksti ja kopioi se sähköpostiisi. Muokkaa se todellisen tilauksen mukaiseksi.

Lähteet ja lisätietoa