Transférer un seul message avec une facture à votre comptable dans Gmail

Ouvrez le message avec la facture, pas seulement la dernière réponse

Lorsque Gmail regroupe les e-mails en conversations, les réponses apparaissent ensemble et le message le plus récent se trouve en bas. La facture n'est donc pas forcément dans la dernière réponse. Retrouvez et ouvrez le message contenant le document voulu.

Dans cet échange fictif avec une imprimerie, la facture se trouve dans le troisième message. L’illustration ci-dessous montre quel message chercher et où se trouve son menu.

Vérifiez l'expéditeur et ouvrez la pièce jointe. Le nom du fichier aide à se repérer, mais c'est son contenu qui permet de reconnaître la bonne facture.

Utilisez le menu du message choisi

Selon l'aide Google, ouvrez le menu Plus en haut à droite du message contenant la facture et choisissez Transférer.

La barre d'outils au-dessus de la conversation propose Tout transférer. Lorsque le mode Conversation est activé, cette option transfère tout le fil. Pour un seul e-mail, utilisez donc le menu de ce message.

Procédez ainsi :

1. Dans Gmail, depuis un navigateur sur ordinateur, ouvrez la conversation puis le message avec la facture.
2. Ouvrez le menu Plus en haut à droite de ce message et choisissez Transférer.
3. Saisissez l'adresse du comptable dans le brouillon et précisez brièvement à quoi correspond le document.
4. Avant l'envoi, passez en revue les destinataires, les pièces jointes et le texte complet avec les vérifications suivantes.

Ce guide concerne Gmail dans un navigateur sur ordinateur.

Vérifiez ce que vous allez réellement envoyer

Même le message choisi peut contenir des réponses antérieures citées. Google explique comment afficher le texte précédent masqué dans une conversation. Cela ne permet pas de savoir ce que contient votre brouillon. Examinez-le avant l'envoi.

Avant de cliquer sur Envoyer, vérifiez :

• Destinataires : lisez les adresses complètes dans À, Cc et Cci, lorsque ces champs sont renseignés. Vérifiez que seules les personnes auxquelles vous souhaitez transmettre le document sont incluses.
• Pièces jointes : Google indique qu'elles sont incluses lors du transfert. Examinez néanmoins les fichiers du brouillon réel et leur contenu. Ne supposez pas qu'une seule facture ou toutes les pièces jointes du fil ont été ajoutées. Vous pouvez retirer un fichier inutile avec la commande de sa pièce jointe.
• Texte : lisez jusqu'à la fin et développez les citations éventuellement repliées. Supprimez le texte sans rapport que vous ne voulez pas envoyer. Gardez les explications utiles à la facture, par exemple la commande concernée.

La vérification est terminée quand vous pouvez dire à qui part l'e-mail, quel document est joint et quel texte l'accompagne. Si vous ne pouvez pas examiner ou modifier une partie du contenu avec certitude, ne l'envoyez pas encore.

Si le fil est confus, demandez une facture dans un e-mail séparé

Si les citations sont difficiles à démêler, demandez au fournisseur un nouvel e-mail avec une facture lisible et les explications nécessaires. Transmettre le document ne vous oblige pas à transférer tout l'historique de la commande.

Adaptez cette demande fictive à la commande concernée :

Vous pouvez aussi joindre le fichier à un nouvel e-mail

Vous pouvez aussi télécharger la pièce jointe du message d'origine et l'ajouter à un nouvel e-mail avec votre propre explication. L'aide Google décrit le téléchargement. Si l'expéditeur a activé le mode confidentiel, la copie et le téléchargement peuvent être interdits. Convenez alors d'un moyen de transmission adapté sans contourner ces restrictions.

Dans l'exemple fictif de l'imprimeur, le message au comptable pourrait être :