Otvorte správu s faktúrou, nielen poslednú odpoveď

Keď Gmail zoskupuje e-maily do konverzácií, zobrazuje odpovede spolu a najnovšiu správu radí nadol. Faktúra preto nemusí byť v poslednej odpovedi. Nájdite správu s potrebným dokladom a otvorte ju.

V tejto modelovej konverzácii s tlačiarňou je faktúra v tretej správe. Ukážka nižšie zobrazuje, ktorú správu hľadať a kde je jej ponuka.

Overte odosielateľa a otvorte prílohu. Názov súboru pomôže s orientáciou, správnu faktúru však spoznáte podľa obsahu.

Modelová konverzácia. Ilustrácia, nie snímka Gmailu ani výsledok testu.

Horný panel konverzácie obsahuje samostatnú možnosť preposlania celého vlákna.
  1. 1
    Ponuka tlače letákov
  2. 2
    Potvrdenie objednávky a interná poznámka
  3. 3
    Faktúra: faktura-letaky.pdf

    Otvorte túto správu. Jej ponuka možností → Preposlať.

  4. 4
    Poďakovanie za doručenie
Modelová konverzácia s tlačiarňou: otvorte tretiu správu s faktúrou a pred odoslaním skontrolujte príjemcov, súbory a citovaný text.

Použite ponuku pri vybranom e-maile

Podľa pomocníka Googlu otvorte ponuku možností v pravom hornom rohu správy s faktúrou a zvoľte Preposlať.

Na hornom paneli nad konverzáciou je samostatná možnosť preposlania celého vlákna. Tá vyžaduje zapnuté zobrazenie konverzácií. Pre vybraný e-mail použite ponuku priamo pri danej správe; presný slovenský názov možnosti pre celé vlákno tu neuvádzame.

Postupujte takto:

  1. V Gmaile v prehliadači na počítači otvorte konverzáciu a v nej správu s faktúrou.
  2. V pravom hornom rohu tejto správy otvorte ponuku možností a vyberte Preposlať.
  3. Do rozpísanej správy zadajte adresu účtovníčky a stručne vysvetlite, čoho sa doklad týka.
  4. Pred odoslaním prejdite príjemcov, prílohy a celý text podľa nasledujúcej kontroly.

Návod opisuje Gmail v prehliadači na počítači.

Skontrolujte, čo naozaj odošlete

Aj vybraná správa s faktúrou môže obsahovať citované staršie odpovede. Google opisuje, ako v konverzácii rozbaliť skrytý predchádzajúci text. To však nehovorí, čo obsahuje váš rozpísaný e-mail. Pred odoslaním ho prezrite.

Pred kliknutím na Odoslať skontrolujte:

  • Príjemcovia: prečítajte celé adresy v poliach Komu, Kópia a Skrytá kópia, ak sú vyplnené. Overte, že správu dostanú len ľudia, ktorým chcete doklad odovzdať.
  • Prílohy: Google uvádza, že pri preposlaní sa zahrnú aj prílohy. Pozrite sa však na súbory v skutočnej rozpísanej správe a overte ich obsah. Nepredpokladajte, že sa pripojila práve jedna faktúra alebo všetky prílohy z vlákna. Nepotrebnú prílohu možno odstrániť ovládaním pri prílohe.
  • Text: prečítajte správu až do konca a rozbaľte prípadný zbalený citovaný obsah. Odstráňte nesúvisiaci text, ktorý nechcete poslať. Ponechajte vysvetlenie potrebné k faktúre, napríklad ku ktorej objednávke patrí.

Kontrola je hotová, keď viete povedať, komu e-mail posielate, aký doklad je priložený a aký text ho sprevádza. Ak časť obsahu nedokážete spoľahlivo prezrieť alebo upraviť, správu zatiaľ neposielajte.

Ak je vlákno neprehľadné, vyžiadajte si samostatnú faktúru

Ak sa v citáciách nevyznáte, požiadajte dodávateľa o nový e-mail s čitateľnou faktúrou a potrebným vysvetlením. Pri odovzdaní dokladu nemusíte preposielať celú históriu objednávky.

Môžete použiť tento modelový text a doplniť konkrétnu objednávku:

Označte text a skopírujte ho do e-mailu. Upravte ho podľa skutočnej objednávky.

Prílohu môžete poslať aj v novom e-maile

Potrebnú prílohu môžete tiež stiahnuť z pôvodnej správy a priložiť k novému e-mailu s vlastným stručným vysvetlením. Postup stiahnutia nájdete v pomocníkovi Googlu. Ak odosielateľ zapol dôverný režim, kopírovanie a sťahovanie môže byť zakázané. Požiadajte ho o vhodný spôsob odovzdania a obmedzenia neobchádzajte.

V modelovej konverzácii s tlačiarňou by správa účtovníčke mohla znieť:

Označte text a skopírujte ho do e-mailu. Upravte ho podľa skutočnej objednávky.

Zdroje a ďalšie čítanie